ท่านสามารถบันทึกเอกสารเพิ่มหนี้ขายทั้งแบบมีภาษีมูลค่าเพิ่ม (ODV) และแบบไม่มีภาษีมูลค่าเพิ่ม (ODN) ได้ ในกรณีที่ได้ทำเอกสารใบส่งสินค้า/ใบเสร็จรับเงิน/ใบกำกับภาษีให้ลูกค้า ในราคาที่น้อยกว่าความเป็นจริง หรือรายการสินค้าในเอกสารไม่ครบหรือกรณีราคาสินค้า/หน่วยที่แจ้งหรือจำนวนสินค้าที่แจ้งน้อยกว่าราคา/จำนวนที่ลูกค้าได้รับจริงเป็นต้น จึงต้องการเพิ่มหนี้รับเงินเพิ่มเติมจากลูกค้าตามส่วนต่างที่หายไป
เพิ่มใบเพิ่มหนี้การขาย ODV / ODN
ท่านสามารถบันทึกเอกสารเพิ่มหนี้ขายแบบมีภาษี (ODV) โดยอ้างอิงถึงเอกสารขายที่มีภาษีมูลค่าเพิ่ม (เอกสารขายสินค้ามีภาษีแบบรับชำระทันที OSV หรือ เอกสารขายสินค้ามีภาษีแบบรับชำระภายหลัง ORV)
หมายเหตุ: ถ้าเอกสารเพิ่มหนี้ขายแบบไม่มีภาษี (ODN) จะใช้อ้างอิงถึงเอกสารขายที่ไม่มีภาษีมูลค่าเพิ่ม (เอกสารขายสด OSN หรือ เอกสารขายเชื่อ ORN)
แต่ในที่นี้จะอธิบายเฉพาะการเพิ่มหนี้ขายแบบมีภาษี ODV เท่านั้น ซึ่งการเพิ่มหนี้แบบไม่มีภาษี ODN จะมีวิธีการเหมือนกันแต่เข้าคนละเมนู ถ้าเพิ่มหนี้แบบไม่มีภาษี ODN ให้ไปที่เมนู ขาย-> ขายสินค้า-> เพิ่มหนี้-> ไม่มีVAT/ ไม่มีภาษี ดังรูป
แต่ถ้าเพิ่มใบเพิ่มหนี้ขายแบบมีภาษี ODV ให้เข้าไปที่เมนู ขาย-> ขายสินค้า-> เพิ่มหนี้-> มีVAT/มีภาษี
หลังจากนั้นให้เลือกคลังสินค้าที่จะเพิ่มหนี้ขาย วิธีเพิ่มคลังสินค้า เมื่อเลือกคลังแล้วให้คลิ๊กปุ่ม ok ในตัวอย่างจะเลือกคลังหลัก
หลังจากนั้นให้กดปุ่มเพิ่ม (ต้องกดปุ่มเพิ่มทุกครั้งก่อนเพิ่มเอกสารใหม่)
ให้เลือกวันที่ของเอกสารเพิ่มหนี้ขาย (สามารถเลือกวันที่ย้อนหลังได้หากมาบันทึกเอกสารในภายหลัง) โดยคลิ๊กปุ่ม … ที่ช่องวันที่
แล้วเลือกวันที่เพิ่มหนี้ขายในปฏิทิน
หลังจากนั้นให้เลือกรหัสลูกค้าที่จะเพิ่มหนี้ขาย โดยกดปุ่ม … ที่หัวข้อรหัสลูกค้า (ท่านจะต้องเพิ่มข้อมูลลูกค้าก่อน
สามารถเลือกได้ว่าต้องการค้นหาจากลูกค้าทั้งหมดหรือค้นหาตามกลุ่มลูกค้าที่เลือก หากต้องการค้นหาจากลูกค้าทั้งหมด ให้ทำเครื่องหมายถูกที่ช่องแสดงลูกค้าทุกเขต ก่อนใส่ข้อมูลค้นหาลูกค้าที่ช่อง “คำค้น”
แต่หากต้องการค้นหาตามกลุ่มลูกค้าให้เอาเครื่องหมายถูกที่ช่องแสดงลูกค้าทุกเขตออกแล้วคลิ๊กที่กลุ่มลูกค้าที่ต้องการด้านซ้ายก่อนใส่ข้อมูลค้นหาที่ช่อง “คำค้น”
ท่านสามารถค้นหาข้อมูลลูกค้าได้โดยใส่ข้อมูล (รหัส/ชื่อ/นามสกุล/เบอร์โทรของลูกค้าเพียงบางส่วนของข้อมูล) ในช่องคำค้น เมื่อพบข้อมูลที่ต้องการแล้วให้คลิ๊กเลือกข้อมูลลูกค้าที่ต้องการในตารางแล้วกดปุ่ม ok
