เลือกหัวข้อที่ต้องการ
– เพิ่มใบเสนอราคา
– พิมพ์ใบเสนอราคา
– ค้นหาใบเสนอราคา
– แก้ไขใบเสนอราคา
– ลบใบเสนอราคา
เพิ่มใบเสนอราคา
ท่านสามารถเพิ่มใบเสนอราคาและพิมพ์ใบเสนอราคาให้ลูกค้าเพื่อแจ้งรายการสินค้าและราคาที่ลูกค้าต้องการสั่งซื้ออย่างเป็นทางการได้ โดยเข้าไปเพิ่มใบเสนอราคาได้ที่เมนู ขาย-> ใบเสนอราคา
หลังจากนั้นเลือกคลัง (ขั้นตอนนี้จะไม่เกี่ยวข้องกับจำนวนสต๊อก) แล้วกด ok ถ้ามีคลังเดียวกด ok ได้เลย
หลังจากนั้นให้กดปุ่มเพิ่ม เพื่อเพิ่มเอกสารใบเสนอราคา
ให้เลือกวันที่เสนอราคา (สามารถเลือกวันที่ล่วงหน้าได้หากต้องการส่งภายหลัง) โดยคลิ๊กปุ่ม … ที่ช่องวันที่แล้วเลือกวันที่ในปฏิทิน วันกำหนดชำระไม่ต้องกำหนด
หากยังไม่มีข้อมูลลูกค้า/ข้อมูลสินค้า ที่ต้องเพิ่มในเอกสารใบเสนอราคาสามารถเพิ่มก่อนเลือกได้ที่เมนู แก้ไขข้อมูล-> แก้ไขข้อมูลลูกค้า/ข้อมูลสินค้า ก่อนจะทำการเลือกข้อมูลมาเพิ่มในเอกสารใบเสนอราคา
หลังจากนั้นให้เลือกรหัสลูกค้าโดยกดปุ่ม … ที่หัวข้อรหัสลูกค้า (ท่านจะต้องเพิ่มข้อมูลลูกค้าก่อนที่จะบันทึกใบเสนอราคา)
ก่อนค้นหาลูกค้า สามารถเลือกได้ว่าต้องการค้นหาจากข้อมูลลูกค้าทุกกลุ่มหรือค้นเฉพาะกลุ่มลูกค้าที่ต้องการ โดยถ้าต้องการค้นหาจากข้อมูลทั้งหมดให้ทำเครื่องหมายถูกที่ช่อง “แสดงลูกค้าทุกเขต”
หากต้องการค้นหาตามกลุ่มลูกค้า ให้เอาเครื่องหมายถูกที่ช่อง “แสดงลูกค้าทุกเขต” ออกก่อน และให้เลือกกลุ่มลูกค้าที่ต้องการที่คอลัมน์เขตการขายด้านซ้ายก่อนใส่ข้อมูลที่จะค้นหาในช่องคำค้น
หลังจากนั้นสามารถค้นหาข้อมูลลูกค้าโดยใส่ข้อมูล (รหัส/ชื่อ/นามสกุล/เบอร์โทรของลูกค้าเพียงบางส่วนของข้อมูล) ในช่อง คำค้นแล้วกดค้นหา
ระบบจะแสดงข้อมูลลูกค้าที่ตรงกับข้อมูลที่ใช้ค้นหา เมื่อพบข้อมูลลูกค้าที่ต้องการแล้วให้คลิ๊กเลือกในตารางแล้วกดปุ่ม ok ระบบจะดึงข้อมูลมาแสดงในช่องข้อมูลลูกค้า
หลังจากนั้นให้เลือกรูปแบบการคิดภาษีมูลค่าเพิ่ม
1.ไม่คิด vat (สินค้าทั้งหมดไม่คิดภาษีมูลค่าเพิ่ม)
2.ราคารวม VAT /VAT ใน (แบบรวมภาษีมูลค่าเพิ่มในราคาสินค้าแต่ละรายการ)
3.ราคาแยก VAT /VATนอก (แยกภาษีมูลค่าเพิ่มไว้คำนวณตอนสรุปยอดสุทธิ)
หมายเหตุ: ต้องกำหนดรูปแบบการคำนวณ VAT ก่อนเลือกข้อมูลสินค้าในเอกสาร
ในตัวอย่างจะเลือกรูปแบบ ราคารวม VAT
ให้เลือกรหัสสินค้าที่ช่องรหัสรายการ โดยสามารถใช้วิธีสแกนบาร์โค้ดที่ช่องนี้หรือค้นหาจากข้อมูลสินค้าโดยกดปุ่ม … (ถ้ายังไม่มีข้อมูลสินค้าในระบบต้องทำการเพิ่มข้อมูลสินค้าก่อน)
