เพิ่มเอกสารขายสินค้า-เงินเชื่อ ORV
ท่านสามารถเพิ่มเอกสารขาย/ใบส่งสินค้าที่รับชำระเงินภายหลัง(เงินเชื่อ) และตัดสต๊อกสินค้าออกจากคลังเมื่อบันทึกเอกสารแล้วอัตโนมัติและพิมพ์เอกสารใบส่งสินค้า/ใบแจ้งหนี้/ใบกำกับภาษีได้ และสามารถเลือกได้ว่าการขายเอกสารนี้จะค้างชำระหนี้ทั้งหมดหรือค้างชำระหนี้บางส่วน สามารถดึงใบรับมัดจำมาหักลบในใบขายสินค้าเงินเชื่อ ORV ได้ หากมีการชำระเงินมาแล้วบางส่วน สามารถบันทึกเอกสารขายเงินเชื่อ ORV โดยเข้าไปที่เมนู ขาย-> ขายสินค้า-> ขายเชื่อ-ไม่เปิดกะ-> มี VAT/มีภาษี
หลังจากนั้นให้เลือกคลังสินค้าที่จะตัดสต๊อกสินค้าออกเมื่อบันทึกเอกสาร วิธีเพิ่มคลังสินค้า เมื่อเลือกคลังที่จะตัดสต๊อกสินค้าแล้วให้คลิ๊กปุ่ม ok ในตัวอย่างจะเลือกคลังหลัก
หลังจากนั้นให้กดปุ่มเพิ่มเอกสารขายเงินเชื่อ ORV (ส่งสินค้าก่อนรับชำระเงินภายหลัง)
หมายเหตุ: ให้กดปุ่มเพิ่มทุกครั้งก่อนเพิ่มข้อมูลในเอกสารใหม่
เลือกวันที่ขายสินค้าและตัดสต๊อกออกจากคลัง (สามารถเลือกวันที่ย้อนหลังหรือล่วงหน้าได้หากมาบันทึกเอกสารในภายหลัง) โดยคลิ๊กปุ่ม … ที่ช่องหัวข้อวันที่
แล้วเลือกวันที่ขายในปฏิทิน
หากมีเลขที่เอกสารอ้างอิง/หมายเหตุ สามารถเพิ่มข้อมูลในช่องเลขที่อ้างอิง/หมายเหตุได้
หลังจากนั้นให้เลือกรหัสลูกค้าที่จะจำหน่ายสินค้า โดยกดปุ่ม … ที่หัวข้อรหัสลูกค้า (ท่านจะต้องเพิ่มข้อมูลลูกค้าก่อนที่จะบันทึกใบขายเชื่อสินค้า)
สามารถเลือกได้ว่าต้องการค้นหาจากลูกค้าทั้งหมดหรือค้นหาตามกลุ่มสินค้าที่เลือก หากต้องการค้นหาจากลูกค้าทุกกลุ่ม ให้ทำเครื่องหมายถูกที่ช่องแสดงลูกค้าทุกเขต ก่อนใส่ข้อมูลค้นหาที่ช่อง “คำค้น”
แต่หากต้องการค้นหาตามกลุ่มลูกค้าที่ต้องการให้เอาเครื่องหมายถูกที่ช่องแสดงลูกค้าทุกเขตออกแล้วคลิ๊กที่กลุ่มลูกค้าที่ต้องการด้านซ้ายก่อนใส่ข้อมูลค้นหาที่ช่อง “คำค้น”
ท่านสามารถค้นหาข้อมูลลูกค้าได้โดยใส่ข้อมูล (รหัส/ชื่อ/นามสกุล/เบอร์โทรของลูกค้าเพียงบางส่วนของข้อมูล) ในช่องคำค้น
เมื่อพบข้อมูลที่ต้องการแล้วให้คลิ๊กเลือกข้อมูลลูกค้าที่ต้องการในตารางแล้วกดปุ่ม ok
หลังจากนั้นให้เลือกรูปแบบการคำนวณภาษีมูลค่าเพิ่มในเอกสารขายเชื่อ ORV นี้
1.ไม่คิด vat (สินค้าทุกรายการไม่คิดภาษีมูลค่าเพิ่ม)
