ก่อนจะทำเอกสารบันทึกการขายบริการ ท่านต้องเพิ่มข้อมูลสินค้าที่ให้บริการก่อน โดยสินค้านั้นจะไม่ทำเครื่องหมายถูกที่ช่องนับสต๊อก เนื่องจากเป็นสินค้าบริการไม่มีสต๊อก เช่นค่าขนส่ง ค่าติดตั้ง ค่าสอน เป็นต้น สามารถดูวิธีการเพิ่มข้อมูลสินค้าอย่างละเอียดได้
เมื่อเพิ่มข้อมูลสินค้าบริการครบทุกรายการแล้ว ท่านสามารถบันทึกการขายบริการที่ไม่ใช่สินค้าที่ไม่ต้องมีการตัดสต๊อก แต่ต้องการคิดค่าบริการและออกใบเสร็จรับเงิน ให้ไปบันทึกได้ที่เมนู ขาย-> ขายสินค้า-> ขายบริการ ดังรูป
หลังจากนั้นให้เลือกคลังสินค้า วิธีเพิ่มคลังสินค้า แล้วให้คลิ๊กปุ่ม ok (ไม่มีผลต่อการคำนวณสต๊อกเนื่องจากเป็นสินค้าบริการ)
หลังจากนั้นให้กดปุ่มเพิ่มเอกสารขายสินค้าบริการ OSS (กดทุกครั้งก่อนเพิ่มเอกสารใหม่)
ให้เลือกวันที่ขายสินค้าบริการ (สามารถเลือกวันที่ย้อนหลังได้หากมาบันทึกเอกสารในภายหลัง) โดยคลิ๊กปุ่ม … ที่ช่องวันที่แล้วเลือกวันที่ในปฏิทิน
หากมีเลขที่เอกสารอ้างอิงเช่นหมายเลขใบสั่งซื้อจากลูกค้า/หมายเหตุ สามารถเพิ่มข้อมูลในช่องเลขที่อ้างอิง/หมายเหตุได้
หลังจากนั้นให้เลือกรหัสลูกค้าที่จำหน่ายสินค้าบริการ โดยกดปุ่ม … ที่หัวข้อรหัสลูกค้า (ท่านจะต้องเพิ่มข้อมูลลูกค้าก่อนที่จะบันทึกเอกสารขายบริการ OSS)
ท่านสามารถค้นหาข้อมูลลูกค้าได้โดยใส่ข้อมูล (รหัส/ชื่อ/นามสกุล/เบอร์โทรของลูกค้าเพียงบางส่วนของข้อมูล) ในช่องคำค้น
เมื่อพบข้อมูลลูกค้าที่ต้องการแล้วให้คลิ๊กรายชื่อในตารางแล้วกดปุ่ม ok
หลังจากนั้นให้เลือกรูปแบบการคำนวณภาษีมูลค่าเพิ่มในการขายของเอกสารนี้
1.ไม่คิด vat (สินค้าไม่คิดภาษีมูลค่าเพิ่ม)
2.ราคารวม VAT /VAT ใน (รวมภาษีมูลค่าเพิ่มในราคาสินค้าแต่ละรายการ)
3.ราคาแยก VAT /VATนอก (แยกภาษีมูลค่าเพิ่มไว้คำนวณตอนสรุปยอดสุทธิ)
ในตัวอย่างจะเลือกรูปแบบ ราคาแยก VAT
หลังจากนั้นให้เพิ่มรายการสินค้าบริการที่จะขาย โดยคลิ๊กรหัสรายการ สามารถสแกนบาร์โค้ดโดยเครื่องอ่านบาร์โค้ดที่ช่องนี้ได้ หรือใช้วิธีค้นหาจากข้อมูลสินค้าโดยกดปุ่ม … (ถ้ายังไม่มีข้อมูลสินค้าในระบบต้องทำการเพิ่มข้อมูลสินค้าก่อน)
สามารถเลือกได้ว่าต้องการค้นหาจากสินค้าทั้งหมดหรือค้นหาตามกลุ่มสินค้าที่เลือก หากต้องการค้นหาจากสินค้าทุกกลุ่ม ให้ทำเครื่องหมายถูกที่ช่องแสดงสินค้าทุกประเภท ก่อนใส่ข้อมูลค้นหาที่ช่อง “คำที่ใช้ค้นหา”
