สนใจติดต่อโทร >> 099-369-4654, 063-249-8795
เลือกหัวข้อที่ต้องการ
– เพิ่มใบซื้อสินค้า
– ซื้อแบบค้างชำระเงิน
– เลือกประเภทการจ่ายเงิน
– พิมพ์ใบซื้อสินค้า
– ค้นหาใบซื้อสินค้า
– แก้ไขใบซื้อสินค้า
– ลบใบซื้อสินค้า
เพิ่มใบซื้อสินค้า
ท่านสามารถเพิ่มใบซื้อสินค้าเพื่อรับสินค้าเข้าคลังและพิมพ์ใบซื้อสินค้าได้ สามารถเลือกได้ว่าซื้อสินค้าแบบจ่ายชำระเงินทันทีหรือค้างชำระแล้วจ่ายภายหลัง และสามารถดึงใบจ่ายมัดจำมาหักลบในใบซื้อสินค้าได้หากมีการชำระเงินเต็มจำนวน/บางส่วนไปแล้ว สามารถเข้าไปบันทึกรับสินค้าจากการซื้อโดยเข้าไปที่เมนู ซื้อ-> ซื้อสินค้า
หลังจากนั้นให้เลือกคลังสินค้าที่จะรับสินค้าเข้า วิธีเพิ่มคลังสินค้า เมื่อเลือกคลังที่จะรับสินค้าแล้วให้คลิ๊กปุ่ม ok
หลังจากนั้นให้กดปุ่มเพิ่มใบซื้อสินค้า (กดทุกครั้งก่อนเพิ่มเอกสารใหม่)
ให้เลือกวันที่ซื้อสินค้าเข้าคลัง/เลือกวันที่ตามเอกสารซื้อที่ได้รับจากผู้จำหน่าย (สามารถเลือกวันที่ย้อนหลังได้หากมาบันทึกเอกสารในภายหลัง) โดยคลิ๊กปุ่ม … ที่ช่องวันที่ซื้อแล้วเลือกวันที่ในปฏิทิน
หากมีเลขที่เอกสารอ้างอิง/หมายเหตุ สามารถเพิ่มข้อมูลในช่องเลขที่อ้างอิง/หมายเหตุได้
หลังจากนั้นให้เลือกรหัสผู้จำหน่ายที่จำหน่ายสินค้าเอกสารนี้ให้แก่ท่าน โดยกดปุ่ม … ที่หัวข้อรหัสผู้จำหน่าย (ท่านจะต้องเพิ่มข้อมูลผู้จำหน่ายก่อนที่จะบันทึกใบซื้อสินค้า)
ท่านสามารถค้นหาข้อมูลผู้จำหน่ายได้โดยใส่ข้อมูล (รหัส/ชื่อ/นามสกุล/เบอร์โทรของผู้จำหน่ายเพียงบางส่วนของข้อมูล) ในช่อง Search Characters
เมื่อพบข้อมูลที่ต้องการแล้วให้คลิ๊กเลือกข้อมูลผู้จำหน่ายที่ต้องการในตารางแล้วกดปุ่ม ok
หลังจากนั้นให้เลือกรูปแบบการคำนวณภาษีมูลค่าเพิ่มที่ได้รับใบซื้อสินค้ามาจากทางผู้จำหน่าย
1.ไม่คิด vat (ผู้จำหน่ายไม่คิดภาษีมูลค่าเพิ่ม)
2.ราคารวม VAT /VAT ใน(ผู้จำหน่ายรวมภาษีมูลค่าเพิ่มในราคาสินค้าแต่ละรายการ)
3.ราคาแยก VAT /VATนอก (ผู้จำหน่ายแยกภาษีมูลค่าเพิ่มไว้คำนวณตอนสรุปยอดสุทธิ)
(ต้องกำหนดรูปแบบการคำนวณ VAT ก่อนเลือกข้อมูลสินค้าในเอกสาร)
ในตัวอย่างจะเลือกรูปแบบ ราคารวม VAT
หลังจากนั้นให้เพิ่มรายการสินค้าที่ซื้อเข้าคลัง โดยคลิ๊กรหัสรายการ สามารถสแกนบาร์โค้ดโดยเครื่องอ่านบาร์โค้ดที่ช่องนี้ได้ หรือใช้วิธีค้นหาจากข้อมูลสินค้าโดยกดปุ่ม … (ถ้ายังไม่มีข้อมูลสินค้าในระบบต้องทำการเพิ่มข้อมูลสินค้าก่อน)
