หากสินค้าของท่านเป็นสินค้าที่มีการบันทึกข้อมูล lot วันหมดอายุและจำนวนสินค้าปัจจุบันที่มีอยู่จริงกับจำนวนสินค้าในระบบไม่ตรงกัน สามารถทำการปรับจำนวนสินค้าในระบบให้ตรงกับจำนวนที่มีอยู่จริงได้แต่ต้องปรับจำนวนใน lot สินค้าด้วยเนื่องจากณปัจจุบันอาจมีมากกว่า 1lot จะได้ทราบว่าแต่ละlot เหลือเท่าไหร่ และสินค้าที่มีปัจจุบันมีวันหมดอายุใดบ้าง
หมายเหตุ: การนับสต๊อกสินค้าต้องทำควบคู่กับขั้นตอนปรับปรุงสต๊อก ระบบจึงจะปรับจำนวนสินค้าปัจจุบันในระบบให้
เลือกหัวข้อที่ต้องการ
บันทึกนับสต๊อกสินค้าที่มีวันหมดอายุ
ก่อนบันทึกใบนับสต๊อกสินค้าที่มีวันหมดอายุ ก่อนหน้านี้ต้องมีการบันทึกเอกสารซื้อและบันทึกข้อมูล lot สินค้าที่มีวันหมดอายุก่อนซึ่งประกอบด้วยเลขที่ lot จำนวนและวันหมดอายุมาก่อนแล้ว หากยังไม่มีการบันทึกจะไม่สามารถนับสต๊อกสินค้าที่มีวันหมดอายุได้
ตัวอย่างเอกสารซื้อที่มีการบันทึกข้อมูล lot สินค้าตัวที่ 1 ที่มีวันหมดอายุ
รหัสสินค้า: 8851123782067
LOTNO: lot-1-1-2025-01
วันผลิต: 1/1/2024
วันหมดอายุ: 1/6/2025
จำนวนรับเข้า: 30 ชิ้น
ตัวอย่างเอกสารซื้อที่มีการบันทึกข้อมูล lot สินค้าตัวที่ 1 ที่มีวันหมดอายุ
รหัสสินค้า: 8850425004747
LOTNO: lot-1-1-2025-01
วันผลิต: 1/3/2025
วันหมดอายุ: 31/5/2025
จำนวนรับเข้า: 100 ชิ้น
ขั้นตอนแรกให้ท่านไปนับสต๊อกสินค้าที่มี ณ ปัจจุบันก่อนถ้าเป็นสินค้าที่มีการบันทึกแยก lot ที่มีวันหมดอายุต้องนับจำนวนคงเหลือแยกตาม lot สินค้าด้วยว่าแต่ละ lot เหลือเท่าไหร่ ณ