2.ราคารวม VAT /VAT ใน (สินค้าทั้งหมดรวมภาษีมูลค่าเพิ่มในราคาสินค้าแต่ละรายการ)
3.ราคาแยก VAT /VATนอก (แยกภาษีมูลค่าเพิ่มไว้คำนวณตอนสรุปยอดสุทธิ)
หมายเหตุ: ต้องกำหนดรูปแบบการคำนวณ VAT ก่อนเลือกข้อมูลสินค้าในเอกสาร
ในตัวอย่างจะเลือกรูปแบบ ราคารวม VAT
หลังจากนั้นให้เพิ่มรายการสินค้าที่ขายเชื่อในเอกสารนี้ โดยคลิ๊กที่ช่องรหัสรายการ สามารถสแกนบาร์โค้ดโดยเครื่องอ่านบาร์โค้ดที่ช่องนี้ได้ หรือใช้วิธีค้นหาจากข้อมูลสินค้าโดยกดปุ่ม … (ถ้ายังไม่มีข้อมูลสินค้าในระบบต้องทำการเพิ่มข้อมูลสินค้าก่อน)
สามารถเลือกได้ว่าต้องการค้นหาจากสินค้าทั้งหมดหรือค้นหาตามกลุ่มสินค้าที่เลือก หากต้องการค้นหาจากสินค้าทั้งหมด ให้ทำเครื่องหมายถูกที่ช่องแสดงสินค้าทุกประเภท ก่อนใส่ข้อมูลค้นหาที่ช่อง “คำที่ใช้ค้นหา”
แต่หากต้องการค้นหาตามกลุ่มสินค้าให้เอาเครื่องหมายถูกที่ช่องแสดงสินค้าทุกประเภทออกแล้วคลิ๊กที่กลุ่มสินค้า ที่ต้องการที่panelด้านซ้ายก่อนใส่ข้อมูลค้นหาที่ช่อง “คำที่ใช้ค้นหา”
หลังจากนั้นสามารถค้นหาสินค้าที่ต้องการด้วย (รหัส/บาร์โค้ด/ชื่อสินค้า) ในช่องคำที่ใช้คำค้นหาสามารถค้นหาด้วยบางส่วนของข้อมูลก็ได้
หล้งจากพบสินค้าที่ต้องการแล้วให้คลิ๊กเลือกที่ข้อมูลสินค้านั้นแล้วกดปุ่ม ok
หลังจากนั้นให้ระบุจำนวนสินค้าและราคาขายต่อหน่วยของสินค้านั้น (ตามที่จะขายจริง) หลังจากใส่ข้อมูลแล้วระบบจะคำนวณราคาในช่องรวมเงินให้อัตโนมัติ
หมายเหตุ: เริ่มต้นระบบจะดึงราคาขายในข้อมูลสินค้า/ตามlotสินค้าแล้วแต่การกำหนดไว้มาเป็นค่าเริ่มต้นให้ก่อน ท่านสามารถแก้ไขตามราคาขายใหม่ขณะเพิ่มข้อมูลจริงได้เลย
หากรายการสินค้านั้นมีส่วนลด ท่านต้องใส่ส่วนลดที่ไม่ต่ำกว่าราคาขายต่ำสุดในข้อมูลสินค้าที่กำหนดไว้เช่นในตัวอย่างคือ 62 บาท
หมายเหตุ: ส่วนลดในช่องนี้เป็นส่วนลดทุกรายการไม่ใช่ส่วนลดต่อ1รายการ
หากส่วนลดที่กำหนดเมื่อหักลบแล้วทำให้ราคาขายน้อยกว่า ราคาขายต่ำสุดในข้อมูลสินค้า ระบบจะแสดงข้อความแจ้งเตือน “ไม่สามารถลดราคาต่ำกว่าราคาขายต่ำสุดได้ ตัวอย่างราคาขาย 61 < 62(ราคาขายต่ำสุดในข้อมูลสินค้า)”
หากต้องการลดราคาจำนวนนั้นจริงๆ ต้องไปทำการแก้ไขข้อมูลราคาขายต่ำสุดของสินค้านั้นให้น้อยกว่าหรือเท่ากับราคาหลังลดแล้วให้เรียบร้อยก่อน
