เลือกหัวข้อที่ต้องการ
– เพิ่มใบจ่ายเงินมัดจำ
– เลือกประเภทการจ่ายเงิน
– พิมพ์ใบจ่ายเงินมัดจำ
– ค้นหาใบจ่ายเงินมัดจำ
– แก้ไขใบจ่ายเงินมัดจำ
– ลบใบจ่ายเงินมัดจำ
เพิ่มใบจ่ายเงินมัดจำ
ท่านสามารถเพิ่มใบจ่ายเงินมัดจำและพิมพ์ใบจ่ายเงินมัดจำเพื่อเป็นหลักฐานได้ เมื่อได้มีการจ่ายเงินบางส่วน/เต็มจำนวนและยังไม่ได้รับสินค้าในทันที โดยเข้าไปเพิ่มใบจ่ายเงินมัดจำได้ที่เมนู ซื้อ-> จ่ายเงินมัดจำ
หลังจากนั้นให้กดปุ่มเพิ่ม
ให้เลือกวันที่จ่ายเงินมัดจำ/เลือกวันที่ตามเอกสารจ่ายมัดจำที่ได้รับจากผู้จำหน่าย (สามารถเลือกวันที่ย้อนหลังได้หากมาบันทึกเอกสารในภายหลัง) โดยคลิ๊กปุ่ม … ที่ช่องวันที่แล้วเลือกวันที่ในปฏิทิน
หลังจากนั้นให้เลือกรหัสผู้จำหน่ายโดยกดปุ่ม … ที่หัวข้อรหัสผู้จำหน่าย (ท่านจะต้องเพิ่มข้อมูลผู้จำหน่ายก่อนที่จะบันทึกใบจ่ายเงินมัดจำ)
ท่านสามารถค้นหาข้อมูลผู้จำหน่ายได้โดยใส่ข้อมูล (รหัส/ชื่อ/นามสกุล/เบอร์โทรของผู้จำหน่ายเพียงบางส่วนของข้อมูล) ในช่อง Search Characters เมื่อพบข้อมูลที่ต้องการแล้วให้คลิ๊กเลือกข้อมูลผู้จำหน่ายที่ต้องการในตารางแล้วกดปุ่ม ok
หลังจากนั้นให้เลือกรูปแบบการคำนวณภาษีมูลค่าเพิ่มที่ได้รับใบจ่ายมัดจำจากทางผู้จำหน่าย
(ต้องกำหนดรูปแบบการคำนวณ VAT ก่อนเลือกข้อมูลสินค้าในเอกสาร)
ให้เลือกรหัสสินค้าที่ช่องรหัสรายการ สามารถสแกนบาร์โค้ดที่ช่องนี้/ค้นหาจากข้อมูลสินค้าโดยกดปุ่ม … (ถ้ายังไม่มีข้อมูลสินค้าในระบบต้องทำการเพิ่มข้อมูลสินค้าก่อน)
สามารถค้นหาสินค้าที่ต้องการด้วย (รหัส/บาร์โค้ด/ชื่อสินค้า) ในช่องคำที่ใช้คำค้นหาสามารถค้นหาด้วยบางส่วนของข้อมูลได้ หล้งจากพบสินค้าที่ต้องการแล้วให้คลิ๊กที่ข้อมูลสินค้านั้นแล้วกดปุ่ม ok
ระบุจำนวนสินค้าและราคาทุนต่อหน่วยของสินค้านั้น
หมายเหตุ: ให้ใส่ราคาทุนเต็มไม่ใช่ราคาที่จ่ายมัดจำ
หากต้องการเลือกสินค้ารายการถัดไปให้กดปุ่มลูกศรลงที่แป้นคีย์บอร์ด แล้วกด … เพื่อเลือกสินค้า
ให้เพิ่มรายการสินค้าจนครบตามใบจ่ายเงินมัดจำที่ได้รับจากผู้จำหน่าย พร้อมระบุจำนวนและราคาทุนต่อหน่วยให้ครบ ระบบจะคำนวณ ยอดรวมเงินแต่ละรายการสินค้าและยอดรวมเงินสินค้าทั้งหมดในช่องค้างชำระเป็นค่าเริ่มต้น
เลือกรูปแบบการจ่ายมัดจำ
หากจ่ายเงินมัดจำด้วยเงินสด ให้ใส่จำนวนเงินที่จ่ายด้วยรูปแบบเงินสดในช่องเงินสด แล้วกดปุ่ม enter ที่แป้นคีย์บอร์ด ระบบจะคำนวณเงินค้างชำระให้ใหม่โดยหักลบจากยอดในช่องเงินสด
