ท่านสามารถเพิ่มข้อมูลรายละเอียดสินค้าที่มีเลข serial number หรือ imei ได้ทุกประเภทเช่น โทรศัพท์มือถือ คอมพิวเตอร์ แอร์ เครื่องใช้ไฟฟ้า สินค้าไอที และสินค้าอื่นๆที่เมนูว่าจะเป็นสินค้าชนิดเดียวกันแต่มีเลขประจำตัวเพื่อใช้ในการเจาะจงเครื่องติดตามการรับประกัน-ซ่อม-เคลม สามารถใช้ได้ทั้งหมด โดยในระบบสามารถบริหารสินค้าทั้งแบบที่มีเลขประจำตัว (Serial/ imei) และสินค้าทั่วไปที่ไม่มีเลขประจำตัว
วิธีเพิ่มกลุ่ม/หมวดหมู่สินค้าที่มี Serial/Imei
ข้อมูลเริ่มต้นที่ท่านต้องเตรียมอันดับแรกคือข้อมูลกลุ่มสินค้า ให้ท่านแบ่งหมวดหมู่ของสินค้าที่มี serial/imei ประจำตัวให้เป็นหมวดหมู่เพื่อให้สะดวกในการค้นหาและดูรายงานแยกตามกลุ่มสินค้าที่ท่านแบ่งไว้ได้ ซึ่งให้ท่านพิจารณาเองได้เลยว่าต้องการแบ่งในลักษณะใดเช่นแบ่งตามประเภทของสินค้า/ยี่ห้อ/การใช้งาน ฯลฯ (การแบ่งหมวดหมู่สินค้าช่วยให้ท่านสามารถตรวจสอบสต็อกสินค้าตามหมวดหมู่ และค้นหาสินค้าหรือดูรายงานต่างๆแยกตามกลุ่มสินค้า ช่วยให้วิเคราะห์ได้ง่าย)
เริ่มต้นให้ท่านเพิ่มกลุ่ม/หมวดหมู่สินค้าก่อน
โดยไปที่เมนู สินค้า -> กลุ่มสินค้าและสินค้า ดังรูป
กดปุ่มเพิ่มข้อมูล
ระบุข้อมูลดังนี้
รหัสกลุ่ม -> กำหนดตัวอักษรภาษาอังกฤษหรือตัวเลขไม่เกิน 15 ตัว (รหัสห้ามซ้ำกับรหัสกลุ่มที่มีอยู่แล้ว)
ชื่อกลุ่มสินค้า -> ตั้งชื่อกลุ่มสินค้าไม่เกิน 50 ตัวอักษร
เมื่อระบุข้อมูลจนครบแล้วให้กดปุ่มบันทึก หากต้องการเพิ่มกลุ่มต่อไปให้กดปุ่มเพิ่มใส่รายละเอียดและกดบันทึก เพิ่มไปเรื่อยๆจนกว่าจะครบทุกกลุ่มสินค้าที่ต้องการ
หมายเหตุ: สามารถเพิ่มได้ทั้งกลุ่มสินค้าที่มี serial number/imei เช่นมือถือ คอมพิวเตอร์ แอร์ เครื่องใช้ไฟฟ้า และสินค้าทั่วไปที่ไม่มีเลขประจำตัว
ท่านสามารถเลือกเงื่อนไขการแสดงข้อมูลกลุ่มสินค้าโดยเรียงตามรหัสกลุ่มสินค้าหรือชื่อกลุ่มสินค้าก็ได้
วิธีเพิ่มรายการสินค้ามือถือ(serial/imei) ในหมวดหมู่ที่เลือก
ขั้นตอนต่อไปคือการเพิ่มรายการสินค้าที่มีเลขประจำตัว (serial number /imei) เข้าไปในแต่ละหมวดหมู่สินค้าโดยสามารถเพิ่มข้อมูลสินค้าได้ 2 วิธีคือ
1.เพิ่มข้อมูลสินค้าเข้าไปทีละรายการสินค้าในระบบโดยตรง
2.เพิ่มข้อมูลสินค้าโดยใช้วิธีนำเข้าด้วยไฟล์ Excel