แต่หากต้องการค้นหาตามกลุ่มสินค้าให้เอาเครื่องหมายถูกที่ช่องแสดงสินค้าทุกประเภทออกแล้วคลิ๊กที่กลุ่มสินค้าที่ต้องการด้านซ้ายก่อนใส่ข้อมูลค้นหาที่ช่อง “คำที่ใช้ค้นหา”
หลังจากนั้นสามารถค้นหาสินค้าบริการที่ต้องการด้วย (รหัส/บาร์โค้ด/ชื่อสินค้า) ในช่องคำที่ใช้คำค้นหาสามารถค้นหาด้วยบางส่วนของข้อมูลได้ เมื่อพบสินค้าที่ต้องการแล้วให้คลิ๊กที่ข้อมูลนั้นในตารางแล้วกดปุ่ม ok
หลังจากนั้นให้ระบุจำนวนสินค้าบริการและราคาขายต่อหน่วยของสินค้าบริการนั้น หลังจากใส่ข้อมูลแล้วระบบจะคำนวณราคาในช่องรวมเงินให้อัตโนมัติ
หมายเหตุ: เริ่มต้นระบบจะดึงราคาขายในข้อมูลสินค้าบริการมาเป็นค่าเริ่มต้นให้ก่อน ท่านสามารถแก้ไขราคาตามที่จะขายจริงได้
หากรายการสินค้านั้นมีส่วนลด สามารถใส่ส่วนลดรวมได้โดยเลือกใส่เป็น (เปอร์เซ็นต์ส่วนลด/จำนวนเงินส่วนลด) หากใช้ส่วนลดแบบเปอร์เซ็นต์ให้ใส่เครื่องหมาย + แทนเครื่องหมายเปอร์เซ็นต์ได้เลย เช่นในตัวอย่างลด 3เปอร์เซ็นต์ ให้ใส่ 3+ ในช่องส่วนลด
ระบบจะคำนวณรวมเงินหักส่วนลดเมื่อท่านกดปุ่มลูกศรลงที่แป้นคีย์บอร์ดเพื่อเพิ่มสินค้าบริการรายการถัดไป
สังเกตเห็นว่าในช่อง vat จะขึ้นตัว Y แสดงว่าสินค้าตัวนี้เป็นสินค้าที่กำหนดว่าให้คำนวณ vat หากขึ้น N แสดงว่าสินค้าตัวนี้เป็นสินค้าที่กำหนดว่าไม่ให้คำนวณ vat ถ้าท่านขายสินค้าโดยคิดภาษีมูลค่าเพิ่มต้องไปกำหนดที่ข้อมูลสินค้าก่อนว่า คิด vat ไม่อย่างนั้นระบบจะไม่คำนวณภาษีมูลค่าเพิ่มให้
หากต้องการเลือกสินค้ารายการถัดไปให้กดปุ่มลูกศรลงที่แป้นคีย์บอร์ด แล้วกด … เพื่อเลือกสินค้ารายการต่อไป (ทำตามวิธีเหมือนที่ผ่านมา)
ให้เพิ่มรายการสินค้าบริการจนครบ พร้อมระบุจำนวนและราคาขายต่อหน่วยให้ครบ แล้วระบบจะคำนวณ ยอดรวมเงินแต่ละรายการสินค้าบริการและยอดรวมเงินสินค้าทั้งหมดในช่องค้างชำระเป็นค่าเริ่มต้นให้อัตโนมัติ
ด้านล่างจะแสดง มูลค่าสินค้า ภาษีมูลค่าเพิ่ม และยอดต้องชำระรวม ตามรูปแบบประเภทการคิด vat ที่ท่านเลือก
รับเงินแบบเงินสดทั้งหมด
หากท่านขายสินค้าแบบรับเงินด้วยเงินสดทั้งหมด หลังจากที่บันทึกรายการสินค้าครบทุกรายการแล้ว จะขึ้นยอดรวมเงินที่ช่องค้างชำระดังรูป