หากต้องการใช้ส่วนลดแบบเปอร์เซ็นต์ให้ใส่เครื่องหมาย + แทนเครื่องหมายเปอร์เซ็นต์ได้เลย เช่นในตัวอย่างลด 5เปอร์เซ็นต์ ให้ใส่ 5+ ในช่องส่วนลด
หมายเหตุ: ส่วนลดในช่องนี้เป็นส่วนลดของ 50 รายการไม่ใช่ส่วนลดต่อ1รายการ
แต่หากต้องการระบุเป็นจำนวนเงินให้ใส่จำนวนส่วนลดเป็นบาทในช่องส่วนลดได้เลย ในตัวอย่างลด 100 บาท
หมายเหตุ: ส่วนลดในช่องนี้เป็นส่วนลดของ 50 รายการไม่ใช่ส่วนลดต่อ1รายการ
ระบบจะคำนวณรวมเงินหักส่วนลดให้อัตโนมัติ เมื่อท่านกดปุ่มลูกศรลงที่แป้นคีย์บอร์ดเพื่อเพิ่มสินค้ารายการถัดไป
จะสังเกตเห็นว่าในช่อง vat จะขึ้นตัว Y แสดงว่าสินค้าตัวนี้เป็นสินค้าที่กำหนดในข้อมูลสินค้าให้สามารถคำนวณ vatได้ หากขึ้น N แสดงว่าสินค้าตัวนี้เป็นสินค้าที่กำหนดว่าไม่ให้คำนวณ vat ถ้าท่านขายสินค้าโดยคิดภาษีมูลค่าเพิ่มต้องไปกำหนดที่ข้อมูลสินค้าก่อนว่าเป็น คิด vat ไม่อย่างนั้นระบบจะไม่คำนวณ vat ให้
หากต้องการเลือกสินค้ารายการถัดไปให้กดปุ่มลูกศรลงที่แป้นคีย์บอร์ด แล้วกด … เพื่อเลือกสินค้ารายการต่อไป (ทำตามวิธีเหมือนก่อนหน้านี้)
ให้เพิ่มรายการสินค้าจนครบตามที่จำหน่าย พร้อมระบุจำนวนและราคาทขายต่อหน่วยให้ครบ แล้วระบบจะคำนวณ ยอดรวมเงินแต่ละรายการสินค้าและยอดรวมเงินสินค้าทั้งหมดในช่องค้างชำระเป็นค่าเริ่มต้นให้อัตโนมัติ
ด้านล่างจะแสดง มูลค่าสินค้า ภาษีมูลค่าเพิ่ม และยอดต้องชำระรวม ตามรูปแบบประเภทการคิด vat ที่ท่านเลือก
บันทึกแบบค้างชำระเงินเต็มจำนวน
หากท่านขายสินค้าแบบให้ลูกค้าค้างชำระเงินเต็มจำนวน แล้วค่อยวางบิลรับชำระเงินภายหลัง ในข้อมูลลูกค้าที่แถบวงเงินสินเชื่อจะต้องกำหนดวงเงินเชื่อและเครดิต(วัน) ก่อนเพิ่มเอกสารขายเชื่อ ORV นี้
หลังจากที่เพิ่มข้อมูลสินค้าครบทุกรายการแล้ว จะขึ้นยอดรวมเงินที่ช่องค้างชำระดังรูป
ให้ท่านกดปุ่มบันทึกได้เลย ให้ยอดรวมอยู่ที่ช่องค้างชำระ เมื่อถึงเวลารับชำระเงินตามรอบวางบิลของลูกค้า สามารถไปบันทึกรับชำระหนี้เพื่อเคลียร์ยอดค้างชำระและออกเอกสารใบเสร็จรับเงินลูกค้าได้
เลือกรูปแบบรับชำระเงินบางส่วน
หากมีการรับชำระเงินบางส่วนด้วยเงินสดหรือรูปแบบอื่นๆ สามารถทำได้ในตัวอย่างค้างชำระทั้งหมด 7,060
หากรับชำระการขายด้วยรูปแบบอื่นๆที่ไม่ใช่เงินสดร่วมด้วยและเงินสดบางส่วน หรือประเภทอื่นๆที่ไม่ใช่เงินสดเพียงอย่างเดียว ให้ท่านคลิ๊กที่แถบ “รายการรับชำระ” ดังรูป