ในที่นี้เราจะอธิบายวิธีการเพิ่มสินค้าเข้าไปในระบบทีละรายการ
ให้ท่านเลือกหมวดหมู่ที่ต้องการเพิ่มรายการสินค้ามือถือ/คอมพิวเตอร์ที่มีเลขประจำตัว (serial number /imei) แล้วคลิ๊กที่ปุ่มสินค้า ในตัวอย่างเลือกหมวด 074 Philips หลังจากนั้นกดปุ่มสินค้าด้านขวาบนฟอร์ม
กดปุ่มเพิ่มเพื่อเพิ่มสินค้ามือถือ/คอมพิวเตอร์ใหม่ หากท่านสงสัยว่าเคยเพิ่มข้อมูลสินค้ารายการนี้ไปหรือยังสามารถ ค้นหารายการสินค้า ดูก่อนได้ หากค้นหาแล้วไม่พบสินค้าสามารถเพิ่มใหม่ได้เลย (ควรตรวจสอบก่อนเพิ่มป้องกันการมีสินค้าซ้ำทำให้การเพิ่ม-ลดสต๊อกผิดเพี้ยนได้)
กลุ่มสินค้า ระบบจะดึงชื่อกลุ่มสินค้าสินค้าที่ท่านเลือกก่อนเข้ามาให้อัตโนมัติไม่ต้องเปลี่ยน ถ้าต้องการย้ายกลุ่มสินค้าสามารถออกจากฟอร์มหน้านี้ไปเลือกกลุ่มสินค้าใหม่ก่อนได้ วิธีย้ายกลุ่มสินค้า
รหัสสินค้า ถ้าสินค้ามือถือ/คอมพิวเตอร์นั้นมีบาร์โค้ดที่ตัวสินค้าให้ใช้บาร์โค้ดเป็นรหัสสินค้าได้เลย แต่ถ้าสินค้าไม่มีบาร์โค้ดสามารถปล่อยเป็นข้อความ <<<NEW>>> แล้วให้ระบบรันรหัสสินค้าให้ได้หรือตั้งรหัสเองได้ซึ่งต้องไม่ซ้ำกับรหัสสินค้าที่มีอยู่แล้วในระบบ รหัสสินค้าต้องเป็นตัวอักษรภาษาอังกฤษ/ตัวเลขจำนวนไม่เกิน 25 ตัวอักษร (ห้ามเว้นว่าง)
บาร์โค้ด ถ้าสินค้ามีบาร์โค้ดให้สแกนบาร์โค้ดเข้าไปในช่องนี้ ถ้าสินค้าไม่มีบาร์โค้ดสามารถปล่อยเป็น <<<NEW>>> ได้ระบบจะรันรหัสมาใส่ในช่องนี้แต่รหัสนั้นไม่สามารถใช้เครื่องสแกนบาร์โค้ดได้
ซึ่งท่านสามารถกดปุ่มสร้างบาร์โค้ดอัตโนมัติให้สินค้าตัวนี้ในภายหลังจากที่บันทึกข้อมูลสินค้าแล้วได้
วิธีสร้างบาร์โค้ดให้กับสินค้าที่ไม่มีบาร์โค้ด
หมายเหตุ: บาร์โค้ดและ serial number ไม่เหมือนกัน บาร์โค้ดเป็นตัวแทนชนิดสินค้า แต่ serial number/imei แม้สินค้าชนิดเดียวกันแต่รหัสจะไม่ซ้ำกันใช้ในการติดตามสินค้าแต่ละตัวเพื่อรับประกัน/ซ่อม
ใช้งาน ให้ทำเครื่องหมายถูกไว้ถ้าสินค้าตัวนั้นยังใช้งานอยู่
หมายเหตุ: ในกรณีที่สินค้าเคยอยู่ในเอกสารต่างๆไม่ว่าจะเป็นเอกสารซื้อ-ขาย ฯลฯ ไปแล้วจะไม่สามารถลบสินค้านั้นออกไปจากระบบได้ (ถ้าไม่ใช้แล้วให้นำเครื่องหมายถูกที่ช่องใช้งานออกแทน สินค้านั้นก็จะไม่แสดงตอนค้นหาในเอกสารและรายงานต่างๆแต่จะยังสามารถดูข้อมูลย้อนหลังได้)