ให้ท่านใส่จำนวนเงินรวมที่ช่องเงินสดกดปุ่ม enter ที่แป้นคีย์บอร์ดแล้วช่องค้างชำระจะกลายเป็น 0 หลังจากนั้นให้กดปุ่มบันทึกได้เลย ระบบจะบันทึก
เลือกรูปแบบการรับชำระเงิน
แต่หากรับชำระเงินการขายสินค้าบริการด้วยรูปแบบอื่นๆที่ไม่ใช่เงินสดอย่างเดียวหรือรับเงินสดบางส่วน ร่วมกับประเภทอื่นๆ ให้ท่านคลิ๊กที่แถบ “รายการรับชำระ” ดังรูป
หลังจากนั้นให้เลือกประเภทการรับชำระเงินที่ช่องประเภทโดยกดปุ่มเครื่องหมายสามเหลี่ยมและคลิ๊กเลือกรูปแบบ ในตัวอย่างจะเลือกรูปแบบโอนผ่านบัญชีธนาคาร
หลังจากนั้น เลือกธนาคารของบัญชีกิจการของท่านที่ใช้ในการรับเงินได้ที่ช่องธนาคารโดยกดปุ่ม … (จะต้องเพิ่มธนาคาร ก่อนมาเพิ่มใบเอกสารขายบริการ OSS) สามารถใส่เลขที่ได้ถ้ามี ถ้าไม่มีปล่อยเป็นค่าเริ่มต้นที่ระบบสร้างให้
และเลือกวันที่รับชำระ และจำนวนเงินที่รับชำระด้วยรูปแบบที่ท่านเลือก ในตัวอย่างรับด้วยเงินโอน 3,165.06 บาท จะสังเกตเห็นว่าในช่องชำระโดยอื่นๆจะขึ้น 0 เนื่องยังไม่เกิดการบันทึก
ให้ท่านกดปุ่มลูกศรลงและลูกศรขึ้นเพื่อให้ระบบคำนวณค่าเงินรูปแบบอื่นๆที่เลือก ถ้าคำนวณแล้วจำนวนเงินที่รับด้วยรูปแบบที่เลือก (เงินโอน 3,165.06) จะไปแสดงที่ช่องชำระโดยอื่นๆ
หลังจากนั้นให้กดปุ่มลูกศรขึ้น ห้ามมีบรรทัดที่ไม่มีข้อมูลเกิน (รายการรับชำระด้วยรูปแบบอื่นๆต้องมีบรรทัดเดียว)
เมื่อกรอกข้อมูลทุกอย่างถูกต้องครบถ้วนแล้วให้กดปุ่มบันทึก
พิมพ์ใบเสร็จรับเงินค่าบริการ
หากท่านต้องการพิมพ์เอกสารใบเสร็จรับเงินขายสินค้าบริการ ให้กดปุ่มพิมพ์1/พิมพ์2 ได้ โดยต้องมีการเพิ่มแบบฟอร์มไว้ก่อนจึงจะสามารถพิมพ์ตามรูปแบบที่ต้องการได้ การกำหนดแบบฟอร์มเอกสารให้เมนูต่างๆ
– ปุ่มพิมพ์1 (จะเป็นรูปแบบทั่วไปที่ใช้พิมพ์บ่อยๆ)
– ปุ่มพิมพ์2 จะสามารถกำหนดได้หลายแบบฟอร์มเหมาะกับกิจการที่มีการพิมพ์แบบฟอร์มหลายๆรูปแบบตามจุดประสงค์การใช้งานที่แตกต่างกัน
เมื่อกดปุ่มพิมพ์1/พิมพ์2แล้ว ระบบจะแสดงเอกสารขายบริการ OSS ขึ้นมา ท่านสามารถเลือกบันทึกไฟล์ในรูปไฟล์ PDF หรือเลือกพิมพ์ในรูปแบบกระดาษโดยกดปุ่มรูปปริ้นเตอร์ได้ โดยต้องเตรียมปริ้นเตอร์และกระดาษให้เรียบร้อยก่อนสั่งพิมพ์ วิธีแก้ไขการพิมพ์เอกสารไม่ออกเบื้องต้น
