ท่านสามารถบันทึกการซื้อสินค้าที่มี 2หน่วยนับได้หลากหลายประเภทสินค้า เช่น เหล็ก เมทัลชีท อลูมิเนียม กระจก ผ้า หมู ไก่ ไม้ ผ้า หิน ดิน ทราย ปูน ข้าวสาร เป็นต้น เมื่อบันทึกซื้อสินค้าโดยระบุจำนวน2หน่วยแล้ว ระบบจะเพิ่มสต๊อกสินค้าให้อัตโนมัติ นอกจากนี้ยังสามารถเลือกคลังสินค้าที่ต้องการเพิ่มสต๊อกก่อนบันทึกซื้อได้ แต่ก่อนที่ท่านจะบันทึกการซื้อสินค้าที่มี 2หน่วยนับเข้าคลัง ให้ท่านทำการเพิ่มข้อมูลสินค้าที่มี2หน่วยนับ ก่อนเพื่อกำหนดรูปแบบอัตราเทียบระหว่าง 2หน่วยนับและรายละเอียดสินค้า ในระบบจะมีทั้งการซื้อแบบจ่ายชำระเงินทันที และแบบรับสินค้าแล้วจ่ายชำระเงินภายหลัง ในตัวอย่างจะอธิบายแบบซื้อสดจ่ายเงินทันที ท่านสามารถดูวิธีการซื้อเชื่อจ่ายชำระเงินภายหลังเพิ่มเติมได้
ในที่นี้จะอธิบายการบันทึกซื้อสินค้าที่มี 2หน่วยนับ 2 รูปแบบและสินค้า1หน่วยนับ
เลือกหัวข้อที่ต้องการ
1.การซื้อสินค้า2หน่วยนับ (สินค้าแบบกำหนดอัตราเทียบคงที่หน่วยที่1 และหน่วยที่2)
ยกตัวอย่างสินค้ารหัส P0000022 ลวดผูกเหล็ก ซึ่งเป็นสินค้าที่สามารถกำหนดอัตราเทียบระหว่างหน่วยนับที่ 1 กิโลกรัมและหน่วยนับที่2 เส้นแบบคงที่ได้ คือ 1เส้น = 2.3 กิโลกรัม
ดังนั้นสินค้าตัวนี้ตอนบันทึกซื้อท่านสามารถระบุเฉพาะจำนวนเส้น(หน่วยที่2)ได้เลย ระบบจะคำนวณจำนวนกิโลกรัมให้อัตโนมัติเนื่องจากได้กำหนดอัตราเทียบคงที่ในข้อมูลสินค้าแล้วคือ 1เส้น = 2.3 กิโลกรัม
เราจะบันทึกซื้อสินค้าเข้า โดยไปที่เมนูซื้อสินค้าในตัวอย่างนี้ เราจะอธิบายในรูปแบบการซื้อสด/จ่ายชำระเงินทันที
เลือกคลังที่จะใช้ในการเพิ่มสต๊อกสินค้าทั้ง 2 หน่วยนับ ในตัวอย่างเลือกคลังหลักแล้วกดปุ่ม ok
กดปุ่มเพิ่ม เพื่อเพิ่มเอกสารซื้อสินค้า
กดปุ่มเลือกผู้จำหน่ายที่ท่านซื้อสินค้า โดยสามารถค้นหาข้อมูลผู้จำหน่ายที่ช่อง Search Characters ได้ เมื่อพบผู้จำหน่ายที่ต้องการแล้วกด ok แต่ถ้ายังไม่มีข้อมูลผู้จำหน่ายคนที่ต้องการสามารถเพิ่มข้อมูลผู้จำหน่ายในระบบได้
กำหนดรูปแบบคำนวณภาษีมูลค่าเพิ่ม VAT เอกสารซื้อที่ท่านกำลังเพิ่ม (ให้ดูเอกสารจากผู้จำหน่ายว่าเป็นรูปแบบใด)
ประกอบด้วย ไม่คิด VAT, ราคารวม VAT, ราคาแยก VAT
