หากท่านมีการซื้อสินค้าแบบค้างจ่ายชำระเงินกับผู้จำหน่าย เมื่อถึงเวลานัดจ่ายชำระผู้จำหน่ายอาจมีการส่งใบวางบิลมาให้ท่าน หากท่านต้องการบันทึกรับใบวางบิลจากผู้จำหน่ายในระบบเพื่อเป็นการแจ้งเตือนการจ่ายชำระ สามารถดูวิธีอธิบายได้เลย
ก่อนอื่นท่านต้องมีการบันทึก เอกสารซื้อสินค้าแบบค้างชำระจ่ายที่อยู่ในใบวางบิลที่ผู้จำหน่ายส่งมาให้ท่านในระบบก่อน จึงจะสามารถดึงเอกสารซื้อสินค้านั้นมาสร้างใบรับวางบิลได้ ดังรูปตัวอย่าง
หมายเหตุ: ใบวางบิลสามารถประกอบด้วยเอกสารซื้อสินค้ากี่เอกสารก็ได้ตามที่ผู้จำหน่ายได้ระบุในใบวางบิลมา
หลังจากนั้นให้ท่านเพิ่มใบรับวางบิล โดยเข้าไปที่เมนู การเงิน-> จ่ายเงิน -> รับวางบิล ดังรูป
หลังจากนั้นให้กดปุ่มเพิ่มใบรับวางบิล (กดทุกครั้งก่อนเพิ่มเอกสารใหม่)
หลังจากนั้นให้เลือกรหัสผู้จำหน่ายที่จะรับใบวางบิล โดยกดปุ่ม … ที่หัวข้อรหัสผู้จำหน่าย (ท่านจะต้องเพิ่มข้อมูลผู้จำหน่ายก่อนที่จะบันทึกใบรับวางบิล)
ท่านสามารถค้นหาข้อมูลผู้จำหน่ายได้โดยใส่ข้อมูล (รหัส/ชื่อ/นามสกุล/เบอร์โทรของผู้จำหน่ายเพียงบางส่วนของข้อมูล) ในช่อง Search Characters
เมื่อพบข้อมูลที่ต้องการแล้วให้คลิ๊กเลือกข้อมูลผู้จำหน่ายที่ต้องการในตารางแล้วกดปุ่ม ok
ให้เลือกวันที่รับใบวางบิลจากผู้จำหน่าย/เลือกวันที่ตามเอกสารในใบวางบิลที่ได้รับจากผู้จำหน่าย (สามารถเลือกวันที่ย้อนหลังได้หากมาบันทึกเอกสารในภายหลัง) โดยคลิ๊กปุ่ม … ที่ช่องวันที่แล้วเลือกวันที่ในปฏิทิน
หลังจากนั้นให้กดปุ่มเลือกบิล เพื่อเลือกเอกสารซื้อสินค้าที่อยู่ในใบวางบิลที่ผู้จำหน่ายส่งมาให้ท่าน
หมายเหตุ: ก่อนกดเลือกบิลต้องกำหนดรหัสผู้จำหน่ายก่อนทุกครั้งเนื่องจากระบบจะดึงเอกสารซื้อสินค้าตามผู้จำหน่ายที่ท่านเลือก
หลังจากนั้นให้ใส่ข้อมูลช่วงวันที่เพื่อใช้ในการค้นหาด้วย เนื่องจากถ้าเอกสารใบซื้อสินค้าของผู้จำหน่ายคนที่ท่านกำหนดมีจำนวนมากถ้าใส่เงื่อนไขค้นหาด้วยช่วงวันที่จะทำให้พบผลลัพธ์เอกสารใบซื้อสินค้าที่จะรับวางบิลได้ง่ายขึ้น
– เริ่มวันที่: กำหนดวันที่เริ่มต้นของเอกสารที่จะค้นหา หากระบุวันที่ที่แน่นอนได้ช่องเริ่มวันที่และช่องถึงวันที่ใส่วันที่ของเอกสารนั้นได้เลย
– ถึงวันที่: กำหนดวันที่สุดท้ายที่เป็นไปได้ของเอกสารที่จะค้นหา หากระบุวันที่ที่แน่นอนได้ช่องเริ่มวันที่และช่องถึงวันที่ใส่วันที่ของเอกสารนั้นได้เลย