หลังจากนั้นให้เลือกรูปแบบการคำนวณภาษีมูลค่าเพิ่มในใบเพิ่มหนี้ขาย ODV ซึ่งต้องเป็นรูปแบบเดียวกับในเอกสารขายที่จะเพิ่มหนี้
1.ไม่คิด vat (สินค้าไม่คิดภาษีมูลค่าเพิ่ม)
2.ราคารวม VAT /VAT ใน (สินค้ารวมภาษีมูลค่าเพิ่มในราคาสินค้าแต่ละรายการ)
3.ราคาแยก VAT /VATนอก (สินค้าแยกภาษีมูลค่าเพิ่มไว้คำนวณตอนสรุปยอดสุทธิ)
หมายเหตุ: ต้องกำหนดรูปแบบการคำนวณ VAT ก่อนเลือกข้อมูลสินค้าในเอกสาร
ในตัวอย่างจะเลือกรูปแบบ ราคารวม VAT
การเลือกสินค้าที่จะเพิ่มหนี้ขายสามารถทำได้ 2 วิธี
1.ดึงข้อมูลสินค้าจากเอกสารขายสด osv/ขายเชื่อ orv ที่ได้ทำการขายสินค้าที่จะเพิ่มหนี้
2.การเลือกสินค้าที่จะเพิ่มหนี้เอง
ดึงรายการสินค้าเพิ่มหนี้จากเอกสารขาย OSV/ORV
หากท่านต้องการดึงรายการสินค้าที่อยู่ในเอกสารขาย (osv/orv) มาเพิ่มในใบเพิ่มหนี้ ODV ให้อัตโนมัติโดยไม่ต้องเลือกเองจะใช้ในกรณีที่การเพิ่มหนี้นั้นเกี่ยวข้องกับสินค้าในเอกสารขายนั้น ก่อนอื่นท่านต้องเคย เพิ่มข้อมูลเอกสารขายสด OSV หรือ เอกสารขายเงินเชื่อ ORV ในระบบมาก่อนจึงจะสามารถดึงรายการสินค้าจากเอกสารนั้นมาเพิ่มในใบเพิ่มหนี้นี้ได้ ในที่นี้จะยกตัวอย่างเฉพาะวิธีการดึงข้อมูลสินค้าเอกสาร OSVเท่านั้น
โดยก่อนที่ท่านจะทำการดึงรายการสินค้าจากเอกสาร OSV ต้องระบุวันที่เพิ่มหนี้และรหัสลูกค้าในเมนูเพิ่มหนี้ก่อน จึงจะสามารถกดปุ่มดึงข้อมูลเพื่อดึงรายการสินค้าจากเอกสาร OSV ได้
ตัวอย่างเอกสารการขายสินค้าแบบรับเงินทันที OSV ที่จะทำการดึงรายการสินค้ามาเพิ่มหนี้
กดปุ่มดึงข้อมูล
เลือก “ดึงข้อมูลจากเอกสาร”
ท่านสามารถระบุเงื่อนไขที่ใช้ในการค้นหาเอกสารใบขายสินค้าเพื่อดึงข้อมูลสินค้าได้ โดยต้องระบุประเภทเอกสารและช่วงวันที่เป็นอย่างน้อย
หมายเหตุ: การระบุเงื่อนไขที่ละเอียดจะทำให้ผลการค้นหาตรงกับเอกสารที่ต้องการมากขึ้น
ให้ท่านกดปุ่ม … ที่ช่องประเภทเอกสาร
หลังจากนั้นสามารถค้นหาประเภทเอกสารที่ต้องการดึงข้อมูลรายการสินค้าโดยใช้รหัสเอกสาร ในที่นี้จะดึงจากประเภทขายสดคือรหัส “OSV” ในช่อง Seaech Characters แล้วกด OK
หล้งจากนั้นให้ทำเครื่องหมายถูกที่เจาะจงเอกสารด้วย (ให้ทำเครื่องหมายถูกที่ช่องนี้ทุกครั้งหากระบุรหัสประเภทเอกสาร)
หากต้องการค้นหาเอกสารขายด้วยข้อมูลลูกค้าให้กดปุ่ม … เพื่อค้นหาข้อมูลลูกค้า (หากระบุเงื่อนไขนี้ต้องทำเครื่องหมายถูกที่ช่อง เจาะจงผู้จำหน่าย/ลูกค้าด้วย)