สามารถเลือกได้ว่าต้องการค้นหาจากสินค้าทั้งหมดหรือค้นหาตามกลุ่มสินค้าที่เลือก หากต้องการค้นหาจากสินค้าทั้งหมด ให้ทำเครื่องหมายถูกที่ช่องแสดงสินค้าทุกประเภท ก่อนใส่ข้อมูลค้นหาที่ช่อง “คำที่ใช้ค้นหา”
แต่หากต้องการค้นหาตามกลุ่มสินค้าให้เอาเครื่องหมายถูกที่ช่องแสดงสินค้าทุกประเภทออกแล้วคลิ๊กที่กลุ่มสินค้าที่ต้องการด้านซ้ายก่อนใส่ข้อมูลค้นหาที่ช่อง “คำที่ใช้ค้นหา”
หลังจากนั้นสามารถค้นหาสินค้าที่ต้องการด้วย (รหัส/บาร์โค้ด/ชื่อสินค้า) ในช่องคำที่ใช้คำค้นหาสามารถค้นหาด้วยบางส่วนของข้อมูลได้
หล้งจากพบสินค้าที่ต้องการแล้วให้คลิ๊กที่ข้อมูลสินค้านั้นแล้วกดปุ่ม ok
หลังจากนั้นให้ระบุจำนวนสินค้าและราคาทุนต่อหน่วยของสินค้านั้น (ตามเอกสารซื้อที่ได้จากผู้จำหน่าย) หลังจากใส่ข้อมูลแล้วระบบจะคำนวณราคาในช่องรวมเงินให้อัตโนมัติ
หมายเหตุ: เริ่มต้นระบบจะดึงราคาทุนในข้อมูลสินค้ามาเป็นค่าเริ่มต้นท่านสามารถแก้ไขตามราคาทุนที่ซื้อจริงได้เลย
หากรายการสินค้านั้นมีส่วนลด สามารถใส่ส่วนลดรวมได้โดยเลือกใส่เป็น (เปอร์เซ็นต์ส่วนลด/จำนวนเงินส่วนลด)
หมายเหตุ: ส่วนลดในช่องนี้เป็นส่วนลดทุกรายการไม่ใช่ส่วนลดต่อรายการ ในตัวอย่างคือส่วนลดทั้ง 100 ชิ้นไม่ใช่ส่วนลดต่อ 1ชิ้น
หากใช้ส่วนลดแบบเปอร์เซ็นต์ให้ใส่เครื่องหมาย + แทนเครื่องหมายเปอร์เซ็นต์ได้เลย เช่นในตัวอย่างลด 3เปอร์เซ็นต์ ให้ใส่ 3+ ในช่องส่วนลด
ระบบจะคำนวณรวมเงินหักส่วนลดเมื่อท่านกดปุ่มลูกศรลงที่แป้นคีย์บอร์ดเพื่อเพิ่มสินค้ารายการถัดไป
แต่หากต้องการระบุเป็นจำนวนเงินให้ใส่จำนวนส่วนลดเป็นบาทในช่องส่วนลดได้เลย ในตัวอย่างลด 25 บาท
สังเกตเห็นว่าในช่อง vat จะขึ้นตัว Y แสดงว่าสินค้าตัวนี้เป็นสินค้าที่กำหนดว่าให้คำนวณ vat หากขึ้น N แสดงว่าสินค้าตัวนี้เป็นสินค้าที่กำหนดว่าไม่ให้คำนวณ vat ถ้าท่านซื้อสินค้าโดยผู้จำหน่ายคิดภาษีมูลค่าเพิ่มต้องไปกำหนดที่ข้อมูลสินค้าก่อนว่า คิด vat ไม่อย่างนั้นระบบจะไม่คำนวณ vat ให้
หากต้องการเลือกสินค้ารายการถัดไปให้กดปุ่มลูกศรลงที่แป้นคีย์บอร์ด แล้วกด … เพื่อเลือกสินค้ารายการต่อไป (ทำตามวิธีเหมือนที่ผ่านมา)
ให้เพิ่มรายการสินค้าจนครบตามใบซื้อสินค้าที่ได้รับจากผู้จำหน่าย/ตามที่ท่านได้รับสินค้าเข้ามาจริงหากไม่มีใบซื้อสินค้า พร้อมระบุจำนวนและราคาทุนต่อหน่วยให้ครบ แล้วระบบจะคำนวณ ยอดรวมเงินแต่ละรายการสินค้าและยอดรวมเงินสินค้าทั้งหมดในช่องค้างชำระเป็นค่าเริ่มต้นให้อัตโนมัติ
