เลือกหัวข้อที่ต้องการ
– เพิ่มใบรับเงินมัดจำ
– เลือกประเภทการรับเงิน
– พิมพ์ใบรับเงินมัดจำ
– ค้นหาใบรับเงินมัดจำ
– แก้ไขใบรับเงินมัดจำ
– ลบใบรับเงินมัดจำ
เพิ่มใบรับเงินมัดจำ
ท่านสามารถเพิ่มใบรับเงินมัดจำและพิมพ์ใบรับเงินมัดจำให้ลูกค้าได้ เมื่อได้มีการรับเงินบางส่วน/เต็มจำนวนและยังไม่ได้ส่งสินค้าให้ลูกค้าในทันที(ไม่ตัดสต๊อกสินค้าออกจากคลังรับเฉพาะเงิน) โดยเข้าไปเพิ่มใบรับเงินมัดจำได้ที่เมนู ขาย-> รับเงินมัดจำ
หลังจากนั้นให้กดปุ่มเพิ่ม
ให้เลือกวันที่รับเงินมัดจำ (สามารถเลือกวันที่ย้อนหลังได้หากมาบันทึกเอกสารในภายหลัง) โดยคลิ๊กปุ่ม … ที่ช่องวันที่แล้วเลือกวันที่ในปฏิทิน ตามวันที่ได้รับเงินจริงจากลูกค้า
หลังจากนั้นให้เลือกรหัสลูกค้าโดยกดปุ่ม … ที่หัวข้อรหัสลูกค้า (ท่านจะต้องเพิ่มข้อมูลลูกค้าก่อนที่จะบันทึกใบรับเงินมัดจำ)
ท่านสามารถค้นหาข้อมูลลูกค้าได้โดยใส่ข้อมูล (รหัส/ชื่อ/นามสกุล/เบอร์โทรของลูกค้าเพียงบางส่วนของข้อมูล) ในช่อง Search Characters
เมื่อพบข้อมูลที่ต้องการแล้วให้คลิ๊กเลือกข้อมูลลูกค้าที่ต้องการในตารางแล้วกดปุ่ม ok
หลังจากนั้นให้เลือกรูปแบบการคำนวณภาษีมูลค่าเพิ่มของใบรับมัดจำนั้นประกอบด้วย
1.ไม่คิด vat (สินค้าไม่คิดภาษีมูลค่าเพิ่ม)
2.ราคารวม VAT /VAT ใน (สินค้ารวมภาษีมูลค่าเพิ่มในราคาสินค้าแต่ละรายการ)
3.ราคาแยก VAT /VATนอก (สินค้าแยกภาษีมูลค่าเพิ่มไว้คำนวณตอนสรุปยอดสุทธิ)
ในตัวอย่างจะเลือกรูปแบบ ราคารวม VAT
หมายเหตุ: ต้องกำหนดรูปแบบการคำนวณ VAT ก่อนเลือกข้อมูลสินค้าในเอกสาร
ให้เลือกรหัสสินค้าที่ช่องรหัสรายการ สามารถสแกนบาร์โค้ดที่ช่องนี้/ค้นหาจากข้อมูลสินค้าโดยกดปุ่ม … (ถ้ายังไม่มีข้อมูลสินค้าในระบบต้องทำการเพิ่มข้อมูลสินค้าก่อน)
สามารถค้นหาสินค้าที่ต้องการด้วย (รหัส/บาร์โค้ด/ชื่อสินค้า) ในช่องคำที่ใช้คำค้นหาสามารถค้นหาด้วยบางส่วนของข้อมูลได้
หล้งจากพบสินค้าที่ต้องการแล้วให้คลิ๊กที่ข้อมูลสินค้านั้นแล้วกดปุ่ม ok
ระบุจำนวนสินค้าและราคาขายตามจริงต่อหน่วยของสินค้านั้น
หมายเหตุ: ให้ใส่ราคาขายเต็มไม่ใช่ราคาที่รับมัดจำ