หลังจากนั้นให้ใส่ข้อมูลช่วงวันที่เพื่อใช้ในการค้นหาด้วย
– เริ่มวันที่: กำหนดวันที่เริ่มต้นของเอกสารขายที่จะค้นหา
– ถึงวันที่: กำหนดวันที่สุดท้ายที่เป็นไปได้ของเอกสารที่จะค้นหา
หมายเหตุ: หากระบุวันที่ที่แน่นอนได้ช่องเริ่มวันที่และช่องถึงวันที่ใส่วันที่ของเอกสารนั้นได้เลย (ต้องระบุและทำเครื่องหมายถูกที่ช่องเจาะจงวันที่ด้วย)
– รหัสเอกสาร: สามารถระบุเลขที่เอกสารขาย OSV / ORV ที่ต้องการค้นหาได้ เงื่อนไขนี้จะทำให้ค้นหาได้ผลลัพธ์เร็วที่สุด
หมายเหตุ: ต้องระบุเลขที่เอกสารแบบเต็มและตัวอักษรตัวเล็กตัวใหญ่ต้องตรงจึงจะใช้ค้นหาได้
เมื่อใส่เงื่อนไขที่จะใช้ค้นหาเอกสารขาย OSV/ORV เรียบร้อยแล้วให้กดปุ่มค้นหา ในตัวอย่างจะค้นหาด้วยทุกเงื่อนไข แต่ความเป็นจริงให้ระบุประเภทเอกสารและช่วงวันที่เป็นอย่างน้อย
ระบบจะแสดงเอกสารที่ตรงกับเงื่อนไขที่ใช้ค้นหา ให้ท่านคลิ๊กที่เอกสารขายที่ต้องการแล้วกด ok
หมายเหตุ: หากไม่พบเอกสารที่ต้องการแสดงว่าเงื่อนไขที่ใช้ในการค้นหาไม่ตรงกับเอกสารที่ต้องการ ให้กำหนดเงื่อนไขที่ใช้ในการค้นหาใหม่
หลังจากเลือกเอกสารขาย OSV/ORV แล้วระบบจะแสดงรายการสินค้าทั้งหมดในเอกสารขายนั้น ท่านสามารถเลือกรายการสินค้าที่จะเพิ่มหนี้ตามจริงได้เลย โดยมีเมนูให้ สามารถเลือกทั้งหมด หรือเลือกเฉพาะรายการสินค้าที่ต้องการก็ได้
หากท่านต้องการเลือกรายการสินค้าทุกรายการที่มีในเอกสารขายเพื่อเพิ่มหนี้ สามารถกดปุ่ม “เลือกทั้งหมด”
หากท่านเลือกรายการสินค้าผิดสามารถเลือกใหม่ได้โดยกดปุ่ม ยกเลิกการเลือก
หากต้องการเลือกบางรายการสินค้าในเอกสารขาย ให้ทำเครื่องหมายถูกในช่องเลือก เฉพาะหน้ารายการสินค้าที่ต้องการนำมาเพิ่มหนี้
เมื่อเลือกรายการสินค้าตามต้องการเรียบร้อยแล้วให้กดปุ่ม ok
ระบบจะดึงเลขที่เอกสารขายนั้นมาแสดงในช่อง เลขที่อ้างอิงให้อัตโนมัติ แต่ถ้าเป็นการเลือกสินค้าเองโดยไม่ได้ดึงจากเอกสารขายก็สามารถระบุเลขที่เอกสารขายที่อ้างอิงการเพิ่มหนี้ที่ช่องเลขที่อ้างอิง
ระบบจะดึงรายการสินค้าทีท่านเลือกเข้ามาในฟอร์มใบเพิ่มหนี้ ODV ให้อัตโนมัติ เริ่มต้นระบบจะดึงจำนวนสินค้าและราคาขายต่อหน่วยจากเอกสารขายนั้นมาให้เป็นค่าตั้งต้น ท่านสามารถแก้ไขจำนวนและราคาต่อหน่วยที่จะเพิ่มหนี้จากลูกค้าตามจริงได้เลย