ก่อนค้นหาสินค้า สามารถเลือกได้ว่าต้องการค้นหาจากข้อมูลสินค้าทุกกลุ่มหรือค้นเฉพาะกลุ่มสินค้าที่ต้องการ โดยถ้าต้องการค้นหาจากข้อมูลทั้งหมดให้ทำเครื่องหมายถูกที่ช่อง “แสดงสินค้าทุกประเภท”
แต่หากต้องการค้นหาตามกลุ่มสินค้าที่ต้องการ ให้เอาเครื่องหมายถูกที่ช่อง “แสดงสินค้าทุกประเภท” ออกก่อน และให้เลือกกลุ่มสินค้าที่ต้องการที่คอลัมน์ประเภทสินค้าด้านซ้ายก่อนใส่ข้อมูลที่จะค้นหาในช่องคำที่ใช้ค้นหา
ใส่คำค้นหาสินค้าที่ต้องการด้วย (รหัส/บาร์โค้ด/ชื่อสินค้า) ในช่องคำที่ใช้คำค้นหา ท่านสามารถค้นหาด้วยบางส่วนของข้อมูลได้
หล้งจากพบสินค้าที่ต้องการแล้วให้คลิ๊กที่ข้อมูลสินค้านั้นแล้วกดปุ่ม ok
– จำนวน: ระบุจำนวนสินค้าที่ต้องการเสนอราคา
– ราคา: ราคาขายต่อหน่วยที่ต้องการเสนอราคา
เมื่อระบุข้อมูลครบแล้วระบบจะคำนวณรวมเงินรายการสินค้านั้นให้อัตโนมัติ
หากต้องการเลือกสินค้ารายการถัดไปให้กดปุ่มลูกศรลงที่แป้นคีย์บอร์ด แล้วกด … เพื่อเลือกสินค้า
ให้เพิ่มรายการสินค้าจนครบตามที่ต้องการเสนอราคาให้ลูกค้าที่ระบุ พร้อมระบุจำนวนสินค้าและราคาขายต่อหน่วยให้ครบ ระบบจะคำนวณ ยอดรวมเงินแต่ละรายการสินค้า (ถ้ามี)
สามารถเพิ่มข้อมูลเลขที่อ้างอิง และหมายเหตุได้ (ถ้ามี)
เมื่อกรอกข้อมูลทุกอย่างครบแล้วให้กดปุ่มบันทึก
พิมพ์ใบเสนอราคา
หากท่านต้องการพิมพ์เอกสารใบเสนอราคา สามารถกดปุ่มพิมพ์1/พิมพ์2 ได้ โดยต้องมีการเพิ่มแบบฟอร์มใบเสนอราคาไว้ในระบบก่อนจึงจะสามารถสั่งพิมพ์ได้
เมื่อระบบแสดงเอกสารใบเสนอราคาขึ้นมาสามารถบันทึกไฟล์ในรูปไฟล์ PDF หรือเลือกพิมพ์ในรูปแบบกระดาษได้โดยต้องเตรียมปริ้นเตอร์และกระดาษให้เรียบร้อยก่อนสั่งพิมพ์ หากต้องการพิมพ์ให้กดปุ่มรูปปริ้นเตอร์ดังรูป วิธีแก้ไขการพิมพ์เอกสารไม่ออกเบื้องต้น
เลือกชื่อปริ้นเตอร์ที่จะใช้พิมพ์เอกสารแล้วกด ok (ต้องทำการติดตั้ง driver ปริ้นเตอร์ให้เรียบร้อยก่อนใช้งาน)
การค้นหาใบเสนอราคา
หากท่านต้องการค้นหาเอกสารใบเสนอราคาที่เคยบันทึกไว้ในระบบ สามารถค้นหาได้โดยเข้าที่เมนู ขาย-> ใบเสนอราคา
เมื่อเข้าสู่ฟอร์มให้กดปุ่มค้นหา
ท่านสามารถระบุเงื่อนไขที่ใช้ในการค้นหาโดยต้องระบุอย่างน้อย 1 เงื่อนไข
หมายเหตุ: การระบุเงื่อนไขที่ละเอียดจะทำให้ผลการค้นหาตรงกับเอกสารที่ต้องการมากขึ้น
– ผู้จำหน่าย/ลูกค้า: กดปุ่ม … เพื่อเลือกข้อมูล
หลังจากนั้นสามารถค้นหาข้อมูลลูกค้าโดยใส่ข้อมูล (รหัส/ชื่อ/นามสกุล/เบอร์โทรของลูกค้าเพียงบางส่วนของข้อมูล) ในช่อง คำค้นแล้วกดค้นหา เมื่อเจอข้อมูลที่ต้องการให้คลิ๊กรายการสินค้านั้นในตารางแล้วกด ok