นับสต๊อก ให้ทำเครื่องหมายถูกสำหรับสินค้าที่นับได้และต้องการให้ระบบคำนวณจำนวนคงเหลือ ถ้าเป็นสินค้าประเภทการบริการเช่นบริการซ่อม/ติดตั้ง/ขนส่ง (เป็นสินค้าที่ไม่ต้องคำนวณสต๊อก) ไม่ต้องทำเครื่องหมายถูกที่ช่องนับสต็อก
คิดต้นทุนจากการซื้อเข้า โดยปกติให้ทำเครื่องหมายถูกที่ช่องนี้ไว้ ระบบจะดึงราคาทุนจากการเอกสารซื้อสินค้าเข้ามาใช้คำนวณรายงานในระบบ กรณีที่ท่านต้องการใช้ราคาทุนที่กำหนดในข้อมูลสินค้านี้ในการคำนวณ ไม่ต้องทำเครื่องหมายถูกที่ช่องนี้
เครื่องชั่งนน. สินค้ามือถือ แอร์ คอมพิวเตอร์ ไม่ได้ใช้เครื่องชั่งน้ำหนักบาร์โค้ด ให้ท่านกำหนดว่าไม่ใช้ (เลือกใช้เฉพาะสินค้าที่ใช้อุปกรณ์ชั่งน้ำหนักออกบาร์โค้ด เช่น หมู ไก่ เนื้อสัตว์ ผักผลไม้ เป็นต้น)
รหัสอ้างอิง ถ้าสินค้าตัวไหนต้องการให้แสดงยอดคงเหลือสต๊อกรวมกับสินค้ารหัสอื่นๆในรายงาน ให้ตั้งรหัสอ้างอิงเดียวกันที่ช่องนี้ ถ้าไม่มีไม่ต้องระบุ (ยกตัวอย่าง ใช้ในกรณีที่แยกรหัสสินค้าที่เป็นสินค้าชนิดเดียวกันแต่คนละผู้จำหน่าย)
ชื่อสินค้า ให้ใส่ชื่อสินค้ามือถือ-คอมพิวเตอร์/สินค้าที่มี serial โดยแนะนำให้เป็นชื่อทางการเพราะต้องใช้ออกเอกสารขายและให้ชื่อแตกต่างและเด่นชัดมากที่สุดเพื่อให้คุณไม่สับสนถ้ามีสินค้าคล้ายกันหลายๆตัวในร้าน ชื่ออาจประกอบด้วย ชนิด+ยี่ห้อ+รุ่น+สี+สเปก รวมกันเป็นต้น จำนวนไม่เกิน 99 ตัวอักษร (ห้ามเว้นว่าง)
ชื่อย่อ สามารถใส่ชื่อสินค้าอย่างย่อ ในกรณีที่สินค้าบางตัวต้องการชื่อทางการและชื่อเฉพาะถ้าไม่ใช้ไม่จำเป็นต้องใส่ข้อมูลให้ใช้ชื่อสินค้าเป็นหลัก จำนวนไม่เกิน 99 ตัวอักษร
ภาษี vat ( Vat / No Vat / Extra ) ให้กำหนดว่าสินค้ามี vat หรือไม่
– เลือกVAT: กรณีสินค้าตัวนั้นมีการคำนวณ vat ในการออกเอกสารและรายงานทั้งแบบรวม/แยกvat
-เลือก No VAT: กรณีสินค้าตัวนั้นไม่ต้องการคำนวณvat ในการออกเอกสารและรายงานทุกกรณี
-เลือก Extra: กรณีสินค้าตัวนั้นต้องใช้ยื่นและออกเอกสารvatแต่รับการยกเว้นภาษีไม่ต้องคำนวณvat เช่นสินค้าการเกษตร ข้าวสาร เนื้อสัตว์ เป็นต้น
วิธีคิดคะแนนสะสม
-เลือกไม่สะสม: กรณีสินค้าตัวนั้นไม่มีการคำนวณคะแนนสะสม
-เลือกสะสมตามเงื่อนไขที่ตั้งไว้: กรณีสินค้าตัวนั้นสะสมคะแนนตามที่กำหนดไว้ในเงื่อนไขข้อมูลกิจการที่ไม่ได้เกี่ยวข้องกับช่องคะแนนสะสมสินค้ารายตัว