หากสินค้ามีบาร์โค้ด ท่านสามารถสแกนบาร์โค้ดสินค้า 2หน่วยนับที่ต้องการซื้อในช่อง รหัสรายการ เพื่อทำการเพิ่มสินค้าได้เลย (ตรวจสอบก่อนสแกนว่า font เป็นภาษาอังกฤษหรือไม่)
หากไม่ใช้การสแกนบาร์โค้ดสามารถใช้วิธีการค้นหาข้อมูลสินค้าได้ โดยกดปุ่ม สี่เหลี่ยม … ในช่องรหัสรายการ
ให้ท่านใส่ข้อมูลสินค้าที่จะค้นหาในช่อง คำที่ใช้ค้นหา F2 (สามารถใช้เพียงบางส่วนของข้อมูลสินค้าในการค้นหาได้) เมื่อพบสินค้าที่ต้องการแล้วให้คลิ๊กสินค้าตัวนั้น แล้วกดปุ่ม ok เพื่อเลือก
ระบบจะดึงข้อมูลสินค้าเข้ามาในฟอร์มซื้อ โดยระบบจะดึงราคาทุนต่อหน่วยที่ 1 ขึ้นมาแสดง ในที่นี้ 1กิโลกรัมราคา 30 บาท เนื่องจากสินค้าตัวนี้เป็นสินค้าที่กำหนดอัตราเทียบคงที่ในข้อมูลสินค้าไว้แล้ว ท่านสามารถกำหนดจำนวนเฉพาะหน่วยนับที่2 (ใช้นับสต๊อก) ได้เลย
ข้อมูลสินค้าตัวที่ดึงมาซื้อซึ่งได้กำหนดอัตราเทียบระหว่างหน่วยนับที่1 และหน่วยนับที่2 แบบคงที่ไว้คือ 1เส้น = 2.3 กิโลกรัม
ให้ท่านกำหนดจำนวนเฉพาะหน่วยที่2 (ใช้นับสต๊อก) ในตัวอย่างซื้อเข้าจำนวน 100 เส้น
เมื่อท่านคลิ๊กไปที่ช่องจำนวนของหน่วยที่1 ระบบจะคำนวณจำนวนหน่วยที่1จากอัตราเทียบที่ท่านกำหนดในข้อมูลสินค้าไว้ ให้อัตโนมัติ ในที่นี้ 1เส้น = 2.3 กิโลกรัม จะปรากฎ 230 กิโลกรัมให้อัตโนมัติ (มาจาก 100 * 2.3)
ดังนั้นให้ท่านใส่จำนวนเฉพาะหน่วยที่2 ในกรณีที่สินค้าตัวนั้นสามารถกำหนดอัตราเทียบระหว่างหน่วยที่1 และหน่วยที่2 แบบคงที่ได้
หลังจากนั้นให้กำหนดราคาทุนต่อหน่วยของสินค้าที่ซื้อจากผู้จำหน่ายโดยราคาทุนนี้จะคำนวณจากหน่วยที่1 เท่านั้น ในที่นี้ 1กิโลกรัมราคาทุน 25 บาท ถ้ามีส่วนลดสามารถกำหนดได้ (หากต้องการให้ระบบคำนวณส่วนลดเป็นเปอร์เซ็นต์ให้ให้ใส่ เครื่องหมาย + แทน % ) เช่น 3% ใส่ 3+ ในช่องส่วนลด
หลังจากนั้นให้ท่านกดปุ่มลูกศรลง ที่แป้นคีย์บอร์ดเพื่อเพิ่มรายการสินค้าถัดไป จะสังเกตเห็นว่าระบบจะคำนวณรวมเงินให้อัตโนมัติ 230 กิโลกรัม * 25บาท = 5750 บาท
2.การซื้อสินค้า2หน่วยนับ (สินค้าแบบไม่กำหนดอัตราเทียบหน่วยที่1 และหน่วยที่2)
