หากท่านมีการบันทึกเอกสารใบเสนอราคาในระบบแล้ว และต้องการดึงรายการสินค้าจากใบเสนอราคามาเพิ่มในเอกสารขายให้อัตโนมัติโดยไม่ต้องมาเลือกเอง สามารถดูวิธีอธิบายได้เลย
ก่อนอื่นท่านต้องเพิ่มข้อมูลใบเสนอราคาก่อนจึงจะสามารถดึงรายการสินค้าเพิ่มในเอกสารขายได้ ดังรูปตัวอย่างคือเอกสารใบเสนอราคาจะขึ้นต้นด้วยรหัส OPO เดี๋ยวจะดึงข้อมูลจากเอกสารนี้มาเพิ่มในเอกสารขาย
ท่านสามารถเพิ่มเอกสารขายสินค้าโดยดึงรายการสินค้าจากใบเสนอราคาได้ และสามารถเลือกได้ว่าจะใช้ในเมนูขายสินค้าแบบรับชำระเงินทันทีหรือขายแบบค้างชำระ ในตัวอย่างจะใช้เอกสารขายสินค้าแบบรับชำระทันที โดยเข้าไปที่เมนู ขาย-> ขายสินค้า-> ขายสด-ไม่เปิดกะ-> (เลือกได้ทั้งแบบมี vat/ไม่มี vat)
หลังจากนั้นให้เลือกคลังสินค้าที่จะตัดสต๊อกสินค้าออก วิธีเพิ่มคลังสินค้า เมื่อเลือกคลังที่จะตัดสต๊อกสินค้าแล้วให้คลิ๊กปุ่ม ok
หลังจากนั้นให้กดปุ่มเพิ่มเอกสารขายสินค้า (กดทุกครั้งก่อนเพิ่มเอกสารใหม่)
หลังจากนั้นให้เลือกรหัสลูกค้าที่จำหน่ายสินค้า โดยกดปุ่ม … ที่หัวข้อรหัสลูกค้า (ท่านจะต้องเพิ่มข้อมูลลูกค้า ก่อนที่จะบันทึกการขายสินค้า)
ท่านสามารถค้นหาข้อมูลลูกค้าได้โดยใส่ข้อมูล (รหัส/ชื่อ/นามสกุล/เบอร์โทรของลูกค้าเพียงบางส่วนของข้อมูล) ในช่องคำค้น
เมื่อพบข้อมูลที่ต้องการแล้วให้คลิ๊กเลือกข้อมูลลูกค้าที่ต้องการในตารางแล้วกดปุ่ม ok
ให้เลือกวันที่ขายและตัดสต๊อกสินค้าออกจากคลัง/เลือกวันที่ตามวันที่ขายจริง (สามารถเลือกวันที่ย้อนหลังได้หากมาบันทึกเอกสารในภายหลัง) โดยคลิ๊กปุ่ม … ที่ช่องวันที่แล้วเลือกวันที่ในปฏิทิน
หลังจากนั้นให้เลือกรูปแบบการคำนวณภาษีมูลค่าเพิ่มในการขายเอกสารนี้
1.ไม่คิด vat (สินค้าไม่คิดภาษีมูลค่าเพิ่ม)
2.ราคารวม VAT /VAT ใน (สินค้าคิดแบบรวมภาษีมูลค่าเพิ่มในราคาสินค้าแต่ละรายการ)
3.ราคาแยก VAT /VATนอก (สินค้าแยกภาษีมูลค่าเพิ่มไว้คำนวณตอนสรุปยอดสุทธิ)
หมายเหตุ: ต้องกำหนดรูปแบบการคำนวณ VAT ก่อนเลือกข้อมูลสินค้าในเอกสาร
ในตัวอย่างจะเลือกรูปแบบ ราคารวม VAT
หลังจากนั้นให้กดปุ่มดึงข้อมูล เพื่อดึงรายการสินค้าจากใบเสนอราคา
เลือก “ดึงข้อมูลจากเอกสาร”
ท่านสามารถระบุเงื่อนไขที่ใช้ในการค้นหาเอกสารใบเสนอราคาได้โดยต้องระบุประเภทเอกสารและช่วงวันที่เป็นอย่างน้อย
หมายเหตุ: การระบุเงื่อนไขที่ละเอียดจะทำให้ผลการค้นหาตรงกับเอกสารที่ต้องการมากขึ้น
ให้ท่านกดปุ่ม … ที่ช่องประเภทเอกสาร
หลังจากนั้นสามารถค้นหาประเภทเอกสารที่ต้องการโดยใช้รหัสเอกสารใบเสนอราคาคือรหัส “OPO” ในช่อง Seaech Characters
