ท่านสามารถบันทึกเอกสารลดหนี้ขายและรับสินค้ากลับเข้ามาในคลังสต็อกได้ ซึ่งเอกสารใบลดหนี้และรับคืนจะเป็นรหัส OCV ในกรณีที่ลูกค้าต้องการส่งสินค้าคืนกลับมา อาจเกิดจากสินค้าไม่ตรงกับที่สั่งซื้อหรือเกิดความเสียหายกับสินค้า ลูกค้าจึงต้องการขอรับเงินและส่งสินค้าคืนให้แก่ร้านค้าของท่าน
เพิ่มใบลดหนี้ขายและรับคืนสินค้า OCV
ท่านสามารถเพิ่มใบลดหนี้และรับคืนสินค้าเข้าคลังได้ และเลือกได้ว่าจะจ่ายเงินที่ลดหนี้คืนในทันทีหรือค้างการคืนเงินลดหนี้แล้วค่อยไปหักออกเมื่อรับชำระหนี้เมื่อถึงกำหนดชำระ โดยจะต้องมีเอกสารการขายสินค้าแบบรับเงินทันที OSV / เอกสารการขายสินค้าแบบรับเงินภายหลัง ORV อยู่ในระบบก่อน
ตัวอย่างเอกสารการขายสินค้าแบบรับเงินทันที OSV ที่จะทำการลดหนี้
ตัวอย่างเอกสารการขายสินค้าแบบรับเงินภายหลัง ORV ที่จะทำการลดหนี้
ท่านสามารถเพิ่มใบลดหนี้และรับคืนสินค้า OCV โดยเข้าไปที่เมนู ขาย-> ขายสินค้า-> ลดหนี้-> ลดหนี้และรับคืน (มี VAT)
หลังจากนั้นให้เลือกคลังสินค้าที่จะรับคืนสินค้าที่ลดหนี้เข้าสู่คลัง วิธีเพิ่มคลังสินค้า เมื่อเลือกคลังที่จะรับคืนแล้วให้คลิ๊กปุ่ม ok ในตัวอย่างจะเลือกคลังหลัก
หลังจากนั้นให้กดปุ่มเพิ่มใบลดหนี้และรับคืนสินค้า (ต้องกดปุ่มเพิ่มทุกครั้งก่อนเพิ่มเอกสารใหม่)
ให้เลือกวันที่ของเอกสารลดหนี้และรับคืน (สามารถเลือกวันที่ย้อนหลังได้หากมาบันทึกเอกสารในภายหลัง) โดยคลิ๊กปุ่ม … ที่ช่องวันที่
แล้วเลือกวันที่ลดหนี้และรับคืน OCV ในปฏิทิน
หากมีเลขที่เอกสารอ้างอิงการลดหนี้/หมายเหตุ สามารถเพิ่มข้อมูลในช่องเลขที่อ้างอิง/หมายเหตุของได้
หลังจากนั้นให้เลือกรหัสลูกค้าที่จะลดหนี้และรับคืนสินค้า โดยกดปุ่ม … ที่หัวข้อรหัสลูกค้า (ท่านจะต้องเพิ่มข้อมูลลูกค้าก่อน
สามารถเลือกได้ว่าต้องการค้นหาจากลูกค้าทั้งหมดหรือค้นหาตามกลุ่มลูกค้าที่เลือก หากต้องการค้นหาจากลูกค้าทั้งหมด ให้ทำเครื่องหมายถูกที่ช่องแสดงลูกค้าทุกเขต ก่อนใส่ข้อมูลค้นหาที่ช่อง “คำค้น”
แต่หากต้องการค้นหาตามกลุ่มลูกค้าให้เอาเครื่องหมายถูกที่ช่องแสดงลูกค้าทุกเขตออกแล้วคลิ๊กที่กลุ่มลูกค้าที่ต้องการด้านซ้ายก่อนใส่ข้อมูลค้นหาที่ช่อง “คำค้น”