ด้านล่างจะแสดง มูลค่าสินค้า ภาษีมูลค่าเพิ่ม และยอดต้องชำระรวม ตามรูปแบบประเภทการคิด vat ที่ท่านเลือก
ซื้อสินค้าแบบค้างชำระเงิน
หากท่านซื้อสินค้าแบบมีเครดิตทางผู้จำหน่ายให้ค้างชำระเงินในใบซื้อสินค้านี้แล้วค่อยจ่ายชำระเงินภายหลัง หลังจากที่บันทึกรายการสินค้าครบทุกรายการแล้ว จะขึ้นยอดรวมเงินที่ช่องค้างชำระดังรูป
ให้ท่านกดปุ่มบันทึกได้เลย ให้ยอดรวมอยู่ที่ช่องค้างชำระ เมื่อถึงเวลาจ่ายชำระเงินตามรอบวางบิลของผู้จำหน่ายให้ท่านค่อยไปบันทึกจ่ายชำระหนี้เพื่อเคลียร์ยอดค้างชำระ
เลือกรูปแบบการจ่ายชำระเงิน
หากจ่ายชำระด้วยเงินสดเพียงอย่างเดียวให้ใส่ยอดเงินที่ช่องเงินสดเต็มจำนวนได้เลย เช่นในตัวอย่างค้างชำระ 24,925 ให้ใส่จำนวนเงินที่ช่องเงินสดแล้วกดปุ่ม enter ที่แป้นคีย์บอร์ด ให้ยอดในช่องค้างชำระเป็น 0
แต่หากจ่ายชำระการซื้อสินค้าด้วยรูปแบบอื่นๆที่ไม่ใช่เงินสดร่วมด้วยและเงินสดบางส่วน หรือประเภทอื่นๆที่ไม่ใช่เงินสดเพียงอย่างเดียว ให้ท่านคลิ๊กที่แถบ “รายการจ่ายชำระ” ดังรูป
หลังจากนั้นให้เลือกประเภทการจ่ายชำระเงินที่ช่องประเภทโดยกดปุ่มเครื่องหมายสามเหลี่ยมและคลิ๊กเลือกรูปแบบ ในตัวอย่างจะเลือกรูปแบบเงินโอน/โอนผ่านบัญชีธนาคาร
หลังจากนั้น สามารถเลือกรหัสบัญชีธนาคารกิจการของท่านที่ใช้ในการจ่ายเงินได้ที่ช่องรหัสบัญชีโดยกดปุ่ม … (จะต้องเพิ่มบัญชีธนาคารของกิจการ ก่อนมาเพิ่มใบซื้อสินค้านี้) สามารถใส่เลขที่เช็คได้ถ้ามี ถ้าไม่มีปล่อยเป็นค่าเริ่มต้นที่ระบบสร้างให้
และเลือกวันที่จ่ายชำระ และจำนวนเงินที่จ่ายชำระค่าสินค้าที่ซื้อด้วยรูปแบบที่ท่านเลือก ในตัวอย่างจ่ายด้วยเงินโอน 20,000 บาท
สามารถเลือกบัญชีธนาคารของผู้จำหน่ายปลายทางที่ชำระไปให้ได้ (ถ้ามี)
หมายเหตุ: ต้องทำการเพิ่มบัญชีของผู้จำหน่ายในข้อมูลผู้จำหน่ายก่อนมาเพิ่มใบซื้อสินค้า
จะสังเกตเห็นว่าในช่องชำระด้วยอื่นๆจะขึ้น 0 เนื่องยังไม่เกิดการบันทึก
ให้ท่านกดปุ่มลูกศรลงและลูกศรขึ้นเพื่อให้ระบบคำนวณค่าเงินโอนก่อน ถ้าคำนวณแล้วจำนวนเงินที่จ่ายด้วยรูปแบบที่เลือก(เงินโอน 20,000) จะไปแสดงที่ช่องชำระโดยอื่นๆ
หลังจากนั้นให้กดปุ่มลูกศรขึ้น ห้ามมีบรรทัดที่ไม่มีข้อมูลเกิน (รายการจ่ายชำระด้วยรูปแบบอืนๆต้องมีบรรทัดเดียว)
ระบบจะคำนวณยอดเงินค้างชำระใหม่
ยอดรวม: 24,925
จ่ายมัดจำรูปแบบโอน: 20,000
ค้างชำระ: 4,925