ระบบจะคำนวณรวมเงินให้อัตโนมัติเมื่อท่านกดปุ่มลูกศรลงที่แป้นคีย์บอร์ดเพื่อเพิ่มสินค้ารายการถัดไป
หากต้องการเลือกสินค้ารายการถัดไปให้กดปุ่มลูกศรลงที่แป้นคีย์บอร์ด แล้วกด … เพื่อเลือกสินค้า
ให้เพิ่มรายการสินค้าจนครบตามที่จะขายและรับเงินมัดจำ พร้อมระบุจำนวนและราคาขายต่อหน่วยให้ครบ ระบบจะคำนวณ ยอดรวมเงินแต่ละรายการสินค้าและยอดรวมเงินสินค้าทั้งหมดในช่องค้างชำระเป็นค่าเริ่มต้น
เลือกรูปแบบการรับเงินมัดจำ
ท่านสามารถเลือกได้ว่าจะรับเงินค่าสินค้าในรูปแบบเงินมัดจำทั้งหมดเต็มจำนวนหรือรับบางส่วน หากรับบางส่วนส่วนที่เหลือลูกค้าสามารถไปชำระตอนออกบิลขายได้
หากรับเงินมัดจำด้วยเงินสดไม่ว่าจะเป็นบางส่วนหรือเต็มจำนวน ให้ใส่จำนวนเงินที่รับด้วยรูปแบบเงินสดในช่องเงินสด แล้วกดปุ่ม enter ที่แป้นคีย์บอร์ด ระบบจะคำนวณเงินค้างชำระให้ใหม่โดยหักลบจากยอดในช่องเงินสด
หากรับเงินแบบเงินสดอย่างเดียว เมื่อบันทึกข้อมูลครบแล้วสามารถกดบันทึกเอกสารได้เลย
หากรับเงินมัดจำด้วยรูปแบบอื่นๆที่ไม่ใช่เงินสดให้คลิ๊กที่แถบ รายการรับชำระ
หลังจากนั้นให้เลือกประเภทการรับชำระเงินที่ช่องประเภทโดยกดปุ่มเครื่องหมายสามเหลี่ยมและคลิ๊กเลือกรูปแบบ ในตัวอย่างจะเลือกรูปแบบเงินโอน/โอนผ่านบัญชีธนาคาร
สามารถเลือกธนาคารที่ใช้ในการรับเงินได้ที่ช่องธนาคารโดยกดปุ่ม … (จะต้องเพิ่มธนาคาร ก่อนมาเพิ่มใบรับมัดจำ)
สามารถใส่เลขที่เช็คได้ถ้ามี ถ้าไม่มีปล่อยเป็นค่าที่ระบบสร้างให้ เลือกวันที่รับเงิน และจำนวนเงินที่รับชำระค่ามัดจำด้วยรูปแบบที่เลือก
สามารถระบุค่าเพิ่มเติมเช่นค่าธรรมเนียม/ค่าบริการเกี่ยวข้องกับการรับเงินรูปแบบนั้นเป็น % ได้ที่ช่อง %ส่วนเพิ่ม (ถ้ามี) ถ้าไม่มีให้ปล่อยว่าง
จะสังเกตเห็นว่าในช่องชำระด้วยอื่นๆจะขึ้น 0 เนื่องยังไม่เกิดการบันทึก
ให้ท่านกดปุ่มลูกศรลงและลูกศรขึ้นเพื่อให้ระบบคำนวณค่าเงินโอนก่อน ถ้าคำนวณแล้วจำนวนเงินที่รับด้วยรูปแบบที่เลือก(เงินโอน 1,500) จะไปแสดงที่ช่องชำระโดยอื่นๆ