ท่านสามารถค้นหาข้อมูลลูกค้าได้โดยใส่ข้อมูล (รหัส/ชื่อ/นามสกุล/เบอร์โทรของลูกค้าเพียงบางส่วนของข้อมูล) ในช่องคำค้น เมื่อพบข้อมูลที่ต้องการแล้วให้คลิ๊กเลือกข้อมูลลูกค้าที่ต้องการในตารางแล้วกดปุ่ม ok
หลังจากนั้นให้เลือกรูปแบบการคำนวณภาษีมูลค่าเพิ่มในใบลดหนี้ขาย OCV ต้องเป็นรูปแบบเดียวกับในเอกสารขายที่จะลดหนี้
1.ไม่คิด vat (สินค้าไม่คิดภาษีมูลค่าเพิ่ม)
2.ราคารวม VAT /VAT ใน (สินค้ารวมภาษีมูลค่าเพิ่มในราคาสินค้าแต่ละรายการ)
3.ราคาแยก VAT /VATนอก (สินค้าแยกภาษีมูลค่าเพิ่มไว้คำนวณตอนสรุปยอดสุทธิ)
หมายเหตุ: ต้องกำหนดรูปแบบการคำนวณ VAT ก่อนเลือกข้อมูลสินค้าในเอกสาร
ในตัวอย่างจะเลือกรูปแบบ ราคารวม VAT
การเลือกสินค้าที่จะลดหนี้-ลดสต๊อกสามารถทำได้ 2 วิธี
1.การเลือกสินค้าที่จะลดหนี้เอง
2.ดึงข้อมูลสินค้าจากเอกสารขายสด osv/ขายเชื่อ orv ที่ได้ทำการขายสินค้าที่จะลดหนี้
การเลือกสินค้าที่จะลดหนี้เอง
ให้เพิ่มรายการสินค้าที่จะลดหนี้ลดสต๊อกจากคลัง โดยคลิ๊กที่ช่องรหัสรายการ สามารถสแกนบาร์โค้ดโดยใช้เครื่องอ่านบาร์โค้ดที่ช่องนี้ หรือใช้วิธีค้นหาจากข้อมูลสินค้าโดยกดปุ่ม … (ถ้ายังไม่มีข้อมูลสินค้าในระบบต้องทำการเพิ่มข้อมูลสินค้าก่อน)
โดยสามารถเลือกได้ว่าต้องการค้นหาจากสินค้าทั้งหมดหรือค้นหาตามกลุ่มสินค้าที่เลือก หากต้องการค้นหาจากสินค้าทั้งหมด ให้ทำเครื่องหมายถูกที่ช่องแสดงสินค้าทุกประเภท ก่อนใส่ข้อมูลค้นหาที่ช่อง “คำที่ใช้ค้นหา”
แต่หากต้องการค้นหาตามกลุ่มสินค้าให้เอาเครื่องหมายถูกที่ช่องแสดงสินค้าทุกประเภทออกแล้วคลิ๊กที่กลุ่มสินค้าที่ต้องการด้านซ้ายก่อนใส่ข้อมูลค้นหาที่ช่อง “คำที่ใช้ค้นหา”
หลังจากนั้นสามารถค้นหาสินค้าที่ต้องการด้วย (รหัส/บาร์โค้ด/ชื่อสินค้า) ในช่องคำที่ใช้คำค้นหาสามารถค้นหาด้วยบางส่วนของข้อมูลได้ หล้งจากพบสินค้าที่ต้องการแล้วให้คลิ๊กที่ข้อมูลสินค้านั้นในตารางแล้วกดปุ่ม ok
หลังจากนั้นให้ระบุจำนวนสินค้าที่จะลดหนี้และรับคืนจากลูกค้าและราคาที่จะลดหนี้ต่อหน่วยของสินค้านั้น
หมายเหตุ: ระบบจะดึงราคาขายในข้อมูลสินค้ามาเป็นค่าเริ่มต้น และท่านสามารถแก้ไขราคาตามราคาลดหนี้ต่อหน่วยจริงได้เลย
หลังจากใส่ข้อมูลแล้วระบบจะคำนวณราคาของสินค้ารายการนั้นในช่องรวมเงินให้อัตโนมัติ
