หากท่านมีการซื้อสินค้าแบบค้างจ่ายชำระเงินกับผู้จำหน่าย เมื่อท่านได้ทำการจ่ายชำระเงินให้กับผู้จำหน่ายแล้ว ท่านสามารถบันทึกจ่ายชำระหนี้ใบระบบเพื่อเคลียร์ยอดค้างชำระได้ สามารถดูวิธีอธิบายได้เลย
ก่อนอื่นท่านต้องมีการบันทึก เอกสารซื้อสินค้าแบบค้างชำระจ่ายที่จะทำการบันทึกจ่ายชำระเงินในระบบก่อน จึงจะสามารถดึงเอกสารซื้อสินค้านั้นมาสร้างใบจ่ายชำระเงินได้ ดังรูปตัวอย่าง
หมายเหตุ: ใบจ่ายชำระเงินสามารถประกอบด้วยเอกสารซื้อสินค้ากี่เอกสารก็ได้ตามที่ได้ชำระให้แก่ผู้จำหน่ายในรอบนั้น
หลังจากนั้นให้ท่านเพิ่มใบจ่ายชำระหนี้ โดยเข้าไปที่เมนู การเงิน-> จ่ายเงิน -> จ่ายชำระหนี้ ดังรูป
หลังจากนั้นให้กดปุ่มเพิ่มใบจ่ายชำระหนี้ (กดทุกครั้งก่อนเพิ่มเอกสารใหม่)
หลังจากนั้นให้เลือกรหัสผู้จำหน่ายที่จะจ่ายชำระหนี้ โดยกดปุ่ม … ที่หัวข้อรหัสผู้จำหน่าย (ท่านจะต้องเพิ่มข้อมูลผู้จำหน่ายก่อนที่จะบันทึกใบจ่ายชำระหนี้)
ท่านสามารถค้นหาข้อมูลผู้จำหน่ายได้โดยใส่ข้อมูล (รหัส/ชื่อ/นามสกุล/เบอร์โทรของผู้จำหน่ายเพียงบางส่วนของข้อมูล) ในช่อง Search Characters
เมื่อพบข้อมูลที่ต้องการแล้วให้คลิ๊กเลือกข้อมูลผู้จำหน่ายที่ต้องการในตารางแล้วกดปุ่ม ok
ให้เลือกวันที่จ่ายชำระหนี้ให้ผู้จำหน่าย/เลือกวันที่ตามเอกสารในใบเสร็จรับเงินที่ได้รับจากผู้จำหน่าย (สามารถเลือกวันที่ย้อนหลังได้หากมาบันทึกเอกสารในภายหลัง) โดยคลิ๊กปุ่ม … ที่ช่องวันที่จ่ายแล้วเลือกวันที่ในปฏิทิน
หลังจากนั้นให้กดปุ่มเลือกบิล เพื่อเลือกเอกสารซื้อสินค้าที่ได้จ่ายชำระหนี้ให้ผู้จำหน่ายในรอบนี้
หมายเหตุ: ก่อนกดเลือกบิลต้องกำหนดรหัสผู้จำหน่ายก่อนทุกครั้งเนื่องจากระบบจะดึงเอกสารซื้อสินค้าตามผู้จำหน่ายที่ท่านเลือก
หลังจากนั้นให้ใส่ข้อมูลช่วงวันที่เพื่อใช้ในการค้นหาเอกสารซื้อด้วย เนื่องจากถ้าเอกสารซื้อของผู้จำหน่ายคนที่ท่านกำหนดมีจำนวนมาก การใส่เงื่อนไขค้นหาด้วยช่วงวันที่จะทำให้พบผลลัพธ์เอกสารใบซื้อสินค้าที่จะบันทึกจ่ายชำระหนี้ได้ง่ายขึ้น
– เริ่มวันที่: กำหนดวันที่เริ่มต้นของเอกสารที่จะค้นหา หากระบุวันที่ที่แน่นอนได้ช่องเริ่มวันที่และช่องถึงวันที่ ให้ใส่วันที่ของเอกสารนั้นได้เลย
– ถึงวันที่: กำหนดวันที่สุดท้ายที่เป็นไปได้ของเอกสารที่จะค้นหา หากระบุวันที่ที่แน่นอนได้ช่องเริ่มวันที่และช่องถึงวันที่ให้ใส่วันที่ของเอกสารนั้นได้เลย
เมื่อใส่ช่วงวันที่เรียบร้อยแล้วให้กดปุ่มตกลง
ระบบจะแสดงเอกสารซื้อสินค้าที่ตรงกับผู้จำหน่ายและช่วงวันที่ที่ท่านกำหนด
หมายเหตุ: หากไม่พบเอกสารที่ต้องการ แสดงว่าเงื่อนไขที่ใช้ในการค้นหาไม่ตรงตามเอกสารที่ต้องการ ให้กำหนดเงื่อนไขที่ใช้ในการค้นหาใหม่