หากต้องการเลือกสินค้าที่จะเพิ่มหนี้รายการถัดไปที่ไม่ได้อยู่ในเอกสารขายนั้น ให้กดปุ่มลูกศรลงที่แป้นคีย์บอร์ด แล้วกด … ที่หัวข้อรหัสรายการเพื่อเลือกสินค้ารายการต่อไป
การเลือกสินค้าที่จะเพิ่มหนี้เอง
ให้เพิ่มรายการสินค้าที่จะเพิ่มหนี้ โดยคลิ๊กที่ช่องรหัสรายการ สามารถสแกนบาร์โค้ดโดยใช้เครื่องอ่านบาร์โค้ดที่ช่องนี้ หรือใช้วิธีค้นหาจากข้อมูลสินค้าโดยกดปุ่ม … (ถ้ายังไม่มีข้อมูลสินค้าในระบบต้องทำการเพิ่มข้อมูลสินค้าก่อน)
โดยสามารถเลือกได้ว่าต้องการค้นหาจากสินค้าทั้งหมดหรือค้นหาตามกลุ่มสินค้าที่เลือก หากต้องการค้นหาจากสินค้าทั้งหมด ให้ทำเครื่องหมายถูกที่ช่องแสดงสินค้าทุกประเภท ก่อนใส่ข้อมูลค้นหาที่ช่อง “คำที่ใช้ค้นหา”
แต่หากต้องการค้นหาตามกลุ่มสินค้าให้เอาเครื่องหมายถูกที่ช่องแสดงสินค้าทุกประเภทออกแล้วคลิ๊กที่กลุ่มสินค้าที่ต้องการด้านซ้ายก่อนใส่ข้อมูลค้นหาที่ช่อง “คำที่ใช้ค้นหา”
หลังจากนั้นสามารถค้นหาสินค้าที่ต้องการด้วย (รหัส/บาร์โค้ด/ชื่อสินค้า) ในช่องคำที่ใช้คำค้นหาสามารถค้นหาด้วยบางส่วนของข้อมูลได้ หล้งจากพบสินค้าที่ต้องการแล้วให้คลิ๊กที่ข้อมูลสินค้านั้นในตารางแล้วกดปุ่ม ok
หลังจากนั้นให้ระบุจำนวนสินค้าที่จะเพิ่มหนี้และราคาที่จะเพิ่มหนี้ต่อหน่วยของสินค้านั้น
หมายเหตุ: ระบบจะดึงราคาขายในข้อมูลสินค้ามาเป็นค่าเริ่มต้น และท่านสามารถแก้ไขราคาตามราคาเพิ่มหนี้ต่อหน่วยจริงได้เลย
หลังจากใส่ข้อมูลแล้วระบบจะคำนวณราคาของสินค้ารายการนั้นในช่องรวมเงินให้อัตโนมัติ หากต้องการเลือกสินค้าที่จะลดหนี้รายการถัดไปให้กดปุ่มลูกศรลงที่แป้นคีย์บอร์ด แล้วกด … เพื่อเลือกสินค้ารายการต่อไป (ถ้ามี)
ให้เพิ่มรายการสินค้าที่จะเพิ่มหนี้ขายจนครบ พร้อมระบุจำนวนและราคาขายต่อหน่วยที่จะเพิ่มหนี้ให้ครบ แล้วระบบจะคำนวณ ยอดรวมเงินแต่ละรายการสินค้าและยอดรวมเงินทั้งหมดในช่องค้างชำระเป็นค่าเริ่มต้นให้อัตโนมัติ และด้านล่างจะแสดง มูลค่าสินค้า ภาษีมูลค่าเพิ่ม และยอดรวม ตามรูปแบบประเภทการคิด vat ที่ท่านเลือก
หมายเหตุ: ห้ามมีบรรทัดว่างที่ไม่มีข้อมูลสินค้าในตาราง ถ้ามีบรรทัดว่างที่เกินให้กดปุ่มลูกศรขึ้นที่แป้นคีย์บอร์ด
เพิ่มหนี้แบบค้างการรับเงิน
ท่านสามารถเพิ่มใบเพิ่มหนี้ และเลือกได้ว่าจะรับเงินที่เพิ่มหนี้ในทันทีหรือค้างการรับเงินเพิ่มหนี้แล้วค่อยไปรับเงินพร้อมกับรับชำระหนี้บิลขายเชื่ออื่นๆเมื่อถึงกำหนดรับชำระของลูกค้าคนนั้น โดยจะต้องมีเอกสารการขายสินค้าแบบรับเงินภายหลัง ORV อยู่ในระบบก่อน
