เลือกหัวข้อที่ต้องการ
– เพิ่มเอกสารใบวางบิล
เพิ่มใบวางบิลลูกค้า OBL
หากท่านต้องการสร้างใบวางบิลสำหรับเอกสารขายเงินเชื่อที่ให้เครดิตแก่ลูกค้า เมื่อใกล้ถึงกำหนดชำระท่านสามารถแจ้งเตือนลูกค้าได้ด้วยการส่งใบวางบิลไป ซึ่งในโปรแกรมpos DMART มีเมนูขายเงินเชื่อหลายรูปแบบเพื่อใช้กับลักษณะการคิกภาษีมูลค่าเพิ่ม VAT ที่แตกต่างกัน แต่ทุกเมนูการขายเงินเชื่อในระบบ สามารถใช้เมนูวางบิลเดียวกันได้เลย ซึ่งเมนูการขายเงินเชื่อในระบบ DMART ที่สามารถใช้เมนูวางบิลนี้ ได้แก่
1.เมนูขายเงินเชื่อ มีVAT/มีภาษี รหัสเอกสาร ORV
2.เมนูขายเงินเชื่อ ไม่มีVAT/ไม่มีภาษี รหัสเอกสาร ORN
เมนูขายเงินเชื่อ ในเวอร์ชั่น Silver2, Gold2 และ Gold2 ที่แยกเพื่อใช้ออกใบกำกับภาษีเต็มรูปแบบโดยเฉพาะ รหัสเอกสาร OTV
เมนูขายเงินเชื่อ ในเวอร์ชั่น Silver2, Gold2 และ Gold2 ที่แยกเพื่อใช้ออกใบกำกับภาษีเต็มรูปแบบ (แบบไม่ตัดสต๊อก) รหัสเอกสาร OTA
ซึ่งเมนูขายเงินเชื่อทั้งหมดที่กล่าวไปข้างต้นสามารถใช้เมนูวางบิลนี้ในการสร้างใบวางบิลได้เลย โดยใน 1 ใบวางบิลต้องวางบิลเอกสารขายเงินเชื่อรหัสเอกสารประเภทเดียวกันเท่านั้น (ORN/ ORV/ OTV/ OTA ) สามารถดูวิธีอธิบายได้เลย
ก่อนอื่นท่านต้องมีการบันทึก เอกสารขายสินค้าเงินเชื่อแบบค้างรับชำระของลูกค้าที่ต้องการในระบบก่อน เพื่อใช้ในการวางบิล จึงจะสามารถเพิ่มใบวางบิลและดึงข้อมูลจากเอกสารขายเชื่อเหล่านั้นมาประกอบในการวางบิลได้ ซึ่งต้องเป็นลูกค้าและรหัสเอกสารประเภทเดียวกัน
หมายเหตุ: ใบวางบิลสามารถประกอบด้วยเอกสารขายเชื่อกี่เอกสารก็ได้ตามที่ต้องการวางบิลในรอบนั้น
ในตัวอย่างจะสร้างใบวางบิลประกอบด้วยเอกสารขายเงินเชื่อรหัส ORV จำนวน 3 เอกสารของลูกค้ารหัส C000080 ได้แก่เอกสารรหัส ORV24100001236, ORV24100001237, ORV24100001238
หลังจากนั้นให้ท่านเพิ่มเอกสารใบวางบิลลูกค้า โดยเข้าไปที่เมนู การเงิน-> รับเงิน -> วางบิลลูกค้า ดังรูป
หลังจากนั้นให้กดปุ่มเพิ่มใบวางบิล (กดทุกครั้งก่อนเพิ่มเอกสารใหม่)
หลังจากนั้นให้เลือกรหัสลูกค้าที่จะสร้างเอกสารใบวางบิล โดยกดปุ่ม … ที่หัวข้อรหัสลูกค้า (ท่านจะต้องเพิ่มข้อมูลลูกค้าก่อนที่จะบันทึกใบวางบิล)
สามารถเลือกได้ว่าต้องการค้นหาจากลูกค้าทั้งหมดหรือค้นหาตามกลุ่มลูกค้าที่เลือก หากต้องการค้นหาจากลูกค้าทุกกลุ่ม ให้ทำเครื่องหมายถูกที่ช่องแสดงลูกค้าทุกเขต ก่อนใส่ข้อมูลค้นหาที่ช่อง “คำค้น”
