เลือกหัวข้อที่ต้องการ
– เพิ่มใบรับชำระเงิน RCV
– พิมพ์ใบรับชำระเงิน RCV
– ค้นหาใบรับชำระเงิน RCV
– แก้ไขใบรับชำระหนี้ RCV
– ลบใบรับชำระเงิน RCV
เพิ่มใบรับชำระเงิน RCV
หากท่านมีการบันทึกเอกสารขายเงินเชื่อแบบรับชำระเงินภายหลังรหัสเอกสาร ORV แล้วลูกค้าได้มาทำการจ่ายชำระเงินให้ท่านบันทึกรับชำระหนี้ด้วยเมนูรหัส RCV ในระบบเพื่อเคลียร์ยอดค้างชำระของลูกค้าได้เลย
ก่อนอื่นท่านต้องมีการบันทึก เอกสารขายเงินเชื่อ-ORVแบบค้างรับชำระที่จะทำการบันทึกรับชำระเงินในระบบก่อน จึงจะสามารถดึงเอกสารขายสินค้านั้นมาสร้างใบรับชำระเงินได้ ดังรูปตัวอย่าง
หมายเหตุ: ใบรับชำระเงินสามารถประกอบด้วยเอกสารขายเงินเชื่อกี่เอกสารก็ได้ตามที่ได้รับชำระจากลูกค้าในรอบนั้น
หลังจากนั้นให้ท่านเพิ่มใบรับชำระหนี้ RCV (ใช้คู่กับเอกสารขายเชื่อ ORV) โดยเข้าไปที่เมนู การเงิน-> รับเงิน-> รับชำระหนี้-> รับชำระหนี้ทั่วไป (มีภาษี) ดังรูป
หมายเหตุ: เมนูรับชำระหนี้ RCV ใช้สำหรับการรับเงินของเอกสารขายเชื่อรหัส ORV เท่านั้น
หลังจากนั้นให้กดปุ่มเพิ่มใบรับชำระหนี้ (กดทุกครั้งก่อนเพิ่มเอกสารใหม่)
หลังจากนั้นให้เลือกรหัสลูกค้าที่จะรับชำระหนี้ โดยกดปุ่ม … ที่หัวข้อรหัสลูกค้า (ท่านจะต้องเพิ่มข้อมูลลูกค้าก่อนที่จะบันทึกใบรับชำระหนี้)
สามารถเลือกได้ว่าต้องการค้นหาจากลูกค้าทั้งหมดหรือค้นหาตามกลุ่มลูกค้าที่เลือก หากต้องการค้นหาจากลูกค้าทั้งหมด ให้ทำเครื่องหมายถูกที่ช่องแสดงลูกค้าทุกเขต ก่อนใส่ข้อมูลค้นหาที่ช่อง “คำค้น”
แต่หากต้องการค้นหาตามกลุ่มลูกค้าให้เอาเครื่องหมายถูกที่ช่องแสดงลูกค้าทุกเขตออกแล้วคลิ๊กที่กลุ่มลูกค้าที่ต้องการด้านซ้ายก่อนใส่ข้อมูลค้นหาที่ช่อง “คำค้น”
ท่านสามารถค้นหาข้อมูลลูกค้าได้โดยใส่ข้อมูล (รหัส/ชื่อ/นามสกุล/เบอร์โทรของผู้ลูกค้าเพียงบางส่วนของข้อมูล) ในช่องคำค้นได้เลย
เมื่อพบข้อมูลลูกค้าที่ต้องการแล้วให้คลิ๊กเลือกในตารางแล้วกดปุ่ม ok
ให้เลือกวันที่รับชำระเงิน (สามารถเลือกวันที่ย้อนหลังได้หากมาบันทึกเอกสารในภายหลัง)
แล้วเลือกวันที่รับเงินในปฏิทิน
หลังจากนั้นสามารถเลือกได้ว่าต้องการดึงบิลขายเชื่อของลูกค้าคนนั้นโดยให้ระบบดึงบิลขายเชื่อทั้งหมดหรือดึงบิลขายเชื่อตามช่วงวันที่ที่กำหนด (ระบบจะดึงเฉพาะบิลขายเชื่อที่ยังไม่ได้บันทึกรับชำระเงินเท่านั้น)