หากท่านเพิ่มหนี้ขายแบบยังไม่รับเงินจากลูกค้าในทันที ต้องการค้างการรับเงินในใบเพิ่มหนี้แล้วค่อยไปรับตอนรับชำระเงินพร้อมบิลขายเชื่ออื่นๆภายหลังตามกำหนด สามารถทำได้ โดยหลังจากที่ระบุข้อมูลรายการสินค้าที่จะเพิ่มหนี้ครบทุกรายการแล้ว จะขึ้นยอดรวมเงินที่ช่องค้างชำระดังรูป
ให้ท่านกดปุ่มบันทึกได้เลย ให้ยอดรวมอยู่ที่ช่องค้างชำระ เมื่อถึงเวลารับชำระหนี้ตามรอบของลูกค้า ท่านสามารถดึงยอดค้างการเพิ่มหนี้ลูกค้าเอกสารนี้ ไปรับเงินได้ใน บันทึกรับชำระหนี้เพื่อเคลียร์ยอดค้างชำระการเพิ่มหนี้นี้ได้
เลือกรูปแบบการรับเงินเพิ่มหนี้ ODV
หากรับชำระเงินเพิ่มหนี้ด้วยเงินสดเพียงอย่างเดียวให้ใส่ยอดเงินที่ช่องเงินสดเต็มจำนวนได้เลย เช่นในตัวอย่างค้างชำระ 520 ให้ใส่จำนวนเงินที่ช่องเงินสด 520 แล้วกดปุ่ม enter ที่แป้นคีย์บอร์ด ให้ยอดในช่องค้างชำระเป็น 0
แต่หากรับชำระเงินเพิ่มหนี้จากลูกค้าด้วยรูปแบบอื่นๆที่ไม่ใช่เงินสดร่วมด้วย ให้ท่านคลิ๊กที่แถบ “รายการรับชำระ” ดังรูป
หลังจากนั้นให้เลือกประเภทการรับ ที่ช่องประเภทโดยกดปุ่มเครื่องหมายสามเหลี่ยมลงและคลิ๊กเลือกรูปแบบ ในตัวอย่างจะเลือกรูปแบบโอนผ่านบัญชีธนาคาร
หลังจากนั้น สามารถเลือกธนาคารกิจการของท่านที่ใช้ในการรับเงินเพิ่มหนี้ได้ที่ช่องธนาคารโดยกดปุ่ม … (จะต้องเพิ่มธนาคารของกิจการ ก่อนมาเพิ่มใบเพิ่มหนี้นี้)
สามารถใส่เลขที่เช็คได้ถ้ามี ถ้าไม่มีปล่อยเป็นค่าเริ่มต้นที่ระบบสร้างให้และเลือกวันที่รับชำระ (ช่องเช็คลงวันที่) และจำนวนเงินที่รับค่าเพิ่มหนี้ด้วยรูปแบบที่ท่านเลือก ในตัวอย่างรับด้วยเงินโอน 500 บาท หากมีค่าธรรมเนียมหรือค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมในการโอนใส่เป็น % ที่ช่อง %ส่วนเพิ่มได้ (ถ้ามี)
จะสังเกตเห็นว่าในช่องชำระด้วยอื่นๆจะขึ้น 0 เนื่องจากยังไม่เกิดการบันทึก
ให้ท่านกดปุ่มลูกศรลงเพื่อให้ระบบคำนวณค่าเงินโอนก่อน ถ้าคำนวณแล้วจำนวนเงินที่รับด้วยรูปแบบที่เลือก (ชำระโดยการโอน 500) จะไปแสดงที่ช่องชำระโดยอื่นๆ
หลังจากนั้นให้กดปุ่มลูกศรขึ้นเพื่อลดบรรทัดที่ไม่มีข้อมูล
หมายเหตุ: รายการรับชำระด้วยรูปแบบอืนๆต้องมีบรรทัดเดียว
ระบบจะคำนวณยอดเงินค้างชำระใหม่
ยอดรวม: 520
จ่ายชำระด้วยรูปแบบโอน: 500
ค้างชำระ: 20
หากส่วนค้างชำระที่เหลือ (20 บาท) จะรับชำระด้วยเงินสด ให้ใส่ยอด 20 ที่ช่องเงินสดแล้วกดปุ่ม enter ที่แป้นคีย์บอร์ดให้ช่องยอดค้างชำระขึ้น 0