ยกตัวอย่างสินค้ารหัส 003 เหล็กเส้นกลม ซึ่งเป็นสินค้าที่ไม่สามารถกำหนดอัตราเทียบระหว่างหน่วยนับที่ 1 เมตรและหน่วยนับที่2 เส้นแบบคงที่ได้ ต้องการกำหนดจำนวนตอนบันทึกซื้อเองตามที่ซื้อจากผู้จำหน่ายจริง (สินค้า2หน่วยนับที่ไม่สามารถกำหนดจำนวนเทียบคงที่ได้จะกำหนดจำนวนเทียบเป็น 0 ที่ข้อมูลสินค้า)
ดังนั้นสินค้าตัวนี้ตอนบันทึกซื้อท่านสามารถระบุจำนวนได้ทั้ง 2หน่วยนับได้เลย ในตัวอย่างได้แก่ เมตร (หน่วยที่1) และเส้น (หน่วยที่2)
จะทำการเพิ่มสินค้ารายการถัดไปในเอกสารซื้อ ให้กดปุ่มลูกศรลงเพื่อเพิ่มรายการสินค้าถัดไป และเลือกสินค้าที่จะทำการบันทึกซื้อ สามารถค้นหาข้อมูลสินค้าได้ โดยกดปุ่ม สี่เหลี่ยม … ในช่องรหัสรายการและค้นหาด้วยข้อมูลสินค้าได้
ตัวอย่างนี้ จะเลือกข้อมูลสินค้าที่ไม่ได้กำหนดอัตราเทียบระหว่างหน่วยที่1 และหน่วยที่2 เข้ามาในฟอร์มซื้อ โดยระบบจะคำนวณราคาต้นทุนซื้อจากหน่วยที่1 ให้ท่านกำหนดจำนวนทั้ง 2 หน่วยตอนที่ซื้อเข้าได้เลย ในตัวอย่างกำหนดหน่วยที่1 = 360 เมตร (หน่วยที่ใช้คำนวณเงิน) หน่วยที่2 = 10 เส้น (ใช้นับสต๊อก)
หลังจากนั้นให้กำหนดราคาทุนต่อหน่วยของสินค้าที่ซื้อจากผู้จำหน่ายโดยราคาทุนนี้จะคำนวณจากหน่วยที่1 เท่านั้นระบบจะดึงราคาทุนจากข้อมูลสินค้าที่ท่านกำหนดไว้มาเป็นค่าเริ่มต้นให้ก่อนสามารถแก้ไขราคาทุนได้ตามเอกสารซื้อจริง ในตัวอย่าง 1เมตร ราคาทุน 3 บาท/หน่วย
ถ้ามีส่วนลดสามารถกำหนดได้ (หากต้องการให้ระบบคำนวณส่วนลดเป็นเปอร์เซ็นต์ให้ให้ใส่ เครื่องหมาย + แทน % ) เช่น 3% ใส่ 3+ ในช่องส่วนลด (เป็นส่วนลดต่อจำนวนทั้งหมดในสินค้ารายการนั้นไม่ใช่ต่อ 1หน่วย)
เมื่อท่านเปลี่ยนไปที่ช่องรวมเงิน จะสังเกตเห็นว่าระบบจะคำนวณรวมเงินให้อัตโนมัติ 360 เมตร (หน่วยที่1) * 3 บาท = 1080 บาท – ส่วนลด 3% (1080) = 32.4 รวมเงิน 1047.60 บาท
3.การซื้อสินค้า 1หน่วยนับ
ยกตัวอย่างสินค้ารหัส P0000024 ข้อต่อขนาด 4หุน ซึ่งเป็นสินค้าที่มีหน่วยนับเดียว สามารถกำหนดจำนวนตอนบันทึกซื้อแค่หน่วยนับที่1ได้เลย ไม่มีหน่วยที่2 (สินค้า1หน่วยนับจะกำหนดจำนวนเทียบเป็น 1 ที่ข้อมูลสินค้า)
ดังนั้นสินค้าตัวนี้ตอนบันทึกซื้อท่านสามารถระบุจำนวนแค่ที่หน่วยนับที่1ได้เลย ในตัวอย่างได้แก่ ชิ้น (หน่วยที่1)