หลังจากนั้นให้กดปุ่มลูกศรขึ้น ห้ามมีบรรทัดที่ไม่มีข้อมูลเกิน (รายการรับชำระด้วยรูปแบบอืนๆต้องมีบรรทัดเดียว)
ระบบจะคำนวณยอดเงินค้างชำระใหม่
ยอดรวม: 8,500
จ่ายมัดจำรูปแบบโอน: 1,500
ค้างชำระ: 7,000
เมื่อกรอกข้อมูลทุกอย่างครบแล้วให้กดปุ่มบันทึก
พิมพ์ใบรับมัดจำ
หากท่านต้องการพิมพ์เอกสารใบรับเงินมัดจำสามารถกดปุ่มพิมพ์1/พิมพ์2 ได้ โดยต้องมีการเพิ่มแบบฟอร์มใบรับมัดจำไว้ก่อนจึงจะสามารถพิมพ์ได้
เมื่อแสดงเอกสารใบรับมัดจำขึ้นมาสามารถบันทึกไฟล์ในรูปไฟล์ PDF หรือเลือกพิมพ์ในรูปแบบกระดาษได้โดยต้องเตรียมปริ้นเตอร์และกระดาษให้เรียบร้อยก่อนสั่งพิมพ์ หากต้องการพิมพ์ให้กดปุ่มรูปปริ้นเตอร์ดังรูป วิธีแก้ไขการพิมพ์เอกสารไม่ออกเบื้องต้น
เลือกชื่อปริ้นเตอร์ที่จะใช้พิมพ์เอกสารแล้วกด ok (ต้องทำการติดตั้ง driver ปริ้นเตอร์ให้เรียบร้อยก่อนใช้งาน)
การค้นหาใบรับเงินมัดจำ
หากท่านต้องการค้นหาเอกสารใบรับเงินมัดจำที่เคยบันทึกไว้ในระบบ สามารถค้นหาได้โดยเข้าที่เมนู ซื้อ-> รับเงินมัดจำ
เมื่อเข้าสู่ฟอร์มให้กดปุ่มค้นหา
ท่านสามารถระบุเงื่อนไขที่ใช้ในการค้นหาโดยต้องระบุอย่างน้อย 1 เงื่อนไข เช่นช่วงวันที่
หมายเหตุ: การระบุเงื่อนไขที่ละเอียดจะทำให้ผลการค้นหาตรงกับเอกสารที่ต้องการมากขึ้น
– ผู้จำหน่าย/ลูกค้า: กดปุ่ม … เพื่อเลือกข้อมูล (หากระบุเงื่อนไขนี้ต้องทำเครื่องหมายถูกที่ช่อง เจาะจงผู้จำหน่าย/ลูกค้าด้วย)
สามารถค้นหาลูกค้าด้วยบางส่วนของข้อมูล (รหัส/ชื่อ/เบอร์โทร) ได้แล้วกดปุ่มค้นหา
สามารถค้นหาลูกค้าด้วยบางส่วนของข้อมูล (รหัส/ชื่อ/เบอร์โทร) ได้แล้วกดปุ่มค้นหา
เมื่อเลือกลูกค้าเรียบร้อยแล้วให้ทำเครื่องหมายถูกที่ช่องเจาะจงผู้จำหน่าย/ลูกค้าด้วย
– เริ่มวันที่: กำหนดวันที่เริ่มต้นของเอกสารที่จะค้นหา หากระบุวันที่ที่แน่นอนได้ช่องเริ่มวันที่และช่องถึงวันที่ใส่วันที่ของเอกสารนั้นได้เลย (ต้องระบุและทำเครื่องหมายถูกที่ช่องเจาะจงวันที่ด้วย)
– ถึงวันที่: กำหนดวันที่สุดท้ายที่เป็นไปได้ของเอกสารที่จะค้นหา หากระบุวันที่ที่แน่นอนได้ช่องเริ่มวันที่และช่องถึงวันที่ใส่วันที่ของเอกสารนั้นได้เลย (ต้องระบุและทำเครื่องหมายถูกที่ช่องเจาะจงวันที่ด้วย)