ถ้าต้องการเลือกบิลขายเชื่อที่ยังไม่ได้รับชำระเงินทั้งหมดของลูกค้าคนนั้น ให้กดปุ่ม “บิลทั้งหมด”
หมายเหตุ: ก่อนกดเลือกบิลต้องกำหนดรหัสลูกค้าก่อนทุกครั้งเนื่องจากระบบจะดึงเอกสารขายเชื่อตามลูกค้าที่ท่านเลือกไว้ก่อนหน้านี้
ระบบจะแสดงบิลขายเชื่อทั้งหมดที่ยังไม่ได้บันทึกรับชำระเงินของลูกค้าคนนั้นขึ้นมาแสดง
ถ้าต้องการเลือกบิลขายเชื่อที่ยังไม่ได้รับชำระเงินของลูกค้าคนนั้นตามช่วงวันที่ที่กำหนด ให้กดปุ่ม “บิลช่วงวันที่”
หมายเหตุ: ก่อนกดเลือกบิลต้องกำหนดรหัสลูกค้าก่อนทุกครั้งเนื่องจากระบบจะดึงเอกสารขายเชื่อตามลูกค้าที่ท่านเลือกไว้
– เริ่มวันที่: กำหนดวันที่เริ่มต้นของเอกสารขายเชื่อ ORV ที่จะค้นหา หากระบุวันที่ที่แน่นอนได้ช่องเริ่มวันที่และช่องถึงวันที่ ให้ใส่วันที่ของเอกสารนั้นได้เลย
– ถึงวันที่: กำหนดวันที่สุดท้ายที่เป็นไปได้ของเอกสารขายเชื่อ ORV ที่จะค้นหา หากระบุวันที่ที่แน่นอนได้ช่องเริ่มวันที่และช่องถึงวันที่ให้ใส่วันที่ของเอกสารนั้นได้เลย
เมื่อใส่ช่วงวันที่เรียบร้อยแล้วให้กดปุ่มตกลง
ระบบจะแสดงเอกสารขายเชื่อ ORV ที่ตรงกับลูกค้าและช่วงวันที่ที่ท่านกำหนด
หมายเหตุ: หากไม่พบเอกสารที่ต้องการ แสดงว่าเงื่อนไขที่ใช้ในการค้นหาไม่ตรงตามเอกสารที่ต้องการ ให้กำหนดเงื่อนไขที่ใช้ในการค้นหาใหม่
หากต้องการเลือกบางเอกสารขายเชื่อในช่วงวันที่นั้นให้ทำเครื่องหมายถูกในช่องเลือกเฉพาะหน้าเลขที่เอกสารORV ที่ต้องการรับชำระหนี้ เมื่อเลือกครบแล้วให้กด ok เพื่อยืนยันการเลือก
หากท่านเลือกเอกสารผิดสามารถเลือกใหม่ได้โดยกดปุ่ม ยกเลิกการเลือก
หากท่านต้องการเลือกเอกสารขายเชื่อ ORV ทุกบิล สามารถกดปุ่ม “เลือกทั้งหมด”
เมื่อเลือกเอกสารขายเชื่อ ORV ที่ต้องการรับเงินเรียบร้อยแล้วให้กดปุ่ม ok
ระบบจะดึงรายการเอกสารขายเชื่อ ORV ที่ท่านเลือกเข้ามาในฟอร์มใบรับชำระหนี้ให้อัตโนมัติ
หากรับชำระด้วยเงินสดเพียงอย่างเดียวให้ใส่ยอดเงินที่ช่อง ชำระเป็นเงินสดเต็มจำนวนได้เลย เช่นในตัวอย่างค้างชำระ 34,450 โดยเริ่มต้นระบบจะขึ้นยอดค้างที่ช่องชำระเป็นเงินสดอยู่แล้ว สามารถกดปุ่มบันทึกและ พิมพ์เอกสารใบเสร็จรับเงินได้เลย
แต่หากรับชำระเงินลูกค้าด้วยรูปแบบอื่นๆที่ไม่ใช่เงินสดเพียงอย่างเดียว