แต่หากต้องการค้นหาตามกลุ่มลูกค้าที่ต้องการให้เอาเครื่องหมายถูกที่ช่องแสดงลูกค้าทุกเขตออกแล้วคลิ๊กที่กลุ่มลูกค้าที่ต้องการด้านซ้ายก่อนใส่ข้อมูลค้นหาที่ช่อง “คำค้น”
ท่านสามารถค้นหาข้อมูลลูกค้าได้โดยใส่ข้อมูล (รหัส/ชื่อ/นามสกุล/เบอร์โทรของลูกค้าเพียงบางส่วนของข้อมูล) ในช่อง คำค้น
เมื่อพบข้อมูลที่ต้องการแล้วให้คลิ๊กเลือกข้อมูลลูกค้าในตารางแล้วกดปุ่ม ok
ระบบจะแสดงข้อมูลลูกค้าที่เลือกในฟอร์มใบวางบิล
หลังจากนั้นให้กำหนดวันที่วางบิล (สามารถเลือกวันที่ย้อนหลัง/ล่วงหน้าได้หากมาบันทึกเอกสารวางบิลในภายหลัง) โดยคลิ๊กปุ่ม … ที่ช่องวันที่
แล้วเลือกวันที่วางบิลในปฏิทิน
หลังจากนั้นให้กำหนดวันที่นัดจ่ายเงิน โดยคลิ๊กปุ่ม … ที่ช่องวันที่นัดจ่ายเงิน
แล้วเลือกวันที่นัดจ่ายเงินในปฏิทิน
หลังจากนั้นท่านสามารถเพิ่มหมายเหตุได้ (ถ้ามี)
หลังจากนั้นให้กดปุ่มเลือกบิล เพื่อเลือกเอกสารขายเชื่อ (ORN/ ORV/ OTV/ OTA) เลือกได้เพียง 1 ประเภทต่อ 1 ใบวางบิลหมายเหตุ: ก่อนกดเลือกบิลขายเชื่อ ต้องกำหนดรหัสลูกค้าก่อนทุกครั้งเนื่องจากระบบจะดึงเอกสารขายเชื่อตามลูกค้าที่ท่านเลือก
หลังจากนั้นให้ใส่ข้อมูลช่วงวันที่เพื่อใช้ในการค้นหาเอกสารด้วย เนื่องจากถ้าเอกสารใบขายเชื่อของลูกค้าคนที่ท่านกำหนดมีจำนวนมากถ้ากำหนดขอบเขตด้วยช่วงวันที่ของเอกสารนั้น จะทำให้พบเอกสารขายเชื่อที่ต้องการได้ง่ายขึ้น
– เริ่มวันที่: กำหนดวันที่เริ่มต้นของเอกสารขายเชื่อรหัสที่จะค้นหา หากระบุวันที่ที่แน่นอนได้ช่องเริ่มวันที่และช่องถึงวันที่ใส่วันที่ของเอกสารนั้นได้เลย
– ถึงวันที่: กำหนดวันที่สุดท้ายที่เป็นไปได้ของเอกสารขายเชื่อรหัสที่จะค้นหา หากระบุวันที่ที่แน่นอนได้ช่องเริ่มวันที่และช่องถึงวันที่ใส่วันที่ของเอกสารนั้นได้เลย
เมื่อใส่ช่วงวันที่เรียบร้อยแล้วให้กดปุ่มตกลง
ระบบจะแสดงเอกสารขายเชื่อสินค้าที่ตรงกับลูกค้าและช่วงวันที่ที่ท่านใช้ค้นหา
หมายเหตุ:
– หากไม่พบเอกสารที่ต้องการ แสดงว่าช่วงวันที่ที่ใช้ในการค้นหาไม่ตรงตามเอกสารที่ต้องการ ให้กำหนดเงื่อนไขที่ใช้ในการค้นหาใหม่
– ถ้าเอกสารขายเชื่อไหนที่เคยนำไปวางบิลแล้วจะไม่สามารถดึงข้อมูลเอกสารขายเชื่อนั้นมาวางบิลใหม่ได้อีก
หากต้องการเลือกบางเอกสารขายเชื่อในช่วงวันที่นั้นให้ทำเครื่องหมายถูกในช่องเลือกเฉพาะหน้าเลขที่เอกสารที่ต้องการวางบิล เมื่อเลือกครบแล้วให้กด ok เพื่อยืนยันการเลือก