จะทำการเพิ่มสินค้ารายการถัดไปในเอกสารซื้อ ให้กดปุ่มลูกศรลงเพื่อเพิ่มรายการสินค้าถัดไป และเลือกสินค้าที่จะทำการบันทึกซื้อ สามารถค้นหาข้อมูลสินค้าได้ โดยกดปุ่ม สี่เหลี่ยม … ในช่องรหัสรายการและค้นหาด้วยข้อมูลสินค้าได้
ในตัวอย่างนี้ จะเลือกข้อมูลสินค้าที่มีหน่วยนับเดียว จะสังเกตเห็นว่าชื่อหน่วยนับที่1 และหน่วยนับที่2 จะเหมือนกันคือ ชิ้น
ให้ท่านกำหนดจำนวนที่หน่วยนับที่ 1 ตอนที่ซื้อเข้าได้เลย ในตัวอย่างกำหนดหน่วยที่1 = 46 ชิ้น (หน่วยที่ใช้คำนวณเงิน) **หน่วยนับที่2 ไม่ต้องกำหนด**
หลังจากนั้นให้กำหนดราคาทุนต่อหน่วยของสินค้าที่ซื้อจากผู้จำหน่ายโดยราคาทุนนี้จะคำนวณจากหน่วยที่1 เท่านั้นระบบจะดึงราคาทุนจากข้อมูลสินค้าที่ท่านกำหนดไว้มาเป็นค่าเริ่มต้นให้ก่อน ท่านสามารถแก้ไขราคาทุนได้ตามเอกสารซื้อจริง ในตัวอย่าง 1ชิ้น ราคาทุน 3 บาท/หน่วย
เนื่องจากตารางกรอกข้อมูลสินค้านั้นมีข้อมูลหลายรายการท่านสามารถกดปุ่มเคอร์เซอร์ด้านล่างเพื่อเลื่อนไปดูข้อมูลทางขวาของตารางเพิ่มเติมได้
เมื่อท่านเปลี่ยนไปที่ช่องรวมเงิน จะสังเกตเห็นว่าระบบจะคำนวณรวมเงินให้อัตโนมัติ 46 ชิ้น (หน่วยที่1) * 3 บาท = 138 บาท
ซื้อสินค้าแบบค้างชำระเงิน
ระบบจะคำนวณรวมเงินทั้งเอกสารไว้ โดยเริ่มต้นจะอยู่ในรูปแบบค้างชำระเงิน หากท่านซื้อสินค้าแบบเงินเชื่อจะชำระเงินภายหลังแต่รับสินค้าเข้าคลังก่อน ก็ให้ค้างจำนวนเงินที่ช่องค้างชำระไว้แล้วกดบันทึกเอกสารได้เลย
กดปุ่มบันทึกเอกสารซื้อ
ซื้อสินค้าแบบชำระโดยเงินสด
ระบบจะคำนวณรวมเงินทั้งเอกสารไว้ โดยเริ่มต้นจะอยู่ในรูปแบบค้างชำระเงิน หากท่านได้จ่ายชำระเงินเอกสารซื้อนี้แล้วให้เลือกได้ว่าจ่ายรูปแบบไหน ในตัวอย่างจะใช้วิธีจ่ายด้วยเงินสด ก็จะใส่จำนวนเงินเต็มจำนวนที่ช่องเงินสดคือ 6935.60
เมื่อใส่จำนวนเงินที่ช่องเงินสดเสร็จแล้วให้กดปุ่มบันทึก ระบบจะเปลี่ยนค่าค้างชำระให้เป็น 0
ซื้อสินค้าแบบชำระโดยเลือกรูปแบบอื่นๆ
ระบบจะคำนวณรวมเงินทั้งเอกสารไว้ โดยเริ่มต้นจะอยู่ในรูปแบบค้างชำระเงิน หากท่านได้จ่ายชำระเงินเอกสารซื้อนี้แล้วให้เลือกได้ว่าจ่ายรูปแบบไหน สามารถเลือกจ่ายได้หลายรูปแบบร่วมกันใน 1 เอกสาร ในตัวอย่างจะใช้วิธีจ่ายด้วยการโอนและเงินสด
ให้ท่านเลือกรูปแบบการชำระเงิน โดยคลิ๊กที่แถบรายการจ่ายชำระ
