ก่อนที่จะเพิ่มข้อมูลลูกค้า ให้ท่านแบ่งหมวดหมู่ของลูกค้าในกิจการก่อน (การแบ่งหมวดหมู่ลูกค้าช่วยให้ท่านสามารถตรวจสอบประวัติการขายแยกตามกลุ่มลูกค้า และค้นหาลูกค้าหรือดูรายงานการขายแยกตามกลุ่มลูกค้าได้) ซึ่งสามารถใช้เกณฑ์การแบ่งได้ตามลักษณะกิจการของท่าน แบ่งตามระดับราคา, แบ่งตามพื้นที่, แบ่งตามลักษณะสินค้าที่จำหน่ายให้ ฯลฯ
การแบ่งหมวดหมู่ลูกค้า
ไปที่เมนู บุคคล -> ลูกค้า ->กลุ่มการขายและลูกค้า ดังรูป
กดปุ่มเพิ่มและบันทึกข้อมูลดังรูป
รหัสลูกค้า -> กำหนดตัวอักษรภาษาอังกฤษหรือตัวเลขไม่เกิน 5 ตัว
ชื่อกลุ่มลูกค้า -> ตั้งชื่อกลุ่มลูกค้าไม่เกิน 50 ตัวอักษร
เมื่อบันทึกข้อมูลจนครบแล้วให้กดปุ่มบันทึก
ขั้นตอนต่อไปคือการเพิ่มข้อมูลลูกค้าเข้าไปในแต่ละกลุ่มลูกค้าโดยสามารถเพิ่มข้อมูลลูกค้าได้ 2 วิธีคือ
1.เพิ่มข้อมูลลูกค้าทีละรายการในระบบโดยตรง
2.เพิ่มข้อมูลลูกค้าโดยใช้วิธีนำเข้าด้วยไฟล์ Excel
ซึ่งในที่นี้เราจะอธิบายวิธีการเพิ่มข้อมูลลูกค้าด้วยไฟล์ Excel
ก่อนอื่นคุณต้องเตรียมไฟล์ Excel ลูกค้าที่จะนำเข้าก่อนซึ่งต้องเป็นไฟล์นามสกุล .xls จึงจะสามารถนำเข้าได้ โดยจะต้องเรียงข้อมูลตามรูปแบบไฟล์ Excel ลูกค้าในตัวอย่างสามารถดาวโหลดได้ที่ ไฟล์Excelลูกค้าตัวอย่างซึ่งรายละเอียดการเพิ่มข้อมูลในไฟล์ Excel มีดังนี้
1.รหัสลูกค้า (ต้องมีข้อมูล): ให้ท่านตั้งรหัสลูกค้าเองโดยต้องเป็นตัวอักษรภาษาอังกฤษผสมกับตัวเลขหรือตัวเลขอย่างเดียว ไม่เกิน 20 ตัวอักษร
2.ชื่อลูกค้า (ต้องมีข้อมูล): ถ้ามีคำนำหน้าเช่น บริษัทหรือห้างหุ้นส่วนท่านสามารถเติมด้านหน้าชื่อได้เลย ใส่ชื่อลูกค้าที่เป็นทางการเพื่อใช้ในการออกบิล
3.นามสกุล : ถ้าไม่มีไม่ต้องใส่ข้อมูล
4.ที่อยู่ 1 : ใส่ที่อยู่ลูกค้าที่ใช้ในการออกบิล ไม่เกิน 50 ตัวอักษร หากเกินให้ไปเพิ่มข้อมูลต่อที่ช่องที่อยู่ 2 (สามารถเว้นว่างได้หากยังไม่ต้องการระบุข้อมูล)
5.ที่อยู่ 2 : ใส่ที่อยู่ลูกค้าที่ใช้ในการออกบิลต่อจากที่อยู่ 1 ไม่เกิน 50 ตัวอักษร (สามารถเว้นว่างได้หากยังไม่ต้องการระบุข้อมูล)
6.โทรศัพท์ : ระบุหมายเลขโทรศัพท์มากกว่า 1 เบอร์โทร์ได้ไม่เกิน 50 ตัวอักษร (สามารถเว้นว่างข้อมูลได้)
7.เครดิต(วัน) (ต้องมีข้อมูล) : กำหนดชำระเงินในกรณีขายเงินเชื่อไม่เกินกี่วันกำหนดเป็นเลขจำนวนวัน ถ้าขายเงินสดให้ใส่ 0
8.วงเงินเครดิต (ต้องมีข้อมูล) : กำหนดวงเงินเครดิตในกรณีขายเงินเชื่อไม่เกินกี่บาทกำหนดเป็นเลขจำนวนเงิน ถ้าขายเงินสดให้ใส่ 0