หากต้องการเลือกสินค้าที่จะลดหนี้รายการถัดไปให้กดปุ่มลูกศรลงที่แป้นคีย์บอร์ด แล้วกด … เพื่อเลือกสินค้ารายการต่อไป (ทำตามวิธีเหมือนที่ผ่านมา)
ให้เพิ่มรายการสินค้าที่จะลดหนี้ขายจนครบตามสินค้าที่จะรับคืนของบิลขายนั้น พร้อมระบุจำนวนและราคาขายต่อหน่วยที่จะลดหนี้ให้ครบ แล้วระบบจะคำนวณ ยอดรวมเงินแต่ละรายการสินค้าและยอดรวมเงินทั้งหมดในช่องค้างชำระเป็นค่าเริ่มต้นให้อัตโนมัติ และด้านล่างจะแสดง มูลค่าสินค้า ภาษีมูลค่าเพิ่ม และยอดรวม ตามรูปแบบประเภทการคิด vat ที่ท่านเลือก
ลดหนี้แบบค้างการคืนเงิน (รับคืนเฉพาะสต๊อก)
หากท่านลดหนี้ขายแบบยังไม่จ่ายเงินให้ลูกค้าในทันที ต้องการค้างชำระเงินในใบลดหนี้แล้วค่อยไปหักลบตอนรับชำระเงินพร้อมบิลขายอื่นๆภายหลังตามกำหนด สามารถทำได้ โดยหลังจากที่บันทึกรายการสินค้าที่จะลดหนี้ครบทุกรายการแล้ว จะขึ้นยอดรวมเงินที่ช่องค้างชำระดังรูป
ให้ท่านกดปุ่มบันทึกได้เลย ให้ยอดรวมอยู่ที่ช่องค้างชำระ เมื่อถึงเวลารับชำระหนี้ตามรอบของลูกค้า ท่านสามารถดึงยอดค้างการลดหนี้ลูกค้าเอกสารนี้ ไปหักลบได้ใน บันทึกรับชำระหนี้เพื่อเคลียร์ยอดค้างชำระการลดหนี้นี้ได้
เลือกรูปแบบการจ่ายเงินลดหนี้ OCV
หากจ่ายชำระเงินลดหนี้ด้วยเงินสดเพียงอย่างเดียวให้ใส่ยอดเงินที่ช่องเงินสดเต็มจำนวนได้เลย เช่นในตัวอย่างค้างชำระ 2,350 ให้ใส่จำนวนเงินที่ช่องเงินสด 2,350 แล้วกดปุ่ม enter ที่แป้นคีย์บอร์ด ให้ยอดในช่องค้างชำระเป็น 0
แต่หากจ่ายชำระเงินลดหนี้ให้ลูกค้าด้วยรูปแบบอื่นๆที่ไม่ใช่เงินสดร่วมด้วย ให้ท่านคลิ๊กที่แถบ “รายการรับชำระ” ดังรูป
หลังจากนั้นให้เลือกประเภทการจ่าย ที่ช่องประเภทโดยกดปุ่มเครื่องหมายสามเหลี่ยมลงและคลิ๊กเลือกรูปแบบ ในตัวอย่างจะเลือกรูปแบบโอนผ่านบัญชีธนาคาร
หลังจากนั้น สามารถเลือกธนาคารกิจการของท่านที่ใช้ในการจ่ายเงินลดหนี้ได้ที่ช่องธนาคารโดยกดปุ่ม … (จะต้องเพิ่มธนาคารของกิจการ ก่อนมาเพิ่มใบลดหนี้ลดสต๊อกนี้)
สามารถใส่เลขที่เช็คได้ถ้ามี ถ้าไม่มีปล่อยเป็นค่าเริ่มต้นที่ระบบสร้างให้และเลือกวันที่จ่ายชำระ (ช่องเช็คลงวันที่) และจำนวนเงินที่จ่ายค่าลดหนี้ด้วยรูปแบบที่ท่านเลือก ในตัวอย่างจ่ายด้วยเงินโอน 2000 บาท หากมีค่าธรรมเนียมหรือค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมในการโอนใส่เป็น % ที่ช่อง %ส่วนเพิ่มได้ (ถ้ามี)