หลังจากนั้นให้เลือกประเภทการรับชำระเงินที่ช่องประเภทโดยกดปุ่มเครื่องหมายสามเหลี่ยมและคลิ๊กเลือกรูปแบบ ในตัวอย่างจะเลือกรูปแบบโอนผ่านบัญชีธนาคาร
หลังจากนั้น สามารถเลือกธนาคารของกิจการท่านที่ใช้ในการรับเงินได้ที่ช่องธนาคารโดยกดปุ่ม … (จะต้องธนาคาร ก่อนมาเพิ่มเอกสารขายเชื่อ ORV นี้)
สามารถใส่เลขที่เช็ค/บัตรได้ถ้ามี ถ้าไม่มีปล่อยเป็นค่าเริ่มต้นที่ระบบสร้างให้และเลือกวันที่รับชำระ และจำนวนเงินของรูปแบบที่ท่านเลือก ในตัวอย่างรับด้วยเงินโอน 2,000 บาท
จะสังเกตเห็นว่าในช่องชำระโดยอื่นๆจะยังขึ้นเป็น 0 อยู่เนื่องยังไม่เกิดการบันทึกค่าเงินโอน
ให้ท่านกดปุ่มลูกศรลงเพื่อให้ระบบคำนวณค่าเงินโอนก่อน ถ้าคำนวณแล้วจำนวนเงินที่รับด้วยรูปแบบที่เลือก(2,000) จะไปแสดงที่ช่องชำระโดยอื่นๆ
หลังจากนั้นให้กดปุ่มลูกศรขึ้น ห้ามมีบรรทัดที่ไม่มีข้อมูลเกิน (รายการรับชำระด้วยรูปแบบอืนๆต้องมีบรรทัดเดียว)
ระบบจะคำนวณยอดเงินค้างชำระใหม่
ยอดรวม: 7,060
รับด้วยรูปแบบโอน: 2,000
ค้างชำระ: 5,060
หากส่วนค้างชำระที่เหลือ(5,060 บาท) จะรับชำระด้วยเงินสดด้วย ให้ใส่ยอดที่ช่องเงินสดแล้วกดปุ่ม enter ที่แป้นคีย์บอร์ด
หลังกดปุ่ม enter ที่แป้นคีย์บอร์ดแล้วระบบจะแสดงยอดที่รับด้วยเงินสดที่แถบรายการรับชำระในช่องชำระเงินสด 60บาท และหักยอดเงินสดออกจากยอดค้างชำระ 5,060 -60 = 5,000
เมื่อกรอกข้อมูลทุกอย่างและตรวจสอบว่าถูกต้องครบถ้วนแล้วให้กดปุ่มบันทึก เพื่อบันทึกเอกสารขายเชื่อ ORV
พิมพ์เอกสารขายเงินเชื่อ ORV
หากท่านต้องการพิมพ์เอกสารขายเชื่อ ORV สามารถกดปุ่มพิมพ์1/พิมพ์2 ได้ โดยต้องมีการเพิ่มแบบฟอร์มเอกสารขายเชื่อ ORV ไว้ก่อนจึงจะสามารถพิมพ์ตามรูปแบบที่ต้องการได้ การกำหนดแบบฟอร์มเอกสารให้เมนูต่างๆ
– ปุ่มพิมพ์1 (จะเป็นรูปแบบทั่วไปที่ใช้พิมพ์บ่อยๆ)
– ปุ่มพิมพ์2 จะสามารถกำหนดได้หลายแบบฟอร์มเหมาะกับกิจการที่มีการพิมพ์แบบฟอร์มหลายๆรูปแบบตามจุดประสงค์การใช้งานที่แตกต่างกัน
เมื่อกดปุ่มพิมพ์1/พิมพ์2แล้ว ระบบจะแสดงเอกสารขายเชื่อ ORV ขึ้นมา ท่านสามารถเลือกบันทึกไฟล์ในรูปไฟล์ PDF หรือเลือกพิมพ์ในรูปแบบกระดาษได้โดยต้องเตรียมปริ้นเตอร์และกระดาษให้เรียบร้อยก่อนสั่งพิมพ์ หากต้องการพิมพ์ให้กดปุ่มรูปปริ้นเตอร์ดังรูป วิธีแก้ไขการพิมพ์เอกสารไม่ออกเบื้องต้น