เมื่อกรอกข้อมูลทุกอย่างถูกต้องครบถ้วนแล้วให้กดปุ่มบันทึก เพื่อบันทึกเอกสารเพิ่มหนี้ขาย ODV
พิมพ์ใบเพิ่มหนี้ ODV
หากท่านต้องการพิมพ์เอกสารใบเพิ่มหนี้ ODV สามารถกดปุ่มพิมพ์1/พิมพ์2 ได้ โดยต้องมีการเพิ่มแบบฟอร์มใบเพิ่มหนี้ ODV ไว้ก่อนแล้วจึงจะสามารถพิมพ์ตามรูปแบบที่ต้องการได้ การกำหนดแบบฟอร์มเอกสารให้เมนูต่างๆ
– ปุ่มพิมพ์1 (จะเป็นรูปแบบทั่วไปที่ใช้พิมพ์บ่อยๆ)
– ปุ่มพิมพ์2 จะสามารถกำหนดได้หลายแบบฟอร์มเหมาะกับกิจการที่มีการพิมพ์แบบฟอร์มหลายๆรูปแบบตามจุดประสงค์การใช้งานที่แตกต่างกัน
เมื่อกดปุ่มพิมพ์1/พิมพ์2แล้ว ระบบจะแสดงเอกสารใบเพิ่มหนี้ ODV ขึ้นมา ท่านสามารถเลือกบันทึกไฟล์ในรูปไฟล์ PDF หรือเลือกพิมพ์ในรูปแบบกระดาษได้โดยต้องเตรียมปริ้นเตอร์และกระดาษให้เรียบร้อยก่อนสั่งพิมพ์ หากต้องการพิมพ์ให้กดปุ่มรูปปริ้นเตอร์ดังรูป วิธีแก้ไขการพิมพ์เอกสารไม่ออกเบื้องต้น
หลังจากนั้นให้เลือกชื่อปริ้นเตอร์ที่จะใช้พิมพ์เอกสารที่หัวข้อ Name แล้วกด ok
หมายเหตุ: ต้องทำการติดตั้ง driver ปริ้นเตอร์ให้เรียบร้อยก่อนใช้งาน
การค้นหาใบเพิ่มหนี้ ODV
หากท่านต้องการค้นหาเอกสารใบเพิ่มหนี้ ODV ที่เคยบันทึกไว้แล้วในระบบ สามารถค้นหาได้โดยเข้าที่เมนู ขาย-> ขายสินค้า-> เพิ่มหนี้-> มีVAT /มีภาษี
เมื่อเข้าสู่ฟอร์มให้กดปุ่มค้นหา
ท่านสามารถระบุเงื่อนไขที่ใช้ในการค้นหาโดยต้องระบุอย่างน้อย 1 เงื่อนไข
หมายเหตุ: การระบุเงื่อนไขที่ละเอียดจะทำให้ผลการค้นหาตรงกับเอกสารที่ต้องการมากขึ้น
– ผู้จำหน่าย/ลูกค้า: กดปุ่ม … เพื่อค้นหาเอกสารเพิ่มหนี้ ODV ด้วยข้อมูลลูกค้า (หากระบุเงื่อนไขนี้ต้องทำเครื่องหมายถูกที่ช่อง เจาะจงผู้จำหน่าย/ลูกค้าด้วย)
– เริ่มวันที่: กำหนดวันที่เริ่มต้นของเอกสาร ODV ที่จะค้นหา
– ถึงวันที่: กำหนดวันที่สุดท้ายที่เป็นไปได้ของเอกสารเพิ่มหนี้ที่จะค้นหา หากระบุวันที่ที่แน่นอนได้ช่องเริ่มวันที่และช่องถึงวันที่ใส่วันที่ของเอกสารนั้นได้เลย (ต้องระบุและทำเครื่องหมายถูกที่ช่องเจาะจงวันที่ด้วย)
– รหัสเอกสาร: สามารถระบุเลขที่เอกสารใบเพิ่มหนี้ ODV ที่ต้องการค้นหาได้ (ต้องระบุข้อมูลแบบเต็มจึงใช้ค้นหาได้)
เมื่อใส่เงื่อนไขที่จะใช้ค้นหาเอกสารใบเพิ่มหนี้ ODV เรียบร้อยแล้วให้กดปุ่มค้นหา
ระบบจะแสดงเอกสารเพิ่มหนี้ ODV ที่ตรงกับเงื่อนไขที่ใช้ค้นหา ให้ท่านคลิ๊กที่เอกสารที่ต้องการแล้วกด ok