หากท่านเลือกเอกสารผิดสามารถเลือกใหม่ได้โดยกดปุ่ม ยกเลิกการเลือก
หากท่านต้องการเลือกเอกสารทุกบิล สามารถกดปุ่ม “เลือกทั้งหมด” เมื่อเลือกเอกสารขายเชื่อที่ต้องการวางบิลรอบนี้เรียบร้อยแล้วให้กดปุ่ม ok
ระบบจะดึงรายการเอกสารขายเชื่อที่ท่านเลือกเข้ามาในฟอร์มใบวางบิลให้อัตโนมัติ ในตัวอย่างจะเลือกเฉพาะเอกสารขายเชื่อรหัส ORV
ระบบจะแสดงจำนวนบิล และยอดรวมเป็นเงิน (ยอดรวมเงินที่ค้างชำระทุกเอกสารขายเชื่อ)
เมื่อใส่ข้อมูลเรียบร้อยแล้ว ให้ท่านกดปุ่มบันทึกได้เลย ภายหลังเมื่อท่านรับชำระเงินแล้ว ให้ท่านไปบันทึกรับชำระหนี้ เพื่อเคลียร์ยอดลูกหนี้ค้างชำระภายหลัง
หากท่านต้องการพิมพ์เอกสารใบวางบิล สามารถกดปุ่มพิมพ์1/พิมพ์2 ได้ โดยต้องมีการเพิ่มแบบฟอร์มใบวางบิลไว้ในระบบก่อนจึงจะสามารถสั่งพิมพ์ได้
เมื่อระบบแสดงเอกสารใบวางบิลขึ้นมาสามารถบันทึกไฟล์ในรูปไฟล์ PDF หรือเลือกพิมพ์ในรูปแบบกระดาษได้โดยต้องเตรียมปริ้นเตอร์และกระดาษให้เรียบร้อยก่อนสั่งพิมพ์ หากต้องการพิมพ์ให้กดปุ่มรูปปริ้นเตอร์ดังรูป วิธีแก้ไขการพิมพ์เอกสารไม่ออกเบื้องต้น
หมายเหตุ: ปุ่มพิมพ์1 และพิมพ์2 จะแสดงเฉพาะเลขที่เอกสารขายเชื่อที่วางบิลไม่ได้แสดงรายการสินค้าที่อยู่ในเอกสารขายเงินเชื่อแต่ละบิล
หากท่านต้องการพิมพ์เอกสารใบวางบิลที่แสดงรายการสินค้าในเอกสารขายเงินเชื่อด้วย สามารถกดปุ่มพิมพ์3 ได้ โดยต้องมีการเพิ่มแบบฟอร์มใบวางบิลไว้ในระบบก่อนจึงจะสามารถสั่งพิมพ์ได้
ปุ่มพิมพ์3 จะแสดงทั้งเลขที่เอกสารใบขายเชื่อสินค้าที่วางบิล และรายการสินค้าที่อยู่ในใบขายเชื่อทุกรายการดังกล่าวด้วย ดังรูปตัวอย่าง
การค้นหาเอกสารใบวางบิล OBL
หากท่านต้องการค้นหาเอกสารใบวางบิล OBL ที่เคยบันทึกไว้แล้วในระบบ สามารถค้นหาได้โดยเข้าที่เมนู การเงิน-> รับเงิน-> วางบิลลูกค้า
เมื่อเข้าสู่ฟอร์มแล้วให้กดปุ่มค้นหา
ท่านสามารถระบุเงื่อนไขที่ใช้ในการค้นหาโดยต้องระบุอย่างน้อย 1 เงื่อนไข
หมายเหตุ: การระบุเงื่อนไขที่ละเอียดจะทำให้ผลการค้นหาตรงกับเอกสารที่ต้องการมากขึ้น
ผู้จำหน่าย/ลูกค้า: กดปุ่ม … เพื่อค้นหาข้อมูลลูกค้าที่จะใช้ในการค้นหาเอกสารใบวางบิล OBL
ท่านสามารถค้นหาข้อมูลลูกค้าได้โดยใส่ข้อมูล (รหัส/ชื่อ/นามสกุล/เบอร์โทรของลูกค้าเพียงบางส่วนของข้อมูล) ในช่องคำค้น เมื่อพบข้อมูลลูกค้าที่ต้องการแล้วให้คลิ๊กเลือกในตารางแล้วกดปุ่ม ok