เมื่อใส่ช่วงวันที่เรียบร้อยแล้วให้กดปุ่มตกลง
ระบบจะแสดงเอกสารซื้อสินค้าที่ตรงกับผู้จำหน่ายและช่วงวันที่ที่ท่านใช้ค้นหา
หมายเหตุ: หากไม่พบเอกสารที่ต้องการ แสดงว่าเงื่อนไขที่ใช้ในการค้นหาไม่ตรงตามเอกสารที่ต้องการ ให้กำหนดเงื่อนไขที่ใช้ในการค้นหาใหม่
หากต้องการเลือกบางเอกสารซื้อในช่วงวันที่นั้นให้ทำเครื่องหมายถูกในช่องเลือกเฉพาะหน้าเลขที่เอกสารที่ต้องการรับวางบิล เมื่อเลือกครบแล้วให้กด ok เพื่อยืนยันการเลือก
หากท่านเลือกเอกสารผิดสามารถเลือกใหม่ได้โดยกดปุ่ม ยกเลิกการเลือก
หากท่านต้องการเลือกเอกสารทุกบิล สามารถกดปุ่ม “เลือกทั้งหมด”
เมื่อเลือกเอกสารซื้อสินค้าที่ต้องการเรียบร้อยแล้วให้กดปุ่ม ok
ระบบจะดึงรายการเอกสารซื้อสินค้าที่ท่านเลือกเข้ามาในฟอร์มใบรับวางบิลให้อัตโนมัติ
หลังจากนั้นให้ท่านกำหนด
วันที่ (วันที่ของใบวางบิลที่ท่านได้รับ), วันที่นัดจ่ายเงิน, เงื่อนไขการจ่ายเงิน (ถ้ามี), หมายเหตุ (ถ้ามี)
ระบบจะแสดงจำนวนบิล และยอดรวมเป็นเงิน (ยอดรวมเงินที่ค้างชำระทุกเอกสาร)
เมื่อใส่ข้อมูลเรียบร้อยแล้ว ให้ท่านกดปุ่มบันทึกได้เลย ภายหลังเมื่อท่านจ่ายชำระเงินแล้ว ให้ท่านไปบันทึกจ่ายชำระหนี้ เพื่อเคลียร์ยอดค้างชำระภายหลัง
หากท่านต้องการพิมพ์เอกสารใบรับวางบิล สามารถกดปุ่มพิมพ์1/พิมพ์2 ได้ โดยต้องมีการเพิ่มแบบฟอร์มใบรับวางบิลไว้ในระบบก่อนจึงจะสามารถสั่งพิมพ์ได้
เมื่อระบบแสดงเอกสารใบรับวางบิลขึ้นมาสามารถบันทึกไฟล์ในรูปไฟล์ PDF หรือเลือกพิมพ์ในรูปแบบกระดาษได้โดยต้องเตรียมปริ้นเตอร์และกระดาษให้เรียบร้อยก่อนสั่งพิมพ์ หากต้องการพิมพ์ให้กดปุ่มรูปปริ้นเตอร์ดังรูป วิธีแก้ไขการพิมพ์เอกสารไม่ออกเบื้องต้น
หมายเหตุ: ปุ่มพิมพ์1 และพิมพ์2 จะแสดงเฉพาะเลขที่เอกสารซื้อสินค้าที่รับวางบิลไม่ได้แสดงรายการสินค้าที่อยู่ในใบซื้อสินค้า
หากท่านต้องการพิมพ์เอกสารใบรับวางบิลที่แสดงรายการสินค้าในใบซื้อสินค้าด้วย สามารถกดปุ่มพิมพ์3 ได้ โดยต้องมีการเพิ่มแบบฟอร์มใบรับวางบิลไว้ในระบบก่อนจึงจะสามารถสั่งพิมพ์ได้
ปุ่มพิมพ์3 จะแสดงทั้งเลขที่เอกสารใบซื้อสินค้าที่รับวางบิล และรายการสินค้าที่อยู่ในใบซื้อสินค้าทุกรายการดังกล่าวด้วย ดังตัวอย่าง