-เลือกสะสมตามคะแนนที่ระบุ: กรณีสินค้าตัวนั้นสะสมคะแนนโดยคำนวณตามคะแนนสะสมสินค้าที่กำหนดในข้อมูลสินค้า (ได้แก่ กรณีที่5.สะสมตามแต้มที่กำหนดไว้ในสินค้า และ กรณีที่6.คิดแต้มตามประเภทสินค้าและราคาสินค้า )
คะแนนสะสม ถ้าท่านใช้วิธีสะสมตามคะแนนที่ระบุตอนขาย ให้กำหนดคะแนนสะสมว่าเมื่อซื้อสินค้านี้จำนวน 1 เครื่องได้กี่คะแนน ในตัวอย่างซื้อ 1 เครื่องได้ 3คะแนน
สินค้าคละ ถ้าท่านได้สร้างโปรโมชั่นสินค้าคละไว้และต้องการใช้กับสินค้าตัวนี้ ให้เลือกชื่อโปรโมชั่นสินค้าคละที่ต้องการให้สินค้านี้เข้าร่วมได้ ถ้าไม่มีให้เลือกไม่คละสินค้า
หน่วยนับ เลือกหน่วยนับที่มีอยู่ในระบบโดยการค้นหาชื่อหน่วยนับในช่อง seach ได้เมื่อเลือกได้แล้วให้กดปุ่ม OK
ถ้าไม่มีหน่วยนับที่ต้องการสามารถเพิ่มได้ที่เมนู ข้อมูลหลัก->หน่วยนับ ในเมนูนี้สามารถเพิ่ม ชั้นวาง ยี่ห้อ และข้อมูลผู้จำหน่ายที่ยังไม่มีเพิ่มได้
ผู้จำหน่าย เลือกผู้จำหน่าย supplier ที่ท่านซื้อสินค้า ใช้เมื่อค้นหาสินค้าจะได้ทราบว่าซื้อสินค้านี้จากผู้จำหน่ายคนไหนได้อย่างรวดเร็ว สามารถเว้นว่างได้ (ตอนเพิ่มเอกสารซื้อจะมีให้กำหนดผู้จำหน่ายที่บิลซื้ออยู่แล้ว)
ยี่ห้อ เลือกยี่ห้อของสินค้านี้ได้ ใช้เมื่อค้นหาสินค้าจะได้ทราบว่าสินค้านี้ยี่ห้ออะไร (เว้นว่างได้)
ชั้นวาง เลือกชั้นวางของสินค้านี้ได้ ใช้เมื่อค้นหาสินค้าจะได้ทราบว่าสินค้านี้อยู่ที่ชั้นวางใด (เว้นว่างได้)
แสดงจำนวน 1 ในใบขาย ถ้าให้สินค้าตัวนั้นต้องการแสดงยอดจำนวนในบิลขายเชื่อหรือขายสด เท่ากับ 1 เสมอไม่ว่าขายจำนวนเท่าไหร่ก็ตาม ให้ตั้งทำเครื่องหมายถูกที่แสดงจำนวน 1 ในใบขายเช่นฟิล์มมือถืออาจจะเก็บสต๊อกเป็น cm แล้วตัดแบ่ง แต่เวลาแสดงในบิลลูกค้าแสดงจำนวน 1
ราคาขาย/เช่า ราคาขายลูกค้าทั่วไป-ระดับราคา0 (เวลาขายแล้วไม่ได้เจาะจงลูกค้า) หากท่านขายสินค้าหลายระดับราคาสามารถไปกำหนดได้ที่ฟังก์ชั่นระดับราคาเมื่อบันทึกข้อมูลสินค้าและข้อมูลลูกค้าเสร็จ ดูวิธีกำหนดระดับราคาขาย
ราคาขายต่ำสุด ราคาขายที่ลดราคาได้ต่ำที่สุดไม่เกินกี่บาท
จุดสั่งซื้อ(รวม) ให้กำหนดจำนวนสินค้าคงเหลือถ้าเหลือเท่าจำนวนนี้แล้วให้ระบบแจ้งเตือนว่าถึงเวลาสั่งซื้อสินค้าเพิ่มเข้าสต๊อกแล้ว
จำนวนสั่งซื้อ จำนวนสินค้าเริ่มต้นที่ต้องการสั่งซื้อเพิ่มเมื่อสินค้าคงเหลือที่มีถึงจุดสั่งซื้อ (มีไว้ตรวจทาน)