หลังจากนั้นให้เลือก driver ปริ้นเตอร์ที่จะใช้พิมพ์เอกสารขายเชื่อ ORV ที่หัวข้อ Name แล้วกด ok
หมายเหตุ: ต้องทำการติดตั้ง driver ปริ้นเตอร์ให้เรียบร้อยก่อนใช้งาน
ค้นหาเอกสารขายเงินเชื่อ ORV
หากท่านต้องการค้นหาเอกสารขายเชื่อ ORV ที่เคยบันทึกไว้แล้วในระบบ สามารถค้นหาได้โดยเข้าที่เมนู ขาย-> ขายสินค้า-> ขายเชื่อ-ไม่เปิดกะ-> มีVAT/ มีภาษี
เมื่อเข้าสู่ฟอร์มให้กดปุ่มค้นหา
ท่านสามารถระบุเงื่อนไขที่ใช้ในการค้นหาโดยต้องระบุอย่างน้อย 1 เงื่อนไข
หมายเหตุ: การระบุเงื่อนไขที่ละเอียดจะทำให้ผลการค้นหาตรงกับเอกสารที่ต้องการมากขึ้น
– ผู้จำหน่าย/ลูกค้า: กดปุ่ม … เพื่อค้นหาเอกสารขายเชื่อ ORV ด้วยข้อมูลลูกค้า
ท่านสามารถค้นหาข้อมูลลูกค้าได้โดยใส่ข้อมูล (รหัส/ชื่อ/นามสกุล/เบอร์โทรของลูกค้าเพียงบางส่วนของข้อมูล) ในช่องคำค้น เมื่อพบข้อมูลลูกค้าที่ต้องการแล้วให้คลิ๊กเลือกในตารางแล้วกดปุ่ม ok
หากระบุเงื่อนไขนี้ต้องทำเครื่องหมายถูกที่ช่อง เจาะจงผู้จำหน่าย/ลูกค้าด้วย
– เริ่มวันที่: กำหนดวันที่เริ่มต้นของเอกสารที่จะค้นหา หากระบุวันที่ที่แน่นอนได้ช่องเริ่มวันที่และช่องถึงวันที่ใส่วันที่ของเอกสารนั้นได้เลย (ต้องระบุและทำเครื่องหมายถูกที่ช่องเจาะจงวันที่ด้วย)
– ถึงวันที่: กำหนดวันที่สุดท้ายที่เป็นไปได้ของเอกสารที่จะค้นหา หากระบุวันที่ที่แน่นอนได้ช่องเริ่มวันที่และช่องถึงวันที่ใส่วันที่ของเอกสารนั้นได้เลย (ต้องระบุและทำเครื่องหมายถูกที่ช่องเจาะจงวันที่ด้วย)
– รหัสเอกสาร: สามารถระบุเลขที่เอกสารใบขายเชื่อ ORV ที่ต้องการค้นหาได้ (ต้องระบุข้อมูลแบบเต็มจึงใช้ค้นหาได้)
ในตัวอย่างจะค้นหาด้วย 3 เงื่อนไขแต่ในความจริงสามารถใช้เพียงเงื่อนไขเดียวได้ เมื่อใส่เงื่อนไขที่จะใช้ค้นหาเอกสารขายเชื่อ ORV เรียบร้อยแล้วให้กดปุ่มค้นหา
ระบบจะแสดงเอกสารที่ตรงกับเงื่อนไขที่ใช้ค้นหา ให้ท่านคลิ๊กที่เอกสารที่ต้องการแล้วกด ok
หมายเหตุ: หากไม่พบแสดงตามเงื่อนไขที่ใช้ค้นหาไม่ตรงตามเอกสาร ให้กำหนดเงื่อนไขที่ใช้ในการค้นหาใหม่
ระบบจะแสดงเอกสารที่ท่านเลือกมาแสดง ท่านสามารถดูข้อมูล/แก้ไขข้อมูลในเอกสาร/ลบเอกสาร/พิมพ์เอกสาร ได้ตามต้องการ
แก้ไขเอกสารขายเงินเชื่อ ORV