หากส่วนค้างชำระที่เหลือ(4,925 บาท) จะจ่ายชำระด้วยเงินสด ให้ใส่ยอดที่ช่องเงินสดแล้วกดปุ่ม enter ที่แป้นคีย์บอร์ดให้ช่องยอดค้างชำระขึ้น 0
เมื่อกรอกข้อมูลทุกอย่างถูกต้องครบถ้วนแล้วให้กดปุ่มบันทึก เพื่อบันทึกเอกสารซื้อ
พิมพ์ใบซื้อสินค้า
หากท่านต้องการพิมพ์เอกสารใบซื้อสินค้าสามารถกดปุ่มพิมพ์1/พิมพ์2 ได้ โดยต้องมีการเพิ่มแบบฟอร์มใบซื้อสินค้าไว้ก่อนจึงจะสามารถพิมพ์ตามรูปแบบที่ต้องการได้ การกำหนดแบบฟอร์มเอกสารให้เมนูต่างๆ
– ปุ่มพิมพ์1 (จะเป็นรูปแบบทั่วไปที่ใช้พิมพ์บ่อยๆ)
– ปุ่มพิมพ์2 จะสามารถกำหนดได้หลายแบบฟอร์มเหมาะกับกิจการที่มีการพิมพ์แบบฟอร์มหลายๆรูปแบบตามจุดประสงค์การใช้งานที่แตกต่างกัน
เมื่อกดปุ่มพิมพ์1/พิมพ์2แล้ว ระบบจะแสดงเอกสารใบซื้อสินค้าขึ้นมา ท่านสามารถเลือกบันทึกไฟล์ในรูปไฟล์ PDF หรือเลือกพิมพ์ในรูปแบบกระดาษได้โดยต้องเตรียมปริ้นเตอร์และกระดาษให้เรียบร้อยก่อนสั่งพิมพ์ หากต้องการพิมพ์ให้กดปุ่มรูปปริ้นเตอร์ดังรูป วิธีแก้ไขการพิมพ์เอกสารไม่ออกเบื้องต้น
หลังจากนั้นให้เลือกชื่อปริ้นเตอร์ที่จะใช้พิมพ์เอกสารที่หัวข้อ Name แล้วกด ok
หมายเหตุ: ต้องทำการติดตั้ง driver ปริ้นเตอร์ให้เรียบร้อยก่อนใช้งาน
การค้นหาใบซื้อสินค้า
หากท่านต้องการค้นหาเอกสารใบซื้อสินค้าที่เคยบันทึกไว้แล้วในระบบ สามารถค้นหาได้โดยเข้าที่เมนู ซื้อ-> ซื้อสินค้า
เมื่อเข้าสู่ฟอร์มให้กดปุ่มค้นหา
ท่านสามารถระบุเงื่อนไขที่ใช้ในการค้นหาโดยต้องระบุอย่างน้อย 1 เงื่อนไข
หมายเหตุ: การระบุเงื่อนไขที่ละเอียดจะทำให้ผลการค้นหาตรงกับเอกสารที่ต้องการมากขึ้น
– ผู้จำหน่าย/ลูกค้า: กดปุ่ม … เพื่อค้นหาข้อมูลผู้จำหน่าย (หากระบุเงื่อนไขนี้ต้องทำเครื่องหมายถูกที่ช่อง เจาะจงผู้จำหน่าย/ลูกค้าด้วย)
– เริ่มวันที่: กำหนดวันที่เริ่มต้นของเอกสารที่จะค้นหา หากระบุวันที่ที่แน่นอนได้ช่องเริ่มวันที่และช่องถึงวันที่ใส่วันที่ของเอกสารนั้นได้เลย (ต้องระบุและทำเครื่องหมายถูกที่ช่องเจาะจงวันที่ด้วย)
– ถึงวันที่: กำหนดวันที่สุดท้ายที่เป็นไปได้ของเอกสารที่จะค้นหา หากระบุวันที่ที่แน่นอนได้ช่องเริ่มวันที่และช่องถึงวันที่ใส่วันที่ของเอกสารนั้นได้เลย (ต้องระบุและทำเครื่องหมายถูกที่ช่องเจาะจงวันที่ด้วย)
– รหัสเอกสาร: สามารถระบุเลขที่เอกสารใบซื้อสินค้าที่ต้องการค้นหาได้ (ต้องระบุข้อมูลแบบเต็มจึงใช้ค้นหาได้)
เมื่อใส่เงื่อนไขที่จะใช้ค้นหาเอกสารใบซื้อสินค้าเรียบร้อยแล้วให้กดปุ่มค้นหา