ราคาทุน ราคาทุนที่จะเป็นค่าเริ่มต้นเมื่อท่านทำเอกสารซื้อสินค้าเข้าสต๊อกซึ่งราคาทุนสามารถแก้ไขตามราคาทุนจริงได้เมื่อทำเอกสารซื้อแต่ละครั้ง
ทุนมาตรฐาน โดยปกติไม่ต้องระบุให้ใส่ 0 (ใช้เฉพาะในกรณีที่ตั้งราคาขายเพิ่มเป็น % เท่ากันทั้งหมวดสินค้าจากราคาทุนมาตรฐาน ซึ่งโดยปกติแล้วสินค้าส่วนใหญ่มี % กำไรไม่เท่ากัน)
ขนาด/รุ่น/ลาย กำหนดไว้เพื่อดูข้อมูลเฉยๆ ระบุหรือไม่ก็ได้
รูปภาพสินค้า สามารถดับเบิ้ลคลิ๊กเลือกรูปภาพสินค้ามือถือ-คอมพิวเตอร์-สินค้าที่มี serial/imei ที่มีอยู่มากำหนดในข้อมูลสินค้าได้ กำหนดหรือไม่ก็ได้
หมายเหตุ:
1.path ตำแหน่งที่เก็บรูปภาพห้ามเกิน 99ตัวอักษร
2.ถ้าใช้งานหลายเครื่องต้องมีไฟล์รูปภาพชื่อเดียวกันอยู่ที่ path เดียวกันทุกเครื่อง
URLสินค้า สามารถเอาlink เว็บไซต์ที่มีรายละเอียดสินค้ามือถือ-คอมพิวเตอร์ มาใส่เพื่อให้ท่านใช้เปิดดูรายละเอียดสินค้าภายหลังในเว็บได้ถ้าต้องการระบุหรือไม่ก็ได้
หมายเหตุ:
1.link เว็บไซต์ห้ามเกิน 200ตัวอักษร
***หมายเหตุ*** ข้อมูลที่ไม่จำเป็นท่านสามารถปล่อยว่างได้ ถ้าเป็นข้อมูลที่เป็นตัวเลขสามารถใส่ 0 เป็นค่าเริ่มต้นได้
เมื่อกรอกข้อมูลสินค้าที่มี serial number / imei ครบถ้วนแล้วให้กดปุ่มบันทึก
สร้างบาร์โค้ดให้สินค้าที่ไม่มีบาร์โค้ด
ท่านสามารถสร้างบาร์โค้ดให้กับสินค้ามือถือ-คอมพิวเตอร์และสินค้าอื่นๆที่ไม่มีบาร์โค้ดได้โดยต้องทำการเพิ่มและบันทึกข้อมูลสินค้าที่ไม่มีบาร์โค้ดให้เรียบร้อยก่อน เมื่อบันทึกแล้วจะสังเกตเห็นว่าช่องบาร์โค้ดจะเป็นรหัสที่รันมาจากระบบ ให้ท่านคลิ๊กที่สินค้าที่ต้องการสร้างบาร์โค้ดให้แล้วคลิ๊กที่ปุ่มสร้างบาร์โค้ดอัตโนมัติ
ในตัวอย่างจะสร้างบาร์โค้ดให้สินค้าที่ไม่มีบาร์โค้ดเมื่อกดสร้างแล้วรหัสจะแจ้งบาร์โค้ดที่สร้าง ให้ท่านกดปุ่ม ok โดยระบบจะใช้รูปแบบ EAN13 ในการสร้างบาร์โค้ดจำนวน 13ตัวให้แก่ท่าน หลังจากนั้นท่านสามารถพิมพ์สติ๊กเกอร์บาร์โค้ดเพื่อไปติดที่สินค้าได้
การค้นหาข้อมูลสินค้ามือถือ-คอมพิวเตอร์
ท่านสามารถเลือกเงื่อนไขการแสดงข้อมูลสินค้ามือถือ-คอมพิวเตอร์ และสินค้าอื่นๆโดยเลือกเรียงตามรหัสสินค้าหรือเลือกเรียงตามชื่อสินค้าก็ได้
