หากท่านมีการบันทึกเอกสารการรับเงินมัดจำในระบบแล้วต้องการดึงรายการสินค้าที่อยู่ในใบรับเงินมัดจำมาเพิ่มในใบขายสินค้าให้อัตโนมัติโดยไม่ต้องมาเลือกเองและหักยอดเงินที่รับมัดจำตอนเพิ่มเอกสารขายสามารถดูวิธีอธิบายได้เลย
ก่อนอื่นท่านต้องเพิ่มข้อมูลใบรับเงินมัดจำในระบบมาก่อนจึงจะสามารถดึงรายการสินค้าเพิ่มในเอกสารขายและหักยอดมัดจำได้ ดังรูปตัวอย่างคือเอกสารรับมัดจำจะขึ้นต้นด้วยรหัส OAV เดี๋ยวจะดึงข้อมูลจากเอกสารนี้มาเพิ่มในเอกสารขาย
ท่านสามารถเพิ่มเอกสารขายสินค้าโดยดึงรายการสินค้าจากใบรับเงินมัดจำ โดยสามารถเลือกได้ว่าขายสินค้าแบบรับชำระเงินทันทีหรือค้างชำระแล้วรับชำระภายหลัง ในตัวอย่างจะใช้เอกสารขายสินค้าแบบรับชำระทันที โดยเข้าไปที่เมนู ขาย-> ขายสินค้า-> ขายสด-ไม่เปิดกะ-> (เลือกได้ทั้งแบบมี vat/ไม่มี vat)
หลังจากนั้นให้เลือกคลังสินค้าที่จะตัดสต๊อกสินค้าออก วิธีเพิ่มคลังสินค้า เมื่อเลือกคลังที่จะตัดสต๊อกสินค้าแล้วให้คลิ๊กปุ่ม ok
หลังจากนั้นให้กดปุ่มเพิ่มเอกสารขายสินค้า (กดทุกครั้งก่อนเพิ่มเอกสารใหม่)
หลังจากนั้นให้เลือกรหัสผู้ลูกค้าที่จำหน่ายสินค้า โดยกดปุ่ม … ที่หัวข้อรหัสลูกค้า (ท่านจะต้องเพิ่มข้อมูลลูกค้า ก่อนที่จะบันทึกการขายสินค้า)
ท่านสามารถค้นหาข้อมูลลูกค้าได้โดยใส่ข้อมูล (รหัส/ชื่อ/นามสกุล/เบอร์โทรของลูกค้าเพียงบางส่วนของข้อมูล) ในช่อง Search Characters
เมื่อพบข้อมูลที่ต้องการแล้วให้คลิ๊กเลือกข้อมูลลูกค้าที่ต้องการในตารางแล้วกดปุ่ม ok
ให้เลือกวันที่ขายและตัดสต๊อกสินค้าออกจากคลัง/เลือกวันที่ตามวันที่ขายจริง (สามารถเลือกวันที่ย้อนหลังได้หากมาบันทึกเอกสารในภายหลัง) โดยคลิ๊กปุ่ม … ที่ช่องวันที่แล้วเลือกวันที่ในปฏิทิน
หลังจากนั้นให้เลือกรูปแบบการคำนวณภาษีมูลค่าเพิ่มในการขายเอกสารนี้
1.ไม่คิด vat (สินค้าไม่คิดภาษีมูลค่าเพิ่ม)
2.ราคารวม VAT /VAT ใน (สินค้าคิดแบบรวมภาษีมูลค่าเพิ่มในราคาสินค้าแต่ละรายการ)
3.ราคาแยก VAT /VATนอก (สินค้าแยกภาษีมูลค่าเพิ่มไว้คำนวณตอนสรุปยอดสุทธิ)
ในตัวอย่างจะเลือกรูปแบบ ราคารวม VAT
หลังจากนั้นให้กดปุ่มดึงข้อมูล เพื่อดึงรายการสินค้าจากใบรับเงินมัดจำ
เลือก “ดึงข้อมูลจากเอกสาร”
ท่านสามารถระบุเงื่อนไขที่ใช้ในการค้นหาเอกสารใบรับมัดจำได้โดยต้องระบุประเภทเอกสารและช่วงวันที่เป็นอย่างน้อย
หมายเหตุ: การระบุเงื่อนไขที่ละเอียดจะทำให้ผลการค้นหาตรงกับเอกสารที่ต้องการมากขึ้น
ให้ท่านกดปุ่ม … ที่ช่องประเภทเอกสาร
หลังจากนั้นสามารถค้นหาประเภทเอกสารที่ต้องการโดยใช้รหัสเอกสารใบรับมัดจำคือรหัส “OAV” ในช่อง Seaech Characters