– รหัสเอกสาร: สามารถระบุเลขที่เอกสารที่ต้องการค้นหาได้ (ต้องระบุข้อมูลแบบเต็มจึงใช้ค้นหาได้)
เมื่อใส่เงื่อนไขที่จะใช้ค้นหาเอกสารใบรับมัดจำ (OAV) เรียบร้อยแล้วให้กดปุ่มค้นหา
ระบบจะแสดงเอกสารที่ตรงกับเงื่อนไขที่ใช้ค้นหา ให้ท่านคลิ๊กที่เอกสารที่ต้องการแล้วกด ok
การแก้ไขใบรับเงินมัดจำ
ท่านสามารถแก้ไขเอกสารใบรับมัดจำได้ โดยค้นหาใบรับมัดจำที่ต้องการขึ้นมาแล้วกดปุ่มแก้ไข
หมายเหตุ: หากมีการนำเอกสารนี้ไปใช้งานแล้วให้ท่านลบการผูกข้อมูลที่เอกสารปลายทางที่เกี่ยวข้องกับใบรับมัดจำนี้ออกก่อน ถึงจะทำการแก้ไขเอกสารใบรับมัดจำได้ เช่นเอกสารขายสินค้าที่มีการดึงใบรับเงินมัดจำนี้ไปหักลบ
เมื่ออยู่ที่หน้าเอกสาร ให้คลิ๊กที่ปุ่มแก้ไข
สามารถแก้ไขข้อมูลที่ต้องการได้ทั้งเอกสารเช่นวันที่ ลูกค้า รายการสินค้า จำนวน ราคา/หน่วย รูปแบบการรับชำระเงิน ฯลฯ
หมายเหตุ: ถ้าการแก้ไข/ลบนั้นเกี่ยวข้องกับจำนวนสินค้า/ราคาสินค้า ให้ตรวจสอบจำนวนเงินรวม และรูปแบบการรับเงินและแก้ไขจำนวนที่รับแต่ละประเภทให้ตรงกับยอดที่จะแก้ไขใหม่ด้วย ถ้ายอดเงินมีการเปลี่ยนแปลงก่อนทำการบันทึก
ลบรายการสินค้า: ให้คลิ๊กที่รายการสินค้าที่ต้องการลบ แล้วกดปุ่ม Ctrl และ delete ตามลำดับที่แป้นคีย์บอร์ด
จะมีข้อความให้ท่านยืนยัน ถ้าต้องการลบให้กด ok เพื่อยืนยันการลบ กด cancel ถ้าจะยกเลิกการลบ
เมื่อแก้ไขข้อมูลเรียบร้อย พร้อมตรวจสอบยอดเงินรวม (ห้ามติดลบ) แล้ว ให้กดปุ่มบันทึก
การลบใบรับเงินมัดจำ
ท่านสามารถลบเอกสารใบรับมัดจำได้ โดยค้นหาใบรับมัดจำที่ต้องการขึ้นมาแล้วกดปุ่มลบ
หมายเหตุ: หากมีการนำเอกสารนี้ไปใช้งานแล้วให้ท่านลบการผูกข้อมูลที่เอกสารปลายทางที่เกี่ยวข้องกับใบรับมัดจำนี้ออกก่อน ถึงจะทำการลบเอกสารใบรับมัดจำได้ เช่นเอกสารขายสินค้าที่มีการดึงใบรับเงินมัดจำนี้ไปหักลบ
ให้ท่านค้นหาเอกสารใบรับมัดจำที่ต้องการขึ้นมาก่อน แล้วกดปุ่มลบ
หมายเหตุ: ก่อนลบให้ตรวจสอบเอกสารให้แน่ใจก่อน หากลบเอกสารแล้วจะไม่สามารถนำกลับคืนมาได้ต้องเพิ่มเอกสารใหม่เท่านั้น