หากจ่ายเงินมัดจำด้วยรูปแบบอื่นๆที่ไม่ใช่เงินสดให้คลิ๊กที่แถบ รายการจ่ายชำระ
หลังจากนั้นให้เลือกประเภทการจ่ายเงินมัดจำที่ช่องประเภทโดยกดปุ่มเครื่องหมายสามเหลี่ยม
สามารถเลือกรหัสบัญชีธนาคารกิจการของท่านที่ใช้ในการจ่ายเงินได้ที่ช่องรหัสบัญชีโดยกดปุ่ม … (จะต้องเพิ่มบัญชีธนาคารของกิจการ ก่อนมาเพิ่มใบจ่ายมัดจำ) สามารถใส่เลขที่เช็คได้ถ้ามี ถ้าไม่มีปล่อยเป็นค่าที่ระบบสร้างให้
เลือกวันที่จ่ายชำระ และจำนวนเงินที่จ่ายชำระค่ามัดจำด้วยรูปแบบที่เลือก
สามารถเลือกบัญชีธนาคารของผู้จำหน่ายปลายทางที่ชำระไปให้ได้ (ถ้ามี)
หลังจากนั้นให้กดปุ่มลูกศรลงและลูกศรขึ้นเพื่อให้ระบบคำนวณค่า ถ้าคำนวณแล้วจำนวนเงินที่จ่ายเงินมัดจำด้วยรูปแบบที่เลือกจะไปแสดงที่ช่องชำระโดยอื่นๆ
รายการจ่ายชำระด้วยรูปแบบอืนๆต้องมีบรรทัดเดียวหากมีบรรทัดเกินให้กดปุ่มลูกศรขึ้น
ระบบจะคำนวณยอดเงินค้างชำระใหม่
ยอดรวม: 39,655
จ่ายมัดจำรูปแบบโอน: 9,655
ค้างชำระ: 30,000
เมื่อกรอกข้อมูลทุกอย่างครบแล้วให้กดปุ่มบันทึก
พิมพ์ใบจ่ายมัดจำ
หากท่านต้องการพิมพ์เอกสารใบจ่ายเงินมัดจำสามารถกดปุ่มพิมพ์1/พิมพ์2 ได้ โดยต้องมีการเพิ่มแบบฟอร์มใบจ่ายมัดจำไว้ก่อนจึงจะสามารถพิมพ์ได้
เมื่อแสดงเอกสารใบจ่ายมัดจำขึ้นมาสามารถบันทึกไฟล์ในรูปไฟล์ PDF หรือเลือกพิมพ์ในรูปแบบกระดาษได้โดยต้องเตรียมปริ้นเตอร์และกระดาษให้เรียบร้อยก่อนสั่งพิมพ์ หากต้องการพิมพ์ให้กดปุ่มรูปปริ้นเตอร์ดังรูป วิธีแก้ไขการพิมพ์เอกสารไม่ออกเบื้องต้น
เลือกชื่อปริ้นเตอร์ที่จะใช้พิมพ์เอกสารแล้วกด ok (ต้องทำการติดตั้ง driver ปริ้นเตอร์ให้เรียบร้อยก่อนใช้งาน)
การค้นหาใบจ่ายเงินมัดจำ
หากท่านต้องการค้นหาเอกสารใบจ่ายเงินมัดจำที่เคยบันทึกไว้ในระบบ สามารถค้นหาได้โดยเข้าที่เมนู ซื้อ-> จ่ายเงินมัดจำ
เมื่อเข้าสู่ฟอร์มให้กดปุ่มค้นหา
ท่านสามารถระบุเงื่อนไขที่ใช้ในการค้นหาโดยต้องระบุอย่างน้อย 1 เงื่อนไข
– ผู้จำหน่าย/ลูกค้า: กดปุ่ม … เพื่อเลือกข้อมูล (หากระบุเงื่อนไขนี้ต้องทำเครื่องหมายถูกที่ช่อง เจาะจงผู้จำหน่าย/ลูกค้าด้วย)
– เริ่มวันที่: กำหนดวันที่เริ่มต้นของเอกสารที่จะค้นหา หากระบุวันที่ที่แน่นอนได้ช่องเริ่มวันที่และช่องถึงวันที่ใส่วันที่ของเอกสารนั้นได้เลย (ต้องระบุและทำเครื่องหมายถูกที่ช่องเจาะจงวันที่ด้วย)