9.กลุ่มลูกค้า (ต้องมีข้อมูล) : ให้ใส่เลข 2
10.ระดับราคา (ต้องมีข้อมูล): ถ้าตั้งระดับราคาสินค้าไม่เท่ากันให้กำหนดหมายเลขระดับราคาสินค้าที่สัมพันธ์กับกลุ่มลูกค้าที่ท่านตั้งค่าไว้สามารถดูวิธีการตั้งระดับราคาสินค้าได้คลิ๊ก ถ้ากลุ่มลูกค้านี้ขายระดับราคาทั่วไป/ราคาที่ตั้งในข้อมูลสินค้าให้ใส่ 0
เมื่อเตรียมไฟล์ลูกค้าครบทุกกลุ่มแล้วสามารถนำเข้าในโปรแกรมpos dmart ได้โดยเข้าไปที่เมนู บุคคล -> กลุ่มการขายและลูกค้า เลือกกลุ่มลูกค้าให้ตรงกับกลุ่มลูกค้าในไฟล์ Excel ที่จะนำเข้า ดังรูปตัวอย่าง
(นำเข้ากลุ่มลูกค้ารหัส 2 ชื่อกลุ่มลูกค้า vip)
หมายเหตุ: ก่อนนำเข้าข้อมูลลูกค้าจากไฟล์ Excel ต้องปิดไฟล์ Excel ก่อนถ้าท่านเปิดไฟล์ค้างอยู่จะไม่สามารถนำเข้าข้อมูลได้
เมื่อเลือกกลุ่มลูกค้าแล้วให้คลิ๊กปุ่มลูกค้า
กดปุ่มนำเข้าข้อมูล
หลังจากนั้นจะปรากฎหน้าจอนำเข้าข้อมูลให้ท่านกดปุ่มล้างข้อมูล
แล้วกดปุ่มนำเข้าข้อมูล
เลือกประเภทไฟล์เป็น MS Excel แล้วกดเลือกไฟล์ Excel ที่เตรียมไว้(ต้องตรงกับกลุ่มลูกค้าที่จะนำเข้า)
คลิ๊กไฟล์นั้นแล้ว กด Open
ชื่อไฟล์ที่เลือกจะปรากฎที่ช่อง Source file name หลังจากนั้นกดปุ่ม Next
ที่ช่อง skip row(s) ให้ใส่เลข 1 -> หมายถึงให้ข้ามช่องที่เป็นชื่อหัวข้อไม่ต้องดึงมาใส่ในข้อมูลลูกค้า
หลังจากนั้น กดปุ่ม ctrl ที่แป้นคีย์บอร์ดค้างไว้พร้อมใช้เมาส์คลิ๊กที่หัวข้อตั้งแต่คอลัม A ถึงคอลัมสุดท้ายที่มีข้อมูลคือ คอลัม J แล้วกดปุ่มลูกศรลงสีน้ำเงินจากนั้นกดปุ่ม Next ด้านล่าง ดังรูปตัวอย่าง
จะปรากฏหน้าต่างให้กำหนดค่าเริ่มต้นหากใส่ข้อมูลในไฟล์ Excel ถูกต้องตามรูปแบบอยู่แล้วให้กดปุ่ม Next ได้เลย
เลือก Insert All ด้านบน หลังจากนั้นคลิ๊กที่ PSCODE ในช่อง Available Columns แล้วกดปุ่มที่ 2 เพื่อย้าย PSCODE ไปอยู่ในช่อง Key Columns
หลังจากนั้นกดปุ่ม Execute จะมีหน้าต่างขึ้นมาแสดงข้อความว่าเรียบร้อยแล้ว ให้ปิดฟอร์ม ดังรูป
หลังจากนั้นกดปุ่ม Execute จะมีหน้าต่างขึ้นมาแสดงข้อความว่าเรียบร้อยแล้ว ให้ปิดฟอร์ม ดังรูป
ถ้าท่านทำตามขั้นตอนถูกต้องจะต้องมีข้อมูลปรากฎออกมาในแถบข้อมูลที่นำเข้าดังรูป หลังจากนั้นกดปุ่ม สร้างข้อมูลลูกค้า ระบบจะนำเข้าข้อมูลให้
เมื่อเรียบร้อยแล้วจะแสดงข้อความให้คุณกดปุ่ม ok แล้วกดปุ่มเลิกงานออกจากฟอร์ม
ถ้านำเข้าสำเร็จจะมีข้อมูลลูกค้าปรากฎในกลุ่มลูกค้ากลุ่มนั้นดังรูปตัวอย่าง