จะสังเกตเห็นว่าในช่องชำระด้วยอื่นๆจะขึ้น 0 เนื่องยังไม่เกิดการบันทึก
ให้ท่านกดปุ่มลูกศรลงเพื่อให้ระบบคำนวณค่าเงินโอนก่อน ถ้าคำนวณแล้วจำนวนเงินที่จ่ายด้วยรูปแบบที่เลือก(ชำระโดยการโอน 2000) จะไปแสดงที่ช่องชำระโดยอื่นๆ
หลังจากนั้นให้กดปุ่มลูกศรขึ้นเพื่อลดบรรทัดที่ไม่มีข้อมูล
หมายเหตุ: รายการจ่ายชำระด้วยรูปแบบอืนๆต้องมีบรรทัดเดียว
ระบบจะคำนวณยอดเงินค้างชำระใหม่
ยอดรวม: 2,350
จ่ายชำระด้วยรูปแบบโอน: 2,000
ค้างชำระ: 350
หากส่วนค้างชำระที่เหลือ (350 บาท) จะจ่ายชำระด้วยเงินสด ให้ใส่ยอด 350 ที่ช่องเงินสดแล้วกดปุ่ม enter ที่แป้นคีย์บอร์ดให้ช่องยอดค้างชำระขึ้น 0
เมื่อกรอกข้อมูลทุกอย่างถูกต้องครบถ้วนแล้วให้กดปุ่มบันทึก เพื่อบันทึกเอกสารลดหนี้และรับคืน OCV
พิมพ์ใบลดหนี้และรับคืน OCV
หากท่านต้องการพิมพ์เอกสารใบลดหนี้ OCV สามารถกดปุ่มพิมพ์1/พิมพ์2 ได้ โดยต้องมีการเพิ่มแบบฟอร์มใบลดหนี้ OCV ไว้ก่อนแล้วจึงจะสามารถพิมพ์ตามรูปแบบที่ต้องการได้ การกำหนดแบบฟอร์มเอกสารให้เมนูต่างๆ
– ปุ่มพิมพ์1 (จะเป็นรูปแบบทั่วไปที่ใช้พิมพ์บ่อยๆ)
– ปุ่มพิมพ์2 จะสามารถกำหนดได้หลายแบบฟอร์มเหมาะกับกิจการที่มีการพิมพ์แบบฟอร์มหลายๆรูปแบบตามจุดประสงค์การใช้งานที่แตกต่างกัน
เมื่อกดปุ่มพิมพ์1/พิมพ์2แล้ว ระบบจะแสดงเอกสารใบลดหนี้ OCV ขึ้นมา ท่านสามารถเลือกบันทึกไฟล์ในรูปไฟล์ PDF หรือเลือกพิมพ์ในรูปแบบกระดาษได้โดยต้องเตรียมปริ้นเตอร์และกระดาษให้เรียบร้อยก่อนสั่งพิมพ์ หากต้องการพิมพ์ให้กดปุ่มรูปปริ้นเตอร์ดังรูป วิธีแก้ไขการพิมพ์เอกสารไม่ออกเบื้องต้น
หลังจากนั้นให้เลือกชื่อปริ้นเตอร์ที่จะใช้พิมพ์เอกสารที่หัวข้อ Name แล้วกด ok
หมายเหตุ: ต้องทำการติดตั้ง driver ปริ้นเตอร์ให้เรียบร้อยก่อนใช้งาน
ดึงรายการสินค้าลดหนี้จากเอกสารขาย OSV/ORV
หากท่านต้องการดึงรายการสินค้าที่อยู่ในเอกสารขายสินค้า (osv/orv) มาเพิ่มในใบลดหนี้ OCV ให้อัตโนมัติโดยไม่ต้องมาเลือกเอง ก่อนอื่นท่านต้องเคย เพิ่มข้อมูลเอกสารขายสด OSV หรือ เอกสารขายเงินเชื่อ ORV ในระบบมาก่อนจึงจะสามารถดึงรายการสินค้าจากเอกสารนั้นมาดึงข้อมูลสินค้ามาเพิ่มในใบลดหนี้นี้ได้ ในที่นี้จะยกตัวอย่างเฉพาะวิธีการดึงข้อมูลสินค้าเอกสาร OSVเท่านั้น ส่วนรายละเอียดอื่นๆให้เพิ่มตามวิธีที่ได้อธิบายก่อนหน้านี้ได้เลย