– ถึงวันที่: กำหนดวันที่สุดท้ายที่เป็นไปได้ของเอกสารที่จะค้นหา หากระบุวันที่ที่แน่นอนได้ช่องเริ่มวันที่และช่องถึงวันที่ใส่วันที่ของเอกสารนั้นได้เลย (ต้องระบุและทำเครื่องหมายถูกที่ช่องเจาะจงวันที่ด้วย)
– รหัสเอกสาร: สามารถระบุเลขที่เอกสารที่ต้องการค้นหาได้ (ต้องระบุข้อมูลแบบเต็มจึงใช้ค้นหาได้)
หมายเหตุ: การระบุเงื่อนไขที่ละเอียดจะทำให้ผลการค้นหาตรงกับเอกสารที่ต้องการมากขึ้น
เมื่อใส่เงื่อนไขที่จะใช้ค้นหาเอกสารใบจ่ายมัดจำเรียบร้อยแล้วให้กดปุ่มค้นหา
ระบบจะแสดงเอกสารที่ตรงกับเงื่อนไขที่ใช้ค้นหา ให้ท่านคลิ๊กที่เอกสารที่ต้องการแล้วกด ok
การแก้ไขใบจ่ายเงินมัดจำ
ท่านสามารถแก้ไขเอกสารใบจ่ายมัดจำได้ โดยค้นหาใบจ่ายมัดจำที่ต้องการขึ้นมาแล้วกดปุ่มแก้ไข
หมายเหตุ: หากมีการนำเอกสารนี้ไปใช้งานแล้วให้ท่านลบการผูกข้อมูลที่เอกสารปลายทางที่เกี่ยวข้องกับใบจ่ายมัดจำนี้ออกก่อน ถึงจะทำการแก้ไขเอกสารใบจ่ายมัดจำได้ เช่นเอกสารซื้อสินค้าที่มีการดึงใบจ่ายเงินมัดจำนี้ไปหักลบ
เมื่ออยู่ที่หน้าเอกสาร ให้คลิ๊กที่ปุ่มแก้ไข
สามารถแก้ไขข้อมูลที่ต้องการได้ทั้งเอกสารเช่นวันที่ ผู้จำหน่าย รายการสินค้า จำนวน ราคา/หน่วย รูปแบบการจ่ายชำระเงิน ฯลฯ
หมายเหตุ: ถ้าการแก้ไข/ลบนั้นเกี่ยวข้องกับจำนวนสินค้า/ราคาสินค้า ให้ตรวจสอบจำนวนเงินรวม และรูปแบบการจ่ายเงินและแก้ไขจำนวนที่จ่ายแต่ละประเภทให้ตรงกับยอดที่จะแก้ไขใหม่ด้วย ถ้ายอดเงินมีการเปลี่ยนแปลงก่อนทำการบันทึก
ลบรายการสินค้า: ให้คลิ๊กที่รายการสินค้าที่ต้องการลบ แล้วกดปุ่ม Ctrl และ delete ตามลำดับที่แป้นคีย์บอร์ด
จะมีข้อความให้ท่านยืนยัน ถ้าต้องการลบให้กด ok เพื่อยืนยันการลบ กด cancel ถ้าจะยกเลิกการลบ
เมื่อแก้ไขข้อมูลเรียบร้อย พร้อมตรวจสอบยอดเงินรวม (ห้ามติดลบ) แล้ว ให้กดปุ่มบันทึก
การลบใบจ่ายเงินมัดจำ
ท่านสามารถลบเอกสารใบจ่ายมัดจำได้ โดยค้นหาใบจ่ายมัดจำที่ต้องการขึ้นมาแล้วกดปุ่มลบ
หมายเหตุ: หากมีการนำเอกสารนี้ไปใช้งานแล้วให้ท่านลบการผูกข้อมูลที่เอกสารปลายทางที่เกี่ยวข้องกับใบจ่ายมัดจำนี้ออกก่อน ถึงจะทำการลบเอกสารใบจ่ายมัดจำได้ เช่นเอกสารซื้อสินค้าที่มีการดึงใบจ่ายเงินมัดจำนี้ไปหักลบ
ให้ท่านค้นหาเอกสารใบจ่ายมัดจำที่ต้องการขึ้นมาก่อน แล้วกดปุ่มลบ
หมายเหตุ: ก่อนลบให้ตรวจสอบเอกสารให้แน่ใจก่อน หากลบเอกสารแล้วจะไม่สามารถนำกลับคืนมาได้ต้องเพิ่มเอกสารใหม่เท่านั้น