แต่หากรับชำระเงินลูกค้าด้วยรูปแบบอื่นๆที่ไม่ใช่เงินสดเพียงอย่างเดียว ให้เลือกประเภทการรับชำระเงินที่ช่องประเภทโดยกดปุ่มเครื่องหมายสามเหลี่ยมและคลิ๊กเลือกได้เลย ในตัวอย่างจะเลือกรูปแบบการรับเงินแบบเงินโอน/โอนผ่านบัญชีธนาคาร
หลังจากนั้น สามารถเลือกธนาคารที่รับเงินที่ช่องธนาคารโดยกดปุ่ม …
สามารถใส่เลขที่เช็คได้ถ้ามี ถ้าไม่มีปล่อยเป็นค่าเริ่มต้นที่ระบบสร้างให้และเลือกวันที่รับชำระในช่องเช็คลงวันที่ และจำนวนเงินที่รับชำระค่าสินค้าที่ขายด้วยรูปแบบที่ท่านเลือก(เงินโอน) ในตัวอย่างรับด้วยเงินโอน 30,000 บาท
จะสังเกตเห็นว่าในช่องเช็ค/เงินโอน จะขึ้น 0 เนื่องยังไม่เกิดการบันทึก
ให้ท่านกดปุ่มลูกศรลงเพื่อให้ระบบคำนวณค่าเงินรูปแบบอื่นๆที่เลือก ถ้าคำนวณแล้วจำนวนเงินที่รับด้วยรูปแบบที่เลือก (เงินโอน 30,000) จะไปแสดงที่ช่องเช็ค/เงินโอน
หลังจากนั้นให้กดปุ่มลูกศรขึ้น ห้ามมีบรรทัดที่ไม่มีข้อมูลเกินมา (รายการรับชำระด้วยรูปแบบอื่นๆต้องมีบรรทัดเดียว)
ระบบจะคำนวณยอดเงินแต่ละประเภทใหม่
ยอดรวม: 34,450
รับเงินรูปแบบโอน: 30,000
รับด้วยรูปแบบเงินสด: 4,450
ท่านสามารถเพิ่มหมายเหตึได้ (ถ้ามี) เมื่อกรอกข้อมูลทุกอย่างถูกต้องครบถ้วนแล้วให้กดปุ่มบันทึก เพื่อบันทึกเอกสารรับชำระหนี้ RCV
พิมพ์ใบรับชำระเงิน RCV
หากท่านต้องการพิมพ์เอกสารใบรับชำระหนี้สามารถกดปุ่มพิมพ์1/พิมพ์2 ได้ โดยต้องมีการเพิ่มแบบฟอร์มใบเสร็จรับเงิน/รับชำระหนี้ไว้ก่อนจึงจะสามารถพิมพ์ตามรูปแบบที่ต้องการได้ การกำหนดแบบฟอร์มเอกสารให้เมนูต่างๆ
– ปุ่มพิมพ์1 (จะเป็นรูปแบบทั่วไปที่ใช้พิมพ์บ่อยๆ)
– ปุ่มพิมพ์2 จะสามารถกำหนดได้หลายแบบฟอร์มเหมาะกับกิจการที่มีการพิมพ์แบบฟอร์มหลายๆรูปแบบตามจุดประสงค์การใช้งานที่แตกต่างกัน
เมื่อระบบแสดงเอกสารใบรับชำระหนี้ RCV ขึ้นมาสามารถบันทึกไฟล์ในรูปไฟล์ PDF หรือเลือกพิมพ์ในรูปแบบกระดาษได้โดยต้องเตรียมปริ้นเตอร์และกระดาษให้เรียบร้อยก่อนสั่งพิมพ์ หากต้องการพิมพ์ให้กดปุ่มรูปปริ้นเตอร์ดังรูป วิธีแก้ไขการพิมพ์เอกสารไม่ออกเบื้องต้น
หลังจากนั้นให้เลือกชื่อปริ้นเตอร์ที่จะใช้พิมพ์เอกสารรับเงิน rcv ที่หัวข้อ Name แล้วกด ok
หมายเหตุ: ต้องทำการติดตั้ง driver ปริ้นเตอร์ให้เรียบร้อยก่อนใช้งาน