ท่านสามารถเลือกเงื่อนไขการแสดงข้อมูลสินค้าโดยเลือกแสดงทั้งหมด แสดงเฉพาะข้อมูลสินค้าที่มีสถานะใช้งาน หรือ แสดงเฉพาะข้อมูลสินค้าที่มีสถานะไม่ใช้งาน ก็ได้
ท่านสามารถค้นหาข้อมูลสินค้าได้ โดยคลิ๊กที่ปุ่มค้นหาในกลุ่มสินค้าใดก็ได้
ท่านหากต้องการค้นหาสินค้ามือถือ-คอมพิวเตอร์-แอร์-เครื่องใช้ไฟฟ้า และสินค้าอื่นๆที่มีเลข serial number/ imei จากสินค้าทั้งหมดทุกหมวดสินค้าให้ทำเครื่องหมายถูกที่ช่อง “แสดงสินค้าทุกประเภท” ก่อนใส่คำค้นหาในช่อง คำที่ใช้ค้นหา
สามารถค้นหาสินค้าได้จาก รหัสสินค้า/บาร์โค้ด/ชื่อสินค้า/ชื่อย่อ/หน่วยนับ เพียงบางส่วนของข้อมูลหรือข้อมูลทั้งหมดก็จะยิ่งแม่นยำมากขึ้น
ในตัวอย่างจะค้นหาด้วยชื่อของสินค้าคอมพิวเตอร์ จะสังเกตเห็นว่าเมื่อค้นหาเพียงบางส่วนของชื่อก็จะมีสินค้าที่ประกอบด้วยคำค้นหานั้นขึ้นมาแสดงทั้งหมด ถ้าต้องการให้ตรงมากขึ้นสามารถเพิ่มคำค้นหาที่ละเอียดยิ่งขึ้นได้
ถ้าเจอสินค้าที่ต้องการแล้วให้คลิ๊กที่สินค้านั้นแล้วกดปุ่ม ok
โปรแกรมจะแสดงข้อมูลสินค้ามือถือ-คอมพิวเตอร์ที่ท่านค้นหา โดยจะแสดงเครื่องหมายสามเหลี่ยมหน้าบรรทัดของข้อมูลสินค้านั้น
แก้ไข-ลบข้อมูลสินค้ามือถือ-คอมพิวเตอร์
หากท่านต้องการแก้ไขหรือลบสินค้ามือถือ-คอมพิวเตอร์ที่มีอยู่ในระบบสามารถค้นหาข้อมูลแล้วทำการแก้ไขได้ โดยคลิ๊กที่สินค้านั้นแล้วกดปุ่มแก้ไข
เมื่อทำการแก้ไขข้อมูลสินค้ามือถือ-คอมพิวเตอร์เรียบร้อยแล้วให้กดปุ่มบันทึก
หากท่านต้องการลบสินค้าที่มีอยู่ในระบบสามารถค้นหาข้อมูลแล้วทำการลบได้ (ลบได้เฉพาะกรณีที่สินค้านั้นไม่เคยใช้ในเอกสารใดๆในระบบ ซื้อ/ขาย/นีบสต๊อก ฯลฯ) โดยคลิ๊กที่สินค้านั้นแล้วกดปุ่มลบ
จะมีข้อความให้ท่านกดยืนยันการลบถ้ายืนยันกด ok ถ้าไม่ต้องการลบให้กด cancel
หากไม่สามารถลบสินค้านั้นได้เกิดจาก สินค้านั้นได้เคยนำไปใช้ในเอกสารต่างๆในระบบอาทิ ซื้อ/ขาย/เอกสารเกี่ยวข้องกับสต๊อก ฯลฯ ถ้าต้องการลบต้องไปลบสินค้าที่อยู่ในเอกสารต่างๆที่มีทั้งหมดออกก่อน
กรณีที่ไม่ต้องการใช้งานแต่ไม่สามารถลบสินค้ามือถือ-คอมพิวเตอร์และสินค้าอื่นๆ ออกจากเอกสารที่เคยผูกไว้ได้ ท่านสามารถแก้ไขข้อมูลสินค้าโดยไม่ต้องทำเครื่องหมายถูกที่ช่องใช้งาน แล้วกดบันทึก วิธีนี้จะทำให้สินค้าตัวนั้นไม่ไปแสดงตอนทำเอกสารต่างๆในระบบและรายงานบางหัวข้อที่ไม่จำเป็นต้องแสดง