หมายเหตุ: หากไม่พบแสดงตามเงื่อนไขที่ใช้ค้นหาไม่ตรงตามเอกสาร ให้กำหนดเงื่อนไขที่ใช้ในการค้นหาใหม่
การแก้ไขใบเพิ่มหนี้ ODV
ท่านสามารถแก้ไขเอกสารใบเพิ่มหนี้ ODVได้ โดยค้นหาเอกสารเพิ่มหนี้ ODV ที่ต้องการขึ้นมาแล้วกดปุ่มแก้ไข
หมายเหตุ: หากมีการนำเอกสารนี้ไปใช้งานแล้วให้ท่านลบการผูกข้อมูลที่เอกสารปลายทางที่เกี่ยวข้องกับใบเพิ่มหนี้ขายนี้ออกก่อน ถึงจะทำการแก้ไขเอกสารใบเพิ่มหนี้นี้ได้ เช่นเอกสารรับชำระเงิน RCV ที่มีการดึงใบเพิ่มหนี้นี้ไปอ้างอิงในการรับชำระเงิน
เมื่ออยู่ที่หน้าเอกสารเพิ่มหนี้ ODV ให้คลิ๊กที่ปุ่มแก้ไข
สามารถแก้ไขข้อมูลทุกอย่างที่ต้องการได้ทั้งเอกสาร เช่นวันที่ ลูกค้า รายการสินค้าที่จะเพิ่มหนี้ขาย จำนวน ราคา/หน่วยที่จะเพิ่มหนี้ รูปแบบการคำนวณVAT รูปแบบการรับชำระเงินเพิ่มหนี้ ฯลฯ
ข้อควรระวัง:
1.ถ้าการแก้ไข/ลบนั้นเกี่ยวข้องกับจำนวนสินค้า/ราคาเพิ่มหนี้ ให้ตรวจสอบจำนวนเงินรวม และรูปแบบการรับเงินและแก้ไขจำนวนที่รับเงินแต่ละประเภทให้ตรงกับยอดที่จะแก้ไขใหม่ด้วย ห้ามให้ยอดค้างชำระติดลบ หากยอดเงินมีการเปลี่ยนแปลงจากเดิมก่อนทำการบันทึก
2.หากรายการสินค้าเดิมในใบเพิ่มหนี้ขายมีการเปลี่ยนรหัสสินค้าจะต้องทำการเลือกสินค้าขึ้นมาใหม่ให้ตรงตามรหัสสินค้าใหม่ที่ทำการเปลี่ยน
วิธีลบสินค้าบางรายการ: ให้คลิ๊กที่รายการสินค้าที่ต้องการลบ แล้วกดปุ่ม Ctrl และ delete ตามลำดับที่แป้นคีย์บอร์ด
จะมีข้อความให้ท่านยืนยันการลบ ถ้าท่านต้องการลบให้กด ok เพื่อยืนยันการลบ ถ้าจะยกเลิกการลบให้กดปุ่ม cancel
เมื่อแก้ไขข้อมูลเรียบร้อย พร้อมตรวจสอบยอดเงินรวมที่ช่องค้างชำระ (ห้ามติดลบ) ในตัวอย่างเนื่องจากมีการลบสินค้าบางรายการออกทำให้ยอดรวมใหม่ น้อยกว่า/มากกว่ายอดที่เคยบันทึกรับเงินไว้ ให้ทำการแก้ไขยอดรับเงินใหม่ให้เท่ากับจำนวนเงินรวมเพิ่มหนี้ใหม่ก่อน
เมื่อแก้ไขข้อมูลเรียบร้อยแล้ว ให้กดปุ่มบันทึกเอกสารเพิ่มหนี้ ODV เพื่อยืนยันการแก้ไขข้อมูลใหม่ได้
การลบใบเพิ่มหนี้ขาย ODV
ท่านสามารถลบเอกสารใบเพิ่มหนี้ ODV ได้ โดยค้นหาใบเพิ่มหนี้ที่ต้องการขึ้นมาก่อนแล้วกดปุ่มลบ
หมายเหตุ: หากมีการนำเอกสารนี้ไปใช้งานแล้วให้ท่านลบการผูก/อ้างอิงเอกสารนี้ออกจากเอกสารปลายทางก่อน
Note: เอกสารปลายทางที่เกี่ยวข้องกับใบเพิ่มหนี้ ODV เช่นเอกสารใบรับชำระเงิน RCV ที่มีการดึงใบเพิ่มหนี้นี้ไปอ้างอิงหรือเอกสารที่มีการดึงข้อมูลสินค้าใบเพิ่มหนี้นี้ไปใช้งาน
