หากท่านมีการบันทึกเอกสารใบสั่งซื้อในระบบแล้วต้องการดึงรายการสินค้าที่อยู่ในใบสั่งซื้อมาเพิ่มในใบซื้อสินค้าให้อัตโนมัติโดยไม่ต้องมาเลือกเองสามารถดูวิธีอธิบายได้เลย
ก่อนอื่นท่านต้องเคย เพิ่มข้อมูลใบสั่งซื้อ ในระบบมาก่อนจึงจะสามารถดึงรายการสินค้าจากใบสั่งซื้อมาบันทึกเพิ่มในใบซื้อสินค้าได้ ดังรูปตัวอย่าง ในที่นี้จะอธิบายวิธีการดึงข้อมูลรายการสินค้าจากใบสั่งซื้อมาเพิ่มในใบซื้อสินค้า ด้านล่างคือตัวอย่างใบสั่งซื้อสินค้า
ท่านสามารถเพิ่มใบซื้อสินค้าโดยดึงรายการสินค้าจากใบสั่งซื้อได้ เพื่อรับสินค้าเข้าคลัง สามารถเลือกได้ว่าซื้อสินค้าแบบจ่ายชำระเงินทันทีหรือค้างชำระแล้วจ่ายภายหลัง โดยเข้าไปที่เมนู ซื้อ-> ซื้อสินค้า
หลังจากนั้นให้เลือกคลังสินค้าที่จะรับสินค้าเข้า วิธีเพิ่มคลังสินค้า เมื่อเลือกคลังที่จะรับสินค้าแล้วให้คลิ๊กปุ่ม ok
หลังจากนั้นให้กดปุ่มเพิ่มใบซื้อสินค้า (กดทุกครั้งก่อนเพิ่มเอกสารใหม่)
หลังจากนั้นให้เลือกรหัสผู้จำหน่ายที่จำหน่ายสินค้าเอกสารนี้ให้แก่ท่าน โดยกดปุ่ม … ที่หัวข้อรหัสผู้จำหน่าย (ท่านจะต้องเพิ่มข้อมูลผู้จำหน่ายก่อนที่จะบันทึกใบซื้อสินค้า)
ท่านสามารถค้นหาข้อมูลผู้จำหน่ายได้โดยใส่ข้อมูล (รหัส/ชื่อ/นามสกุล/เบอร์โทรของผู้จำหน่ายเพียงบางส่วนของข้อมูล) ในช่อง Search Characters
เมื่อพบข้อมูลที่ต้องการแล้วให้คลิ๊กเลือกข้อมูลผู้จำหน่ายที่ต้องการในตารางแล้วกดปุ่ม ok
ให้เลือกวันที่ซื้อสินค้าเข้าคลัง/เลือกวันที่ตามเอกสารซื้อที่ได้รับจากผู้จำหน่าย (สามารถเลือกวันที่ย้อนหลังได้หากมาบันทึกเอกสารในภายหลัง) โดยคลิ๊กปุ่ม … ที่ช่องวันที่ซื้อแล้วเลือกวันที่ในปฏิทิน
หลังจากนั้นให้เลือกรูปแบบการคำนวณภาษีมูลค่าเพิ่มที่ได้รับใบซื้อสินค้ามาจากทางผู้จำหน่าย
1.ไม่คิด vat (ผู้จำหน่ายไม่คิดภาษีมูลค่าเพิ่ม)
2.ราคารวม VAT /VAT ใน(ผู้จำหน่ายรวมภาษีมูลค่าเพิ่มในราคาสินค้าแต่ละรายการ)
3.ราคาแยก VAT /VATนอก (ผู้จำหน่ายแยกภาษีมูลค่าเพิ่มไว้คำนวณตอนสรุปยอดสุทธิ)
หมายเหตุ: ต้องกำหนดรูปแบบการคำนวณ VAT ก่อนเลือกข้อมูลสินค้าในเอกสาร
ในตัวอย่างจะเลือกรูปแบบ ราคารวม VAT
หลังจากนั้นให้กดปุ่มดึงข้อมูล เพื่อดึงรายการสินค้าจากใบสั่งซื้อสินค้า
เลือก “ดึงข้อมูลจากเอกสาร”
ท่านสามารถระบุเงื่อนไขที่ใช้ในการค้นหาเอกสารใบสั่งซื้อได้โดยต้องระบุประเภทเอกสารและช่วงวันที่เป็นอย่างน้อย
หมายเหตุ: การระบุเงื่อนไขที่ละเอียดจะทำให้ผลการค้นหาตรงกับเอกสารที่ต้องการมากขึ้น
ให้ท่านกดปุ่ม … ที่ช่องประเภทเอกสาร
หลังจากนั้นสามารถค้นหาประเภทเอกสารที่ต้องการโดยใช้รหัสเอกสารใบสั่งซื้อสินค้าคือรหัส “IPO” ในช่อง Seaech Characters แล้วให้เลือกใบสั่งซื้อแล้วกด ok