เลือกรูปแบบการชำระเงิน (เงินโอน/โอนผ่านบัญชีธนาคาร, เช็ค, บัตรเครดิต, อื่นๆ) โดยคลิ๊กที่ช่องประเภท
ในตัวอย่างจะเลือกรูปแบบเงินโอน/โอนผ่านบัญชีธนาคาร หลังจากนั้นสามารถเลือกรหัสบัญชีของท่านที่ใช้จ่ายชำระเงินได้ แต่จะต้องเพิ่มข้อมูลบัญชีธนาคารไว้ก่อนแล้วในระบบ และสามารถกำหนด เลขที่เช็ค, วันที่เช็ค ได้
หลังจากนั้นให้กำหนดจำนวนเงินที่จ่ายในรูปแบบเงินโอนในช่องเงินในเช็ค ในที่นี้ จำนวนเงินทั้งหมด 6935.60 จะจ่ายด้วยเงินโอน 6000 บาทและสามารถกำหนดบัญชีผู้จำหน่ายปลายทางที่ท่านโอนเงินไปได้โดยต้องมีการเพิ่มข้อมูลบัญชีผู้จำหน่ายไว้ในระบบก่อนแล้ว หลังจากกดปุ่มลูกศรลงและลูกศรขึ้นเพื่อให้ระบบบันทึกค่าและคำนวณยอดคงเหลือค้างชำระ ในระบบจะค้างเหลือ 935.60
ในตัวอย่างยอดที่เหลือจาก 6000 บาทที่จ่ายด้วยเงินโอนแล้วจะจ่ายชำระด้วยเงินสดอีก 935.60 ให้ท่านใส่ยอดเงินสดในช่อง 1.เงินสด หรือ 2.ชำระเงินสด ก็ได้แล้วกด enter
บันทึกและพิมพ์เอกสารซื้อสินค้า 2หน่วยนับ
หากเลือกสินค้าครบทุกรายการในเอกสารซื้อแล้ว ให้สังเกตว่าในตารางมีช่องว่างที่ไม่มีข้อมูลอยู่ไหม (ห้ามมี record ที่ไม่มีข้อมูล) ให้ท่านกดปุ่มลูกศรขึ้นที่แป้นคีย์บอร์ดเพื่อลด record ที่ว่างออกก่อนบันทึก
เมื่อบันทึกข้อมูลในเอกสารซื้อทุกอย่างเรียบร้อยแล้วให้กดปุ่มบันทึก
เลือกรูปแบบเอกสารซื้อที่ต้องการก่อนพิมพ์ได้หากได้กำหนดไว้หลายรูปแบบ ฟอร์มหลักจะอยู่ที่ปุ่มพิมพ์1 ควรเป็นรูปแบบที่ใช้งานบ่อยที่สุดและปุ่มพิมพ์2 คือรูปแบบฟอร์มย่อยซึ่งมีได้หลายแบบฟอร์มไม่จำกัดสามารถเลือกพิมพ์ได้ตามต้องการ
ตัวอย่างเอกสารใบซื้อ/ใบรับสินค้าเข้าคลัง ที่สินค้ามี 2หน่วยนับ ซึ่งท่านสามารถกำหนดรูปแบบเอกสารตามต้องการได้
ท่านสามารถตรวจสอบจำนวนสินค้าคงเหลือหลังจากบันทึกรับสินค้าเข้าคลังได้ โดยไปที่เมนูรายงานในหมวดหัวข้อ สินค้าคงเหลือ ในตัวอย่างจะไปที่เมนู 4.1.1 รายงานสินค้าคงเหลือทั้งหมดทุกรายการ
ตัวอย่างรายงานสินค้าคงเหลือทั้งหมดทุกรายการตามวันที่ที่ต้องการ จะสังเกตเห็นว่าระบบจะแสดงให้ท่านตรวจสอบได้ทั้ง หน่วยนับที่1 และ หน่วยนับที่2 พร้อมมูลค่าสินค้า ท่านสามารถดูรายงานหัวข้อสินค้าคงเหลืออื่นๆได้ตามต้องการ