หมายเหตุ: ก่อนลบให้ตรวจสอบเอกสารให้แน่ใจก่อน หากลบเอกสารเพิ่มหนี้นี้แล้วจะไม่สามารถนำกลับคืนมาได้ต้องเพิ่มเอกสารใหม่เท่านั้น
ระบบจะแสดงข้อความให้ท่านยืนยันการลบเอกสารเพิ่มหนี้ ODV ที่ท่านเลือก ถ้าท่านต้องการลบเอกสารนั้นให้กด Yes เพื่อยืนยันการลบ ถ้าจะยกเลิกการลบให้กดปุ่ม No
การดึงใบเพิ่มหนี้ ODV ไปรับเงินตอนรับชำระเงิน RCV
(กรณีที่ค้างรับเงินตอนเพิ่มหนี้)
หากตอนที่บันทึกเอกสารเพิ่มหนี้ ODV ถ้าลูกค้าค้างจ่ายส่วนเพิ่มหนี้ สามารถนำเอกสารเพิ่มหนี้ ODV มารับเงินตอนรับชำระเงิน RCV ได้ โดยเข้าไปที่เมนู การเงิน-> รับเงิน-> รับชำระหนี้-> รับชำระหนี้ทั่วไป (มีภาษี) ดังรูป
หลังจากนั้นให้กดปุ่มเพิ่มใบรับชำระหนี้ RCV (กดทุกครั้งก่อนเพิ่มเอกสารใหม่)
หลังจากนั้นให้เลือกรหัสลูกค้าที่จะรับชำระเงินการเพิ่มหนี้ โดยกดปุ่ม … ที่หัวข้อรหัสลูกค้า (ท่านจะต้องเพิ่มข้อมูลลูกค้าก่อน
ท่านสามารถค้นหาข้อมูลลูกค้าได้โดยใส่ข้อมูล (รหัส/ชื่อ/นามสกุล/เบอร์โทรของลูกค้าเพียงบางส่วนของข้อมูล) ในช่องคำค้น เมื่อพบข้อมูลที่ต้องการแล้วให้คลิ๊กเลือกข้อมูลลูกค้าที่ต้องการในตารางแล้วกดปุ่ม ok
ให้เพิ่มข้อมูลอื่นๆตามวิธีของการเพิ่มเอกสารรับชำระหนี้ RCV ในที่นี่จะเน้นอธิบายการดึงใบเพิ่มหนี้มารับชำระเงินเป็นหลักหลังจากนั้นให้กดปุ่ม บิลทั้งหมดเพื่อเลือกเอกสารที่จะดึงมารับเงิน โดยในตัวอย่างจะดึงเอกสารเพิ่มหนี้ ODV มารับเงินเพิ่มด้วย
ระบบจะแสดงบิลขายเชื่อทั้งหมดที่ยังไม่ได้รับชำระเงินของลูกค้าคนนั้น และแสดงเอกสารเพิ่มหนี้ ODV ด้วย ให้ทำเครื่องหมายถูกในช่องเลือก เฉพาะหน้าเลขที่เอกสารใบเพิ่มหนี้ODV และใบขายเชื่อ ORV ที่ต้องการดึงมารับชำระเงินครั้งนี้ เมื่อเลือกเอกสารครบแล้วให้กด ok เพื่อยืนยันการเลือก
ระบบจะดึงรายการเอกสารขายเชื่อ ORV และใบเพิ่มหนี้ ODV ที่ท่านเลือกเข้ามาในฟอร์มใบรับชำระหนี้ให้อัตโนมัติ จะสังเกตเห็นว่าในช่อง บวก/หัก จะแสดงสถานะการคำนวณ รหัสเอกสาร ODV จะมีสถานะ + คือนำมาบวกกับผลรวม และในตัวอย่างจะบวกเพิ่ม 5,000
ยอดรวม ORV: 32,000 – ODV: 5,000 = 37,000
เมื่อตรวจสอบข้อมูลการรับเงินทุกอย่างเรียบร้อยแล้วให้กดปุ่มบันทึก
สามารถกดปุ่มพิมพ์1/พิมพ์2 เพื่อพิมพ์เอกสารใบเสร็จรับเงินได้
ระบบจะแสดงตัวอย่างเอกสารใบเสร็จรับเงิน ซึ่งจะแสดงเอกสารใบเพิ่มหนี้ที่ทำการรับชำระเงินและรายละเอียดต่างๆด้วย ท่านสามารถพิมพ์เป็นเอกสารหรือจะบันทึกไฟล์ในรูปแบบ PDF ก็ได้