ท่านสามารถแก้ไขเอกสารขายเชื่อ ORVได้ โดยต้องค้นหาเอกสาร ORV ที่ต้องการขึ้นก่อนมาแล้วกดปุ่มแก้ไข
หมายเหตุ: หากมีการนำเอกสารนี้ไปใช้งานแล้วท่านต้องลบการผูกข้อมูลที่เอกสารปลายทางที่เกี่ยวข้องกับใบขายเชื่อ ORV นี้ออกก่อน ถึงจะทำการแก้ไขเอกสารนี้ได้ เช่นเอกสารรับชำระเงิน/ใบวางบิลที่มีการดึงใบขายเชื่อ ORV นี้ไปอ้างอิงในการรับชำระเงินเป็นต้น
เมื่ออยู่ที่หน้าเอกสาร ให้คลิ๊กที่ปุ่มแก้ไข
สามารถแก้ไขข้อมูลทุกอย่างที่ต้องการได้ทั้งเอกสาร เช่นวันที่ ลูกค้า รายการสินค้า จำนวน ราคาขาย/หน่วย ส่วนลด รูปแบบการคำนวณVAT รูปแบบการรับชำระเงิน จำนวนที่รับเงิน ฯลฯ
ข้อควรระวัง:
1.ถ้าการแก้ไข/ลบนั้นเกี่ยวข้องกับจำนวนสินค้า/ราคาสินค้า/ส่วนลด ให้ตรวจสอบจำนวนเงินค้างชำระรวม และรูปแบบการรับเงินและแก้ไขจำนวนที่รับเงินแต่ละประเภทให้ตรงกับยอดที่จะแก้ไขใหม่ด้วย ห้ามให้ยอดค้างชำระติดลบ หากยอดเงินมีการเปลี่ยนแปลงจากเดิมก่อนทำการบันทึก
2.หากรายการสินค้าเดิมในเอกสารมีการเปลี่ยนรหัสสินค้าต้นทางจะต้องทำการเลือกสินค้าขึ้นมาใหม่ให้ตรงตามรหัสสินค้าใหม่ที่ทำการเปลี่ยน
วิธีลบสินค้าบางรายการ: ให้คลิ๊กที่รายการสินค้าที่ต้องการลบ แล้วกดปุ่ม Ctrl และ delete ตามลำดับที่แป้นคีย์บอร์ด
จะมีข้อความให้ท่านยืนยันการลบ ถ้าท่านต้องการลบให้กด ok เพื่อยืนยันการลบ ถ้าจะยกเลิกการลบให้กดปุ่ม cancel
เมื่อแก้ไขข้อมูลเรียบร้อย พร้อมตรวจสอบยอดเงินรวมที่ช่องค้างชำระ (ห้ามติดลบ) และยอดรับเงินรูปแบบอื่นๆในฟอร์มว่าถูกต้องแล้ว
ให้กดปุ่มบันทึกเอกสารขายเชื่อ ORV นั้นได้
ลบเอกสารขายเงินเชื่อ ORV
ท่านสามารถลบเอกสารขายเชื่อ ORV ได้ โดยค้นหาเอกสารที่ต้องการลบขึ้นมาก่อน แล้วกดปุ่มลบ
หมายเหตุ: หากมีการนำเอกสารนี้ไปใช้งานแล้วให้ท่านลบการผูก/อ้างอิงเอกสารนี้ออกจากเอกสารปลายทางก่อน
Note: เอกสารปลายทางที่เกี่ยวข้องกับใบขายเชื่อ ORV เช่นเอกสารใบวางบิลและ เอกสารรับชำระเงินที่มีการดึงใบขายสินค้านี้ไปอ้างอิง ฯลฯ
หมายเหตุ: ก่อนลบให้ตรวจสอบเอกสารให้แน่ใจก่อน หากลบเอกสารแล้วจะไม่สามารถนำกลับคืนมาได้ต้องเพิ่มเอกสารใหม่เท่านั้น
จะมีข้อความให้ท่านยืนยันการลบ ถ้าท่านต้องการลบเอกสารขายเชื่อ ORV นั้นให้กด ok เพื่อยืนยันการลบ ถ้าจะยกเลิกการลบให้กดปุ่ม No