โดยก่อนที่ท่านจะทำการดึงรายการสินค้าจากเอกสาร OSV ต้องระบุวันที่ลดหนี้และรหัสลูกค้าในฟอร์มลดหนี้ก่อน จึงจะสามารถกดปุ่มดึงข้อมูลเพื่อดึงรายการสินค้าจากเอกสาร OSV ได้
เลือก “ดึงข้อมูลจากใบขายมาลดหนี้ (สำหรับใบลดหนี้เท่านั้น)”
ท่านสามารถระบุเงื่อนไขที่ใช้ในการค้นหาเอกสารใบขายสินค้าเพื่อดึงข้อมูลสินค้าได้ โดยต้องระบุประเภทเอกสารและช่วงวันที่เป็นอย่างน้อย
หมายเหตุ: การระบุเงื่อนไขที่ละเอียดจะทำให้ผลการค้นหาตรงกับเอกสารที่ต้องการมากขึ้น
ให้ท่านกดปุ่ม … ที่ช่องประเภทเอกสาร
หลังจากนั้นสามารถค้นหาประเภทเอกสารที่ต้องการโดยใช้รหัสเอกสารขายรับชำระทันทีคือรหัส “OSV” ในช่อง Seaech Characters แล้วให้เลือกใบซื้อสินค้าแล้วกด ok
หล้งจากนั้นให้ทำเครื่องหมายถูกที่เจาะจงเอกสารด้วย (ให้ทำเครื่องหมายถูกที่ช่องนี้ทุกครั้งหากระบุรหัสประเภทเอกสาร)
หากต้องการค้นหาเอกสารขายด้วยข้อมูลลูกค้าให้กดปุ่ม … เพื่อค้นหาข้อมูลลูกค้า (หากระบุเงื่อนไขนี้ต้องทำเครื่องหมายถูกที่ช่อง เจาะจงผู้จำหน่าย/ลูกค้าด้วย)
หลังจากนั้นให้ใส่ข้อมูลช่วงวันที่เพื่อใช้ในการค้นหาด้วย
– เริ่มวันที่: กำหนดวันที่เริ่มต้นของเอกสารขายที่จะค้นหา
– ถึงวันที่: กำหนดวันที่สุดท้ายที่เป็นไปได้ของเอกสารที่จะค้นหา
หมายเหตุ: หากระบุวันที่ที่แน่นอนได้ช่องเริ่มวันที่และช่องถึงวันที่ใส่วันที่ของเอกสารนั้นได้เลย (ต้องระบุและทำเครื่องหมายถูกที่ช่องเจาะจงวันที่ด้วย)
– รหัสเอกสาร: สามารถระบุเลขที่เอกสารขาย OSV / ORV ที่ต้องการค้นหาได้ เงื่อนไขนี้จะทำให้ค้นหาได้ผลลัพธ์เร็วที่สุด
หมายเหตุ: ต้องระบุเลขที่เอกสารแบบเต็มและตัวอักษรตัวเล็กตัวใหญ่ต้องตรงจึงจะใช้ค้นหาได้
เมื่อใส่เงื่อนไขที่จะใช้ค้นหาเอกสารขาย OSV/ORV เรียบร้อยแล้วให้กดปุ่มค้นหา ในตัวอย่างจะค้นหาด้วยทุกเงื่อนไข แต่ความเป็นจริงให้ระบุประเภทเอกสารและช่วงวันที่เป็นอย่างน้อย
ระบบจะแสดงเอกสารที่ตรงกับเงื่อนไขที่ใช้ค้นหา ให้ท่านคลิ๊กที่เอกสารขายที่ต้องการแล้วกด ok