ระบบจะแสดงเอกสารที่ตรงกับเงื่อนไขที่ใช้ค้นหา ให้ท่านคลิ๊กที่เอกสารที่ต้องการแล้วกด ok
หมายเหตุ: หากไม่พบแสดงตามเงื่อนไขที่ใช้ค้นหาไม่ตรงตามเอกสาร ให้กำหนดเงื่อนไขที่ใช้ในการค้นหาใหม่
ระบบจะแสดงเอกสารที่ท่านเลือกมาแสดง ท่านสามารถดูข้อมูล/แก้ไขเอกสาร/ลบเอกสาร/พิมพ์เอกสาร ได้ตามต้องการ
การแก้ไขใบซื้อสินค้า
ท่านสามารถแก้ไขเอกสารใบซื้อสินค้าได้ โดยค้นหาใบซื้อสินค้า (IRV) ที่ต้องการขึ้นมาแล้วกดปุ่มแก้ไข
หมายเหตุ: หากมีการนำเอกสารนี้ไปใช้งานแล้วให้ท่านลบการผูกข้อมูลที่เอกสารปลายทางที่เกี่ยวข้องกับใบซื้อสินค้านี้ออกก่อน ถึงจะทำการแก้ไขเอกสารใบซื้อสินค้าได้ เช่นเอกสารจ่ายชำระเงินที่มีการดึงใบซื้อสินค้านี้ไปอ้างอิงในการจ่ายชำระเงิน
เมื่ออยู่ที่หน้าเอกสาร ให้คลิ๊กที่ปุ่มแก้ไข
สามารถแก้ไขข้อมูลทุกอย่างที่ต้องการได้ทั้งเอกสาร เช่นวันที่ ผู้จำหน่าย รายการสินค้า จำนวน ราคา/หน่วย รูปแบบการคำนวณVAT รูปแบบการจ่ายชำระเงิน ฯลฯ
ข้อควรระวัง:
1.ถ้าการแก้ไข/ลบนั้นเกี่ยวข้องกับจำนวนสินค้า/ราคาสินค้า ให้ตรวจสอบจำนวนเงินรวม และรูปแบบการจ่ายเงินและแก้ไขจำนวนที่จ่ายแต่ละประเภทให้ตรงกับยอดที่จะแก้ไขใหม่ด้วย ห้ามให้ยอดค้างชำระติดลบ หากยอดเงินมีการเปลี่ยนแปลงจากเดิมก่อนทำการบันทึก
2.หากรายการสินค้าเดิมใบใบซื้อมีการเปลี่ยนรหัสสินค้าจะต้องทำการเลือกสินค้าขึ้นมาใหม่ให้ตรงตามรหัสสินค้าใหม่ที่ทำการเปลี่ยน
วิธีลบสินค้าบางรายการ: ให้คลิ๊กที่รายการสินค้าที่ต้องการลบ แล้วกดปุ่ม Ctrl และ delete ตามลำดับที่แป้นคีย์บอร์ด
จะมีข้อความให้ท่านยืนยันการลบ ถ้าท่านต้องการลบให้กด ok เพื่อยืนยันการลบ ถ้าจะยกเลิกการลบให้กดปุ่ม cancel
เมื่อแก้ไขข้อมูลเรียบร้อย พร้อมตรวจสอบยอดเงินรวมที่ช่องค้างชำระ (ห้ามติดลบ) แล้ว ให้กดปุ่มบันทึกเอกสารได้
การลบใบซื้อสินค้า
ท่านสามารถลบเอกสารใบซื้อสินค้าได้ โดยค้นหาใบซื้อสินค้าที่ต้องการขึ้นมาแล้วกดปุ่มลบ
หมายเหตุ: หากมีการนำเอกสารนี้ไปใช้งานแล้วให้ท่านลบการผูก/อ้างอิงเอกสารนี้ออกจากเอกสารปลายทางก่อน
Note: เอกสารปลายทางที่เกี่ยวข้องกับใบซื้อสินค้า เช่นเอกสารใบจ่ายชำระเงินที่มีการดึงใบซื้อสินค้านี้ไปอ้างอิง/เอกสารที่มีการดึงข้อมูลสินค้าใบซื้อสินค้านี้ไปใช้งาน
หมายเหตุ: ก่อนลบให้ตรวจสอบเอกสารให้แน่ใจก่อน หากลบเอกสารแล้วจะไม่สามารถนำกลับคืนมาได้ต้องเพิ่มเอกสารใหม่เท่านั้น