หากต้องการเลือกบางเอกสารซื้อในช่วงวันที่นั้นให้ทำเครื่องหมายถูกในช่องเลือกเฉพาะหน้าเลขที่เอกสารที่ต้องการจ่ายชำระหนี้ เมื่อเลือกครบแล้วให้กด ok เพื่อยืนยันการเลือก
หากท่านเลือกเอกสารผิดสามารถเลือกใหม่ได้โดยกดปุ่ม ยกเลิกการเลือก
หากท่านต้องการเลือกเอกสารทุกบิล สามารถกดปุ่ม “เลือกทั้งหมด”
เมื่อเลือกเอกสารซื้อสินค้าที่ต้องการเรียบร้อยแล้วให้กดปุ่ม ok
ระบบจะดึงรายการเอกสารซื้อสินค้าที่ท่านเลือกเข้ามาในฟอร์มใบจ่ายชำระหนี้ให้อัตโนมัติ
หากจ่ายชำระด้วยเงินสดเพียงอย่างเดียวให้ใส่ยอดเงินที่ช่อง ชำระเป็นเงินสดเต็มจำนวนได้เลย เช่นในตัวอย่างค้างชำระ 35,162 เริ่มต้นระบบจะขึ้นยอดค้างที่ช่องชำระเป็นเงินสดอยู่แล้ว สามารถกดบันทึกได้เลย
แต่หากจ่ายชำระหนี้การซื้อสินค้าด้วยรูปแบบอื่นๆที่ไม่ใช่เงินสดร่วมด้วยและเงินสดบางส่วน หรือประเภทอื่นๆที่ไม่ใช่เงินสดเพียงอย่างเดียว
ให้เลือกประเภทการจ่ายชำระเงินที่ช่องประเภทโดยกดปุ่มเครื่องหมายสามเหลี่ยมและคลิ๊กเลือกรูปแบบ ในตัวอย่างจะเลือกรูปแบบเงินโอน/โอนผ่านบัญชีธนาคาร
หลังจากนั้น สามารถเลือกรหัสบัญชีธนาคารกิจการของท่านที่ใช้ในการจ่ายเงินได้ที่ช่องรหัสบัญชีโดยกดปุ่ม … (จะต้องเพิ่มบัญชีธนาคารของกิจการ ก่อนมาเพิ่มใบซื้อสินค้านี้) สามารถใส่เลขที่เช็คได้(ถ้ามี) ถ้าไม่มีปล่อยเป็นค่าเริ่มต้นที่ระบบสร้างให้
และเลือกวันที่จ่ายชำระในช่องเช็คลงวันที่ และจำนวนเงินที่จ่ายชำระค่าสินค้าที่ซื้อด้วยรูปแบบที่ท่านเลือก(เงินโอน) ในตัวอย่างจ่ายด้วยเงินโอน 30,000 บาท
สามารถเลือกบัญชีธนาคารของผู้จำหน่ายปลายทางที่ชำระไปให้ได้ (ถ้ามี)
หมายเหตุ: ต้องทำการเพิ่มบัญชีของผู้จำหน่ายในข้อมูลผู้จำหน่ายก่อนมาเพิ่มใบซื้อสินค้า
ให้ท่านกดปุ่มลูกศรลงและลูกศรขึ้นเพื่อให้ระบบคำนวณบันทึกค่าเงินโอนก่อน
ถ้าคำนวณแล้วจำนวนเงินที่จ่ายด้วยรูปแบบที่เลือก(เงินโอน 30,000) จะไปแสดงที่ช่องเช็ค/เงินโอน
ยอดรวมค้างชำระ: 35,162
จ่ายด้วยรูปแบบการโอน: 30,000
จ่ายด้วยรูปแบบเงินสด: 5,162
เมื่อกรอกข้อมูลทุกอย่างถูกต้องครบถ้วนแล้วให้กดปุ่มบันทึก เพื่อบันทึกเอกสารจ่ายชำระหนี้
หากท่านต้องการพิมพ์เอกสารใบจ่ายชำระหนี้สามารถกดปุ่มพิมพ์1/พิมพ์2 ได้ โดยต้องมีการเพิ่มแบบฟอร์มใบจ่ายชำระหนี้ไว้ก่อนจึงจะสามารถพิมพ์ตามรูปแบบที่ต้องการได้ การกำหนดแบบฟอร์มเอกสารให้เมนูต่างๆ
– ปุ่มพิมพ์1 (จะเป็นรูปแบบทั่วไปที่ใช้พิมพ์บ่อยๆ)
– ปุ่มพิมพ์2 จะสามารถกำหนดได้หลายแบบฟอร์มเหมาะกับกิจการที่มีการพิมพ์แบบฟอร์มหลายๆรูปแบบตามจุดประสงค์การใช้งานที่แตกต่างกัน
เมื่อระบบแสดงเอกสารใบจ่ายชำระหนี้ขึ้นมาสามารถบันทึกไฟล์ในรูปไฟล์ PDF หรือเลือกพิมพ์ในรูปแบบกระดาษได้โดยต้องเตรียมปริ้นเตอร์และกระดาษให้เรียบร้อยก่อนสั่งพิมพ์ หากต้องการพิมพ์ให้กดปุ่มรูปปริ้นเตอร์ดังรูป วิธีแก้ไขการพิมพ์เอกสารไม่ออกเบื้องต้น