หมายเหตุ: หากไม่พบเอกสารที่ต้องการแสดงว่าเงื่อนไขที่ใช้ในการค้นหาไม่ตรงกับเอกสารที่ต้องการ ให้กำหนดเงื่อนไขที่ใช้ในการค้นหาใหม่
หลังจากเลือกเอกสารขาย OSV/ORV แล้วระบบจะแสดงรายการสินค้าทั้งหมดในเอกสารขายนั้น ท่านสามารถเลือกรายการสินค้าที่จะลดหนี้และรับคืนเข้าคลังตามจริงได้เลย โดยมีเมนูให้ สามารถเลือกทั้งหมด หรือเลือกเฉพาะรายการสินค้าที่ต้องการก็ได้
หากต้องการเลือกบางรายการสินค้าในเอกสารขาย ให้ทำเครื่องหมายถูกในช่องเลือก เฉพาะหน้ารายการสินค้าที่ต้องการนำมาลดหนี้และรับคืนสินค้าเข้าคลัง เมื่อเลือกครบแล้วให้กด ok เพื่อยืนยันการเลือก
หากท่านเลือกรายการสินค้าผิดสามารถเลือกใหม่ได้โดยกดปุ่ม ยกเลิกการเลือก
หากท่านต้องการเลือกรายการสินค้าทุกรายการที่มีในเอกสารขายเพื่อลดหนี้ สามารถกดปุ่ม “เลือกทั้งหมด”
เมื่อเลือกรายการสินค้าตามต้องการเรียบร้อยแล้วให้กดปุ่ม ok
ระบบจะดึงรายการสินค้าทีท่านเลือกเข้ามาในฟอร์มใบลดหนี้และรับคืนสินค้า OCV ให้อัตโนมัติ เริ่มต้นระบบจะดึงจำนวนสินค้าและราคาขายต่อหน่วยจากเอกสารขายนั้นมาให้เป็นค่าตั้งต้น ท่านสามารถแก้ไขจำนวนและราคาต่อหน่วยที่จะลดหนี้และรับคืนเข้าคลังจากลูกค้าตามจริงได้เลย
และระบบจะดึงเลขที่เอกสารมาแสดงในช่อง เลขที่อ้างอิงให้อัตโนมัติ เมื่อกรอกข้อมูลทุกอย่างถูกต้องครบถ้วนแล้วให้กดปุ่มบันทึก ตามวิธีที่ได้อธิบายไว้ด้านบนได้เลย
การค้นหาใบลดหนี้และรับคืน OCV
หากท่านต้องการค้นหาเอกสารใบลดหนี้ OCV ที่เคยบันทึกไว้แล้วในระบบ สามารถค้นหาได้โดยเข้าที่เมนู ขาย-> ขายสินค้า-> ลดหนี้-> ลดหนี้และรับคืน-OCV (มี VAT)
เมื่อเข้าสู่ฟอร์มให้กดปุ่มค้นหา
ท่านสามารถระบุเงื่อนไขที่ใช้ในการค้นหาโดยต้องระบุอย่างน้อย 1 เงื่อนไข
หมายเหตุ: การระบุเงื่อนไขที่ละเอียดจะทำให้ผลการค้นหาตรงกับเอกสารที่ต้องการมากขึ้น
– ผู้จำหน่าย/ลูกค้า: กดปุ่ม … เพื่อค้นหาเอกสารลดหนี้และรับคืน OCV ด้วยข้อมูลลูกค้า (หากระบุเงื่อนไขนี้ต้องทำเครื่องหมายถูกที่ช่อง เจาะจงผู้จำหน่าย/ลูกค้าด้วย)
– เริ่มวันที่: กำหนดวันที่เริ่มต้นของเอกสาร OCV ที่จะค้นหา
– ถึงวันที่: กำหนดวันที่สุดท้ายที่เป็นไปได้ของเอกสารลดที่จะค้นหา หากระบุวันที่ที่แน่นอนได้ช่องเริ่มวันที่และช่องถึงวันที่ใส่วันที่ของเอกสารนั้นได้เลย (ต้องระบุและทำเครื่องหมายถูกที่ช่องเจาะจงวันที่ด้วย)