หล้งจากนั้นให้ทำเครื่องหมายถูกที่เจาะจงเอกสารด้วย (ให้ทำเครื่องหมายถูกที่ช่องนี้ทุกครั้งหากระบุรหัสประเภทเอกสาร)
หากต้องการค้นหาใบสั่งซื้อด้วยผู้จำหน่ายให้กดปุ่ม … เพื่อค้นหาข้อมูลผู้จำหน่าย (หากระบุเงื่อนไขนี้ต้องทำเครื่องหมายถูกที่ช่อง เจาะจงผู้จำหน่าย/ลูกค้าด้วย)
หลังจากนั้นให้ใส่ข้อมูลช่วงวันที่เพื่อใช้ในการค้นหาด้วย เนื่องจากถ้าเอกสารใบสั่งซื้อมีจำนวนมากถ้าใส่เงื่อนไขค้นหาด้วยช่วงวันที่จะทำพบผลลัพธ์เอกสารใบสั่งซื้อที่ต้องการได้ง่ายขึ้น
– เริ่มวันที่: กำหนดวันที่เริ่มต้นของเอกสารที่จะค้นหา หากระบุวันที่ที่แน่นอนได้ช่องเริ่มวันที่และช่องถึงวันที่ใส่วันที่ของเอกสารนั้นได้เลย (ต้องระบุและทำเครื่องหมายถูกที่ช่องเจาะจงวันที่ด้วย)
– ถึงวันที่: กำหนดวันที่สุดท้ายที่เป็นไปได้ของเอกสารที่จะค้นหา หากระบุวันที่ที่แน่นอนได้ช่องเริ่มวันที่และช่องถึงวันที่ใส่วันที่ของเอกสารนั้นได้เลย (ต้องระบุและทำเครื่องหมายถูกที่ช่องเจาะจงวันที่ด้วย)
– รหัสเอกสาร: สามารถระบุเลขที่เอกสารใบสั่งซื้อที่ต้องการค้นหาได้ เงื่อนไขนี้จะทำให้ค้นหาได้ผลลัพธ์เร็วที่สุด (ต้องระบุข้อมูลแบบเต็มและตัวอักษรตัวเล็กตัวใหญ่ต้องตรงจึงจะใช้ค้นหาได้)
เมื่อใส่เงื่อนไขที่จะใช้ค้นหาเอกสารใบสั่งซื้อเรียบร้อยแล้วให้กดปุ่มค้นหา ในตัวอย่างจะค้นหาด้วยทุกเงื่อนไข แต่ความเป็นจริงระบุประเภทเอกสารและช่วงวันที่เป็นอย่างน้อย
ระบบจะแสดงเอกสารที่ตรงกับเงื่อนไขที่ใช้ค้นหา ให้ท่านคลิ๊กที่เอกสารที่ต้องการแล้วกด ok
หมายเหตุ: หากไม่พบแสดงว่าเงื่อนไขที่ใช้ในการค้นหาไม่ตรงตามเอกสารที่ต้องการ ให้กำหนดเงื่อนไขที่ใช้ในการค้นหาใหม่
หลังจากเลือกใบสั่งซื้อแล้วระบบจะแสดงรายการสินค้าทั้งหมดในใบสั่งซื้อนั้นท่านสามารถเลือกรายการสินค้าที่ได้ซื้อและจะรับเข้าคลังตามจริงได้เลย โดยมีเมนูให้เลือกทั้งหมด หรือเลือกเฉพาะรายการสินค้าที่ต้องการได้
หากต้องการเลือกบางรายการสินค้าในใบสั่งซื้อให้ทำเครื่องหมายถูกในช่องเลือกเฉพาะหน้ารายการสินค้าที่ต้องการนำมาเปิดเอกสารใบซื้อสินค้า เมื่อเลือกครบแล้วให้กด ok เพื่อยืนยันการเลือก
หากท่านเลือกรายการสินค้าผิดสามารถเลือกใหม่ได้โดยกดปุ่ม ยกเลิกการเลือก
หากท่านต้องการเลือกรายการสินค้าทุกรายการที่มีในใบสั่งซื้อ สามารถกดปุ่ม “เลือกทั้งหมด”
เมื่อเลือกรายการสินค้าตามต้องการเรียบร้อยแล้วให้กดปุ่ม ok
ระบบจะดึงรายการสินค้าทีท่านเลือกเข้ามาในฟอร์มใบซื้อสินค้าให้อัตโนมัติ
เมื่อกรอกข้อมูลทุกอย่างถูกต้องครบถ้วนแล้วให้กดปุ่มบันทึก เพื่อบันทึกเอกสารซื้อ เนื่องจากในที่นี้จะเน้นอธิบายวิธีการดึงข้อมูลจากใบสั่งซื้อมาบันทึกเป็นใบซื้อสินค้าจะไม่ได้เน้นกระบวนการซื้อสินค้าสามารถอ่านเพิ่มเติมได้