หากระบุเงื่อนไขนี้ต้องทำเครื่องหมายถูกที่ช่อง เจาะจงผู้จำหน่าย/ลูกค้าด้วย
– เริ่มวันที่: กำหนดวันที่เริ่มต้นของเอกสารใบวางบิล OBL ที่จะค้นหา หากระบุวันที่ที่แน่นอนได้ ช่องเริ่มวันที่และช่องถึงวันที่ใส่วันที่ของเอกสารนั้นได้เลย (ต้องระบุและทำเครื่องหมายถูกที่ช่องเจาะจงวันที่ด้วย)
– ถึงวันที่: กำหนดวันที่สุดท้ายที่เป็นไปได้ของเอกสารที่จะค้นหา หากระบุวันที่ที่แน่นอนได้ ช่องเริ่มวันที่และช่องถึงวันที่ใส่วันที่ของเอกสารนั้นได้เลย (ต้องระบุและทำเครื่องหมายถูกที่ช่องเจาะจงวันที่ด้วย)
รหัสเอกสาร: สามารถระบุเลขที่เอกสารใบวางบิล OBL ที่ต้องการค้นหาได้ (ต้องระบุข้อมูลแบบเต็มจึงใช้ค้นหาได้)
เมื่อใส่เงื่อนไขที่จะใช้ค้นหาเอกสารใบวางบิล OBL เรียบร้อยแล้วให้กดปุ่มค้นหา
ระบบจะแสดงเอกสารใบวางบิลลูกค้ารหัส OBL ที่ตรงกับเงื่อนไขที่ใช้ค้นหา ให้ท่านคลิ๊กเลือกเอกสารที่ต้องการแล้วกด ok
หมายเหตุ: หากไม่พบเอกสารที่ต้องการ แสดงว่าเงื่อนไขที่ใช้ค้นหาอาจไม่ถูกต้อง ให้กำหนดเงื่อนไขที่ใช้ในการค้นหาใหม่
การแก้ไขเอกสารใบวางบิล OBL
ท่านสามารถแก้ไขเอกสารใบวางบิลได้ โดยค้นหาเอกสารใบวางบิล (OBL) ที่ต้องการขึ้นมาแล้วกดปุ่มแก้ไข
หมายเหตุ: หากมีการนำเอกสารนี้ไปใช้งานแล้วให้ท่านลบการผูกข้อมูลที่เอกสารปลายทางที่เกี่ยวข้องกับการวางบิลนี้ออกก่อน ถึงจะทำการแก้ไขใบวางบิล OBL นี้ได้
เมื่ออยู่ที่หน้าเอกสาร ให้คลิ๊กที่ปุ่มแก้ไข
สามารถแก้ไขข้อมูลทุกอย่างที่ต้องการได้ทั้งเอกสาร เช่นวันที่วางบิล วันที่นัดจ่ายเงิน ลูกค้า รายเอกสารขายเชื่อ หมายเหตุ ฯลฯ
หมายเหตุ:หากเอกสารขายเชื่อที่ดึงข้อมูลมามีการเปลี่ยนแปลงจำนวนเงินรวม จะต้องลบเอกสารนั้นออกจากใบวางบิลก่อนแล้วจึงดึงข้อมูลเอกสารขายเชื่อนั้นเข้ามาใหม่
วิธีลบเอกสารขายเชื่อบางเอกสาร: ให้คลิ๊กที่รายการเอกสารที่ต้องการลบ แล้วกดปุ่ม Ctrl และ delete ตามลำดับที่แป้นคีย์บอร์ด ระบบจะมีข้อความแจ้งเตือนให้ยืนยันการลบ ถ้ายืนยันให้กดปุ่ม ok
เมื่อแก้ไขข้อมูลในเอกสารใบวางบิลเรียบร้อยแล้วให้กดปุ่มบันทึก
การลบเอกสารใบวางบิล OBL
ท่านสามารถลบเอกสารใบวางบิล OBLได้ โดยค้นหาใบวางบิลที่ต้องการขึ้นมาแล้วกดปุ่มลบ
หมายเหตุ: หากมีการนำเอกสารนี้ไปใช้งานแล้วให้ท่านลบการผูก/อ้างอิงเอกสารนี้ออกจากเอกสารปลายทางก่อน
หมายเหตุ: ก่อนลบให้ตรวจสอบให้แน่ใจก่อน หากลบเอกสารแล้วจะไม่สามารถนำกลับคืนมาได้ต้องเพิ่มเอกสารใหม่เท่านั้น