หากท่านต้องการพิมพ์เอกสารใบรับเงินที่แสดงรายการสินค้าในเอกสารขายเงินเชื่อ ORV ด้วย สามารถกดปุ่มพิมพ์3 ได้ โดยต้องมีการเพิ่มแบบฟอร์มใบรับเงินไว้ในระบบก่อนจึงจะสามารถสั่งพิมพ์ได้
ระบบจะแสดงเอกสารรับเงิน rcv จะแสดงทั้งเลขที่เอกสารใบขายเงินเชื่อ orv และรายการสินค้าที่อยู่ในใบขายเชื่อ orv ทุกรายการดังรูปตัวอย่าง
ค้นหาใบรับชำระเงิน RCV
หากท่านต้องการค้นหาเอกสารใบรับชำระเงิน RCV ที่เคยบันทึกไว้แล้วในระบบ สามารถค้นหาได้โดยเข้าไปที่เมนู การเงิน-> รับเงิน-> รับชำระหนี้-> รับชำระหนี้ทั่วไป (มีภาษี)
เมื่อเข้าสู่ฟอร์มแล้วให้กดปุ่มค้นหา
ท่านสามารถระบุเงื่อนไขที่ใช้ในการค้นหาโดยต้องระบุอย่างน้อย 1 เงื่อนไข
หมายเหตุ: การระบุเงื่อนไขที่ละเอียดจะทำให้ผลการค้นหาตรงกับเอกสารที่ต้องการมากขึ้น
ถ้าต้องการค้นหาเอกสารรับเงิน RCV ด้วยข้อมูลลูกค้า ให้กดปุ่ม … ที่หัวข้อผู้จำหน่าย/ลูกค้า
ท่านสามารถค้นหาข้อมูลลูกค้าได้โดยใส่ข้อมูล (รหัส/ชื่อ/นามสกุล/เบอร์โทรของลูกค้าเพียงบางส่วนของข้อมูล) ในช่องคำค้น เมื่อพบข้อมูลลูกค้าที่ต้องการแล้วให้คลิ๊กเลือกในตารางแล้วกดปุ่ม ok
หากระบุเงื่อนไขนี้ต้องทำเครื่องหมายถูกที่ช่อง เจาะจงผู้จำหน่าย/ลูกค้าด้วย
– เริ่มวันที่: กำหนดวันที่เริ่มต้นของเอกสารใบรับเงิน RCV ที่จะค้นหา
– ถึงวันที่: กำหนดวันที่สุดท้ายที่เป็นไปได้ของเอกสารที่จะค้นหา
เมื่อระบุช่วงวันที่และทำเครื่องหมายถูกที่ช่องเจาะจงวันที่ด้วย
รหัสเอกสาร: สามารถระบุเลขที่เอกสารใบรับเงิน RCV ที่ต้องการค้นหาได้ (ต้องระบุข้อมูลแบบเต็มจึงใช้ค้นหาได้)
เมื่อใส่เงื่อนไขที่จะใช้ค้นหาเอกสารใบรับเงิน RCV เรียบร้อยแล้วให้กดปุ่มค้นหา
ระบบจะแสดงเอกสารใบรับเงินรหัส RCV ที่ตรงกับเงื่อนไขที่ใช้ค้นหา ให้ท่านคลิ๊กเลือกเอกสารที่ต้องการแล้วกด ok
หมายเหตุ: หากไม่พบเอกสารที่ต้องการ แสดงว่าเงื่อนไขที่ใช้ค้นหาอาจไม่ถูกต้อง ให้กำหนดเงื่อนไขที่ใช้ในการค้นหาใหม่
หลังจากนั้นระบบจะแสดงรายละเอียดเอกสาร RCV ในฟอร์มท่านสามารถแก้ไข/ลบ/พิมพ์ ได้ตามต้องการ
แก้ไขใบรับชำระเงิน RCV
ท่านสามารถแก้ไขเอกสารรับเงิน RCV ได้ โดยต้องค้นหาเอกสารขาย (RCV) ที่ต้องการขึ้นมาแล้วกดปุ่มแก้ไข