หากระบุเงื่อนไขนี้ต้องทำเครื่องหมายถูกที่ช่อง เจาะจงผู้จำหน่าย/ลูกค้าด้วย
– เริ่มวันที่: กำหนดวันที่เริ่มต้นของเอกสารที่จะค้นหา หากระบุวันที่ที่แน่นอนได้ช่องเริ่มวันที่และช่องถึงวันที่ใส่วันที่ของเอกสารนั้นได้เลย (ต้องระบุและทำเครื่องหมายถูกที่ช่องเจาะจงวันที่ด้วย)
– ถึงวันที่: กำหนดวันที่สุดท้ายที่เป็นไปได้ของเอกสารที่จะค้นหา หากระบุวันที่ที่แน่นอนได้ช่องเริ่มวันที่และช่องถึงวันที่ใส่วันที่ของเอกสารนั้นได้เลย (ต้องระบุและทำเครื่องหมายถูกที่ช่องเจาะจงวันที่ด้วย)
– รหัสเอกสาร: สามารถระบุเลขที่เอกสารที่ต้องการค้นหาได้ (ต้องระบุข้อมูลแบบเต็มจึงใช้ค้นหาได้)
เมื่อใส่เงื่อนไขที่จะใช้ค้นหาเอกสารใบเสนอราคา เรียบร้อยแล้วให้กดปุ่มค้นหา
ระบบจะแสดงเอกสารที่ตรงกับเงื่อนไขที่ใช้ค้นหา ให้ท่านคลิ๊กที่เอกสารที่ต้องการแล้วกด ok
การแก้ไขใบเสนอราคา
ท่านสามารถแก้ไขเอกสารใบเสนอราคาได้ โดยค้นหาใบเสนอราคาที่ต้องการขึ้นมาแล้วกดปุ่มแก้ไข
หมายเหตุ: หากมีการนำเอกสารนี้ไปใช้งานแล้วให้ท่านลบการผูกข้อมูลที่เอกสารปลายทางที่เกี่ยวข้องกับใบเสนอราคานี้ออกก่อน ถึงจะทำการแก้ไขเอกสารได้ เช่นเอกสารขายที่มีการดึงใบเสนอราคานี้ไปเกี่ยวข้อง
เมื่ออยู่ที่หน้าเอกสาร ให้คลิ๊กที่ปุ่มแก้ไข
สามารถแก้ไขข้อมูลที่ต้องการได้ทั้งเอกสารเช่นวันที่ ลูกค้า รายการสินค้า จำนวน ราคาขาย/หน่วย ฯลฯ
หมายเหตุ: ถ้าการแก้ไข/ลบนั้นเกี่ยวข้องกับจำนวนสินค้า/ราคาสินค้า ให้ตรวจสอบจำนวนเงินรวม ก่อนทำการบันทึก
วิธีลบรายการสินค้า: ให้คลิ๊กที่รายการสินค้าที่ต้องการลบ แล้วกดปุ่ม Ctrl และ delete ตามลำดับที่แป้นคีย์บอร์ด
จะมีข้อความให้ท่านยืนยัน ถ้าต้องการลบให้กด ok เพื่อยืนยันการลบ กด cancel ถ้าจะยกเลิกการลบ
เมื่อแก้ไขข้อมูลเรียบร้อยแล้ว ให้กดปุ่มบันทึก
การลบใบเสนอราคา
ท่านสามารถลบเอกสารใบเสนอราคาได้ โดยค้นหาใบสั่งซื้อที่ต้องการขึ้นมาแล้วกดปุ่มลบ
หมายเหตุ: หากมีการนำเอกสารนี้ไปใช้งานแล้วให้ท่านลบการผูกข้อมูลที่เอกสารปลายทางที่เกี่ยวข้องกับใบสั่งซื้อนี้ออกก่อน ถึงจะทำการลบเอกสารใบจ่ายมัดจำได้ เช่นเอกสารซื้อสินค้าที่มีการดึงใบสั่งซื้อสินค้านี้ไปเกี่ยวข้อง
ให้ท่านค้นหาเอกสารใบเสนอราคาที่ต้องการขึ้นมาก่อน แล้วกดปุ่มลบ
หมายเหตุ: ก่อนลบให้ตรวจสอบเอกสารให้แน่ใจก่อน หากลบเอกสารแล้วจะไม่สามารถนำกลับคืนมาได้ต้องเพิ่มเอกสารใหม่เท่านั้น