หล้งจากนั้นให้ทำเครื่องหมายถูกที่เจาะจงเอกสารด้วย (ให้ทำเครื่องหมายถูกที่ช่องนี้ทุกครั้งหากระบุเงื่อนไขประเภทเอกสาร)
หากต้องการค้นหาใบรับจ่ายมัดจำด้วยผู้จำหน่าย/ลูกค้าให้กดปุ่ม … เพื่อค้นหาข้อมูลลูกค้า (หากระบุเงื่อนไขนี้ต้องทำเครื่องหมายถูกที่ช่อง เจาะจงผู้จำหน่าย/ลูกค้าด้วย)
หลังจากนั้นให้ใส่ข้อมูลช่วงวันที่เพื่อใช้ในการค้นหาด้วย เนื่องจากถ้าเอกสารใบรับมัดจำมีจำนวนมาก ถ้าใส่เงื่อนไขค้นหาด้วยช่วงวันที่ จะทำพบผลลัพธ์เอกสารใบรับมัดจำได้ง่ายขึ้น
– เริ่มวันที่: กำหนดวันที่เริ่มต้นของเอกสารที่จะค้นหา หากระบุวันที่ที่แน่นอนได้ช่องเริ่มวันที่และช่องถึงวันที่ใส่วันที่ของเอกสารนั้นได้เลย (ต้องระบุและทำเครื่องหมายถูกที่ช่องเจาะจงวันที่ด้วย)
– ถึงวันที่: กำหนดวันที่สุดท้ายที่เป็นไปได้ของเอกสารที่จะค้นหา หากระบุวันที่ที่แน่นอนได้ช่องเริ่มวันที่และช่องถึงวันที่ใส่วันที่ของเอกสารนั้นได้เลย (ต้องระบุและทำเครื่องหมายถูกที่ช่องเจาะจงวันที่ด้วย)
– รหัสเอกสาร: สามารถระบุเลขที่เอกสารใบรับมัดจำที่ต้องการค้นหาได้ เงื่อนไขนี้จะทำให้ค้นหาได้ผลลัพธ์เร็วที่สุด (ต้องระบุข้อมูลแบบเต็มและตัวอักษรตัวเล็กตัวใหญ่ต้องตรงจึงจะใช้ค้นหาได้)
เมื่อใส่เงื่อนไขที่จะใช้ค้นหาเอกสารใบรับมัดจำเรียบร้อยแล้วให้กดปุ่มค้นหา ในตัวอย่างจะค้นหาด้วยทุกเงื่อนไข แต่ความเป็นจริงระบุประเภทเอกสารและช่วงวันที่เป็นอย่างน้อย
ระบบจะแสดงเอกสารที่ตรงกับเงื่อนไขที่ใช้ค้นหา ให้ท่านคลิ๊กที่เอกสารที่ต้องการแล้วกด ok
หมายเหตุ: หากไม่พบแสดงว่าเงื่อนไขที่ใช้ในการค้นหาไม่ตรงตามเอกสารที่ต้องการ ให้กำหนดเงื่อนไขที่ใช้ในการค้นหาใหม่
หลังจากเลือกใบรับมัดจำแล้วระบบจะแสดงรายการสินค้าทั้งหมดในใบรับมัดจำนั้น ท่านสามารถเลือกรายการสินค้าที่จะขายตัดสต๊อกในเอกสารนี้ได้เลย โดยมีเมนูให้เลือกทั้งหมด หรือเลือกเฉพาะรายการสินค้าที่ต้องการได้
หากต้องการเลือกบางรายการสินค้าในใบรับมัดจำให้ทำเครื่องหมายถูกในช่องเลือก เฉพาะหน้ารายการสินค้าที่ต้องการนำมาเปิดเอกสารขายสินค้า เมื่อเลือกครบแล้วให้กด ok เพื่อยืนยันการเลือก
หากท่านเลือกรายการสินค้าผิดสามารถเลือกใหม่ได้โดยกดปุ่ม ยกเลิกการเลือก
ระบบจะยกเลิกรายการที่เคยเลือกไว้ทั้งหมด สามารถทำการเลือกใหม่ได้เลย
หากท่านต้องการเลือกรายการสินค้าทุกรายการที่มีในใบรับมัดจำ สามารถกดปุ่ม “เลือกทั้งหมด”
เมื่อเลือกรายการสินค้าตามต้องการเรียบร้อยแล้วให้กดปุ่ม ok
ระบบจะดึงรายการสินค้าที่ท่านเลือกเข้ามาในฟอร์มขายสินค้าให้อัตโนมัติ