– รหัสเอกสาร: สามารถระบุเลขที่เอกสารใบลดหนี้รับคืน OCV ที่ต้องการค้นหาได้ (ต้องระบุข้อมูลแบบเต็มจึงใช้ค้นหาได้)
เมื่อใส่เงื่อนไขที่จะใช้ค้นหาเอกสารใบลดหนี้รับคืน OCV เรียบร้อยแล้วให้กดปุ่มค้นหา
ระบบจะแสดงเอกสารลดหนี้และรับคืน OCV ที่ตรงกับเงื่อนไขที่ใช้ค้นหา ให้ท่านคลิ๊กที่เอกสารที่ต้องการแล้วกด ok
หมายเหตุ: หากไม่พบแสดงตามเงื่อนไขที่ใช้ค้นหาไม่ตรงตามเอกสาร ให้กำหนดเงื่อนไขที่ใช้ในการค้นหาใหม่
การแก้ไขใบลดหนี้และรับคืน OCV
ท่านสามารถแก้ไขเอกสารใบลดหนี้และรับคืน OCVได้ โดยค้นหาเอกสารลดหนี้ OCV ที่ต้องการขึ้นมาแล้วกดปุ่มแก้ไข
หมายเหตุ: หากมีการนำเอกสารนี้ไปใช้งานแล้วให้ท่านลบการผูกข้อมูลที่เอกสารปลายทางที่เกี่ยวข้องกับใบลดหนี้ขายนี้ออกก่อน ถึงจะทำการแก้ไขเอกสารใบลดหนี้ขายนี้ได้ เช่นเอกสารรับชำระเงิน RCV ที่มีการดึงใบลดหนี้นี้ไปอ้างอิงในการรับชำระเงิน
เมื่ออยู่ที่หน้าเอกสารลดหนี้ OCV ให้คลิ๊กที่ปุ่มแก้ไข
สามารถแก้ไขข้อมูลทุกอย่างที่ต้องการได้ทั้งเอกสาร เช่นวันที่ ลูกค้า รายการสินค้าที่จะลดหนี้ขาย จำนวน ราคา/หน่วยที่จะลดหนี้ รูปแบบการคำนวณVAT รูปแบบการจ่ายชำระเงินลดหนี้ ฯลฯ
ข้อควรระวัง:
1.ถ้าการแก้ไข/ลบนั้นเกี่ยวข้องกับจำนวนสินค้า/ราคาลดหนี้ ให้ตรวจสอบจำนวนเงินรวม และรูปแบบการจ่ายเงินและแก้ไขจำนวนที่จ่ายแต่ละประเภทให้ตรงกับยอดที่จะแก้ไขใหม่ด้วย ห้ามให้ยอดค้างชำระติดลบ หากยอดเงินมีการเปลี่ยนแปลงจากเดิมก่อนทำการบันทึก
2.หากรายการสินค้าเดิมในใบลดหนี้ขายมีการเปลี่ยนรหัสสินค้าจะต้องทำการเลือกสินค้าขึ้นมาใหม่ให้ตรงตามรหัสสินค้าใหม่ที่ทำการเปลี่ยน
วิธีลบสินค้าบางรายการ: ให้คลิ๊กที่รายการสินค้าที่ต้องการลบ แล้วกดปุ่ม Ctrl และ delete ตามลำดับที่แป้นคีย์บอร์ด
จะมีข้อความให้ท่านยืนยันการลบ ถ้าท่านต้องการลบให้กด ok เพื่อยืนยันการลบ ถ้าจะยกเลิกการลบให้กดปุ่ม cancel
เมื่อแก้ไขข้อมูลเรียบร้อย พร้อมตรวจสอบยอดเงินรวมที่ช่องค้างชำระ (ห้ามติดลบ) ในตัวอย่างเนื่องจากมีการลบสินค้าบางรายการออกทำให้ยอดรวมใหม่ น้อยกว่ายอดที่เคยบันทึกจ่ายเงินไว้ ให้ทำการแก้ไขยอดจ่ายเงินใหม่ให้เท่ากับจำนวนเงินรวมลดหนี้ใหม่ก่อน