หมายเหตุ: หากมีการนำเอกสารนี้ไปใช้งานแล้วให้ท่านลบการผูกข้อมูลที่เอกสารปลายทางที่เกี่ยวข้องกับเอกสารนี้ออกก่อน ถึงจะทำการแก้ไขเอกสารรับเงิน RCV นี้ได้
สามารถแก้ไขข้อมูลทุกอย่างที่ต้องการได้ทั้งเอกสาร เช่นวันที่รับเงิน ลูกค้า รายการเอกสารขายเชื่อORV ที่รับเงิน เปลี่ยนรูปแบบการรับเงิน จำนวนที่รับเงิน หมายเหตุ ฯลฯ
หมายเหตุ:หากเอกสารขายเชื่อ ORV ที่ดึงข้อมูลมามีการเปลี่ยนแปลงจำนวนเงินรวม จะต้องลบเอกสารนั้นออกจากใบรับเงินก่อนแล้วจึงดึงข้อมูลเอกสารขายเชื่อ ORV นั้นเข้ามาใหม่
วิธีลบเอกสารขายเชื่อบางเอกสาร: ให้คลิ๊กที่รายการเอกสาร ORV ที่ต้องการลบ แล้วกดปุ่ม Ctrl และ delete ตามลำดับที่แป้นคีย์บอร์ด ระบบจะมีข้อความแจ้งเตือนให้ยืนยันการลบ ถ้ายืนยันให้กดปุ่ม ok
ข้อควรระวัง:
ถ้าการแก้ไข/ลบนั้นทำให้จำนวนเงินมีการเปลี่ยนแปลง ให้ตรวจสอบจำนวนเงินที่ช่องชำระเป็นเงินสดก่อนว่าติดลบหรือไม่ถ้าติดลบ ให้ทำการแก้ไขจำนวนที่รับเงินแต่ละประเภทให้ตรงกับยอดที่ได้แก้ไขใหม่ให้ถูกต้องด้วย ห้ามให้ยอดชำระเป็นเงินสดติดลบ ก่อนทำการบันทึก
ในตัวอย่างเมื่อทำการลบเอกสารขายเชื่อที่รับเงินออก 1เอกสารทำให้ยอดเงินรวมเปลี่ยนแปลง ดังนั้นยอดในช่องรับชำระเป็นเงินสดขึ้นติดลบ เนื่องจากยอดรวมใหม่ 6,900 + 12,500 = 19,400 แต่ก่อนหน้านี้ได้บันทึกรับเงินโอนไว้ 30,000 ซึ่งเกินกว่าจำนวนใหม่ที่ต้องรับจริง
ให้ทำการแก้ไขยอดเงินโอน ต้องน้อยกว่าหรือเท่ากับ ยอดรวมใหม่ 19,400 เมื่อแก้ไขข้อมูลแล้วให้ตรวจสอบยอดเงินรวมที่ช่องค้างชำระ (ห้ามติดลบ) หรือเป็นยอดเงินที่รับด้วยเงินสด
เมื่อเช็คข้อมูลทุกอย่างถูกต้องครบถ้วนแล้วให้กดปุ่มบันทึก เพื่อบันทึกเอกสารรับเงิน RCV หลังแก้ไขได้เลย
ลบใบรับชำระเงิน RCV
ท่านสามารถลบเอกสารรับเงิน RCV ได้ โดยค้นหาเอกสารที่ต้องการลบขึ้นมาก่อน แล้วกดปุ่มลบ
หมายเหตุ: หากมีการนำเอกสารนี้ไปใช้งานแล้วให้ท่านลบการผูก/อ้างอิงเอกสารนี้ออกจากเอกสารปลายทางก่อน
หมายเหตุ: ก่อนลบให้ตรวจสอบเอกสารให้แน่ใจก่อนว่าต้องการลบจริงๆ หากลบเอกสารแล้วจะไม่สามารถนำกลับคืนมาได้ต้องเพิ่มเอกสารใหม่เท่านั้น
ระบบจะแสดงข้อความให้ท่านยืนยันการลบเอกสาร RCV ที่ท่านเลือก ถ้าท่านต้องการลบเอกสารนั้นให้กด Yes เพื่อยืนยันการลบ ถ้าจะยกเลิกการลบให้กดปุ่ม No