หล้งจากนั้นให้ทำเครื่องหมายถูกที่เจาะจงเอกสารด้วย (ให้ทำเครื่องหมายถูกที่ช่องนี้ทุกครั้งหากระบุเงื่อนไขประเภทเอกสาร)
หากต้องการค้นหาใบเสนอราคาด้วยลูกค้า ให้กดปุ่ม … เพื่อค้นหาข้อมูลลูกค้า (หากระบุเงื่อนไขนี้ต้องทำเครื่องหมายถูกที่ช่อง เจาะจงผู้จำหน่าย/ลูกค้าด้วย)
หลังจากนั้นสามารถค้นหาข้อมูลลูกค้าโดยใส่ข้อมูล (รหัส/ชื่อ/นามสกุล/เบอร์โทรของลูกค้าเพียงบางส่วนของข้อมูล) ในช่องคำค้นแล้วกดค้นหา
หากระบุลูกค้าแล้ว ต้องทำเครื่องหมายถูกที่ช่อง เจาะจงผู้จำหน่าย/ลูกค้าด้วย
– เริ่มวันที่: กำหนดวันที่เริ่มต้นของเอกสารที่จะค้นหา หากระบุวันที่ที่แน่นอนได้ช่องเริ่มวันที่และช่องถึงวันที่ใส่วันที่ของเอกสารนั้นได้เลย
– ถึงวันที่: กำหนดวันที่สุดท้ายที่เป็นไปได้ของเอกสารที่จะค้นหา หากระบุวันที่ที่แน่นอนได้ช่องเริ่มวันที่และช่องถึงวันที่ใส่วันที่ของเอกสารนั้นได้เลย
เมื่อระบุช่วงวันที่แล้วให้ทำเครื่องหมายถูกที่ช่องเจาะจงวันที่ด้วย
– รหัสเอกสาร: สามารถระบุเลขที่เอกสารใบเสนอราคาที่ต้องการค้นหาได้ เงื่อนไขนี้จะทำให้ค้นหาได้ผลลัพธ์เร็วที่สุด (ต้องระบุข้อมูลแบบเต็มและตัวอักษรตัวเล็กตัวใหญ่ต้องตรงจึงจะใช้ค้นหาได้)
เมื่อใส่เงื่อนไขที่จะใช้ค้นหาเอกสารใบเสนอราคาเรียบร้อยแล้ว ให้กดปุ่มค้นหา ในตัวอย่างจะค้นหาด้วยทุกเงื่อนไข แต่ความเป็นจริงระบุประเภทเอกสารและช่วงวันที่เป็นอย่างน้อย
ระบบจะแสดงเอกสารที่ตรงกับเงื่อนไขที่ใช้ค้นหา ให้ท่านคลิ๊กที่เอกสารที่ต้องการแล้วกด ok
หมายเหตุ: หากไม่พบแสดงว่าเงื่อนไขที่ใช้ในการค้นหาไม่ตรงตามเอกสารที่ต้องการ ให้กำหนดเงื่อนไขที่ใช้ในการค้นหาใหม่
หลังจากเลือกใบเสนอราคาแล้วระบบจะแสดงรายการสินค้าทั้งหมดในใบเสนอราคานั้น ท่านสามารถเลือกรายการสินค้าที่จะขายตัดสต๊อกในเอกสารนี้ได้เลย โดยมีเมนูให้เลือกทั้งหมด หรือเลือกเฉพาะรายการสินค้าที่ต้องการได้
หากต้องการเลือกบางรายการสินค้าในใบเสนอราคาให้ทำเครื่องหมายถูกในช่องเลือก เฉพาะหน้ารายการสินค้าที่ต้องการนำมาเปิดเอกสารขายสินค้า เมื่อเลือกครบแล้วให้กด ok เพื่อยืนยันการเลือก
หากท่านเลือกรายการสินค้าผิดสามารถเลือกใหม่ได้โดยกดปุ่ม ยกเลิกการเลือก ระบบจะยกเลิกรายการที่เคยเลือกไว้ทั้งหมด สามารถทำการเลือกใหม่ได้เลย
หากท่านต้องการเลือกรายการสินค้าทุกรายการที่มีในใบเสนอราคา สามารถกดปุ่ม “เลือกทั้งหมด”
เมื่อเลือกรายการสินค้าตามต้องการเรียบร้อยแล้วให้กดปุ่ม ok
ระบบจะดึงรายการสินค้าที่ท่านเลือกเข้ามาในฟอร์มขายสินค้าให้อัตโนมัติ
ท่านสามารถแก้ไขจำนวนและราคาต่อหน่วยที่จะจำหน่ายได้เลย สามารถดูวิธีการขายเพิ่มเติมได้ ขายสินค้ารับเงินทันที