เมื่อแก้ไขข้อมูลเรียบร้อยแล้ว ให้กดปุ่มบันทึกเอกสารลดหนี้ OCV เพื่อยืนยันการแก้ไขข้อมูลใหม่ได้
การลบใบลดหนี้ขายและรับคืน OCV
ท่านสามารถลบเอกสารใบลดหนี้และรับคืน OCV ได้ โดยค้นหาใบลดหนี้ที่ต้องการขึ้นมาก่อนแล้วกดปุ่มลบ
หมายเหตุ: หากมีการนำเอกสารนี้ไปใช้งานแล้วให้ท่านลบการผูก/อ้างอิงเอกสารนี้ออกจากเอกสารปลายทางก่อน
Note: เอกสารปลายทางที่เกี่ยวข้องกับใบลดหนี้และลดหนี้ OCV เช่นเอกสารใบรับชำระเงิน RCV ที่มีการดึงใบลดหนี้นี้ไปอ้างอิงหรือเอกสารที่มีการดึงข้อมูลสินค้าใบลดหนี้นี้ไปใช้งาน
หมายเหตุ: ก่อนลบให้ตรวจสอบเอกสารให้แน่ใจก่อน หากลบเอกสารลดหนี้นี้แล้วจะไม่สามารถนำกลับคืนมาได้ต้องเพิ่มเอกสารใหม่เท่านั้น
ระบบจะแสดงข้อความให้ท่านยืนยันการลบเอกสารลดหนี้ OCV ที่ท่านเลือก ถ้าท่านต้องการลบเอกสารนั้นให้กด Yes เพื่อยืนยันการลบ ถ้าจะยกเลิกการลบให้กดปุ่ม No
การดึงใบลดหนี้ OCV ไปหักลบตอนรับชำระเงิน RCV
(กรณีที่ค้างจ่ายการลดหนี้)
หากตอนที่บันทึกเอกสารลดหนี้ OCV ท่านค้างจ่ายชำระเงินลดหนี้กับลูกค้า ท่านสามารถนำเอกสารลดหนี้ OCV มาหักลบตอนรับชำระเงิน RCV ได้ โดยเข้าไปที่เมนู การเงิน-> รับเงิน-> รับชำระหนี้-> รับชำระหนี้ทั่วไป (มีภาษี) ดังรูป
หลังจากนั้นให้กดปุ่มเพิ่มใบรับชำระหนี้ RCV (กดทุกครั้งก่อนเพิ่มเอกสารใหม่)
ให้เพิ่มข้อมูลอื่นๆตามวิธีของการเพิ่มเอกสารรับชำระหนี้ RCV
หลังจากนั้นให้กดปุ่ม บิลทั้งหมดเพื่อเลือกเอกสารที่จะดึงมารับเงิน โดยในตัวอย่างจะดึงเอกสารลดหนี้และรับคืน OCV มาหักลบด้วย
ระบบจะแสดงบิลขายเชื่อทั้งหมดที่ยังไม่ได้รับชำระเงินของลูกค้าคนนั้น และแสดงเอกสารลดหนี้และรับคืน OCV ด้วย ให้ทำเครื่องหมายถูกในช่องเลือกเฉพาะหน้าเลขที่เอกสารOCV ที่ต้องการดึงมาหักลบในการรับชำระหนี้ครั้งหนี้ เมื่อเลือกเอกสารครบแล้วให้กด ok เพื่อยืนยันการเลือก
ระบบจะดึงรายการเอกสารขายเชื่อ ORV และ OCV ที่ท่านเลือกเข้ามาในฟอร์มใบรับชำระหนี้ให้อัตโนมัติ จะสังเกตเห็นว่าในช่อง บวก/หัก จะแสดงสถานะการคำนวณ รหัสเอกสาร OCV จะมีสถานะ – คือนำมาหักออกจากผลรวม และในตัวอย่างจะหักออก 2,500 จากยอดรวม 54,350
ยอดรวม ORV: 54,350 – OCV: 2,500 = 51,850