ระบบจะแสดงยอดค้างชำระทั้งหมดในช่องค้างชำระในตัวอย่างคือ 8,500 บาท
เนื่องจากท่านมีการรับชำระเงินมัดจำล่วงหน้ามาก่อนแล้ว สามารถดึงเอกสารการรับเงินมัดจำมาหักลบออกจากยอดค้างชำระของลูกค้าได้เลย (ลูกค้าอาจจ่ายมัดจำเต็มจำนวน/บางส่วน) โดยกดปุ่ม icon หลังช่องเลขที่ใบมัดจำดังรูป เพื่อเลือกใบรับมัดจำ
ให้ใส่รหัสใบรับมัดจำในช่อง Search Characters หรือถ้าระบบดึงใบมัดจำที่เกี่ยวข้องมาแสดงให้แล้วก็สามารถเลือกแล้วกดปุ่ม ok ได้เลย
ระบบจะแสดงเลขที่ใบรับมัดจำที่ท่านเลือกในช่องเลขที่ใบรับมัดจำ และยอดเงินในใบรับมัดจำในช่อง หัก เงินมัดจำ จะสังเกตเห็นว่าช่องค้างชำระได้หักจำนวนเงินมัดจำออกให้แล้ว
ยอดค้างชำระตั้งต้น 8,500
รับมัดจำแล้ว 1,500
เหลือค้างชำระ 7,000
ท่านสามารถกดยกเลิกการเลือกใบรับมัดจำได้ หากเลือกใบรับมัดจำผิด โดยกดปุ่ม icon ยางลบดังรูปหลังช่องหัวข้อเลขที่ใบมัดจำ
หากท่านรับมัดจำไม่เต็มจำนวน แล้วลูกค้าต้องการค้างยอดชำระส่วนที่เหลือ (หากขายสินค้าแบบเงินเชื่อให้เครดิตลูกค้า)
ให้ท่านกดปุ่มบันทึกได้เลย ให้ยอดรวมอยู่ที่ช่องค้างชำระ เมื่อถึงเวลารับชำระเงินตามรอบวางบิล ท่านค่อยไปบันทึกรับชำระหนี้ เพื่อเคลียร์ยอดค้างชำระภายหลัง
หากรับชำระเงินส่วนที่เหลือหลังจากหักมัดจำด้วยเงินสดเต็มจำนวน ให้ใส่ยอดที่เหลือ ในตัวอย่าง 7,000 ในช่องเงินสดแล้วกดปุ่ม enter ที่แป้นคีย์บอร์ดให้ช่องค้างชำระเป็น 0 ได้เลย
แต่หากรับชำระยอดค้างส่วนที่เหลือ ด้วยรูปแบบอื่นๆที่ไม่ใช่เงินสดและเงินสดบางส่วน หรือรับเงินประเภทอื่นๆที่ไม่ใช่เงินสดทั้งหมด ให้ท่านคลิ๊กที่แถบ “รายการรับชำระ” ดังรูป ตัวอย่างรับด้วยเงินโอน 6,000 (จำนวนเงินต้องน้อยกว่าหรือเท่ากับยอดค้างชำระทั้งหมด ในตัวอย่างต้องน้อยกว่าหรือเท่ากับ 7,000)
หมายเหตุ: ห้ามมีบรรทัดที่ไม่มีข้อมูลเกินในรายการรับชำระ ถ้าเกินให้กดปุ่มลูกศรขึ้นที่แป้นคีย์บอร์ดเพื่อลดบรรทัด (รายการรับชำระด้วยรูปแบบอืนๆต้องมีบรรทัดเดียว)
ระบบจะคำนวณยอดเงินค้างชำระใหม่
ยอดรวม: 8,500
รับเงินมัดจำแล้ว: 1,500
จ่ายรูปแบบโอน: 6,000
ค้างชำระ: 1,000
ซึ่งส่วนค้างชำระที่เหลือ 1000 บาทจะรับชำระด้วยเงินสด
เมื่อกรอกข้อมูลทุกอย่างถูกต้องครบถ้วนแล้วให้กดปุ่มบันทึก เพื่อบันทึกเอกสารขาย ระบบจะบันทึกรับเงิน 1,000 บาทส่วนที่เหลือแบบเงินสดอัตโนมัติ (ถ้าเป็นเมนูขายแบบรับชำระทันทีทั้งแบบ vat/ ไม่มี vat)
หมายเหตุ: เนื่องจากในที่นี้จะเน้นอธิบายวิธีการดึงข้อมูลจากใบรับมัดจำมาบันทึกเป็นเอกสารขายจะไม่ได้เน้นกระบวนการขายสินค้า(รับชำระทันที)-ฟอร์มเต็ม สามารถอ่านเพิ่มเติมได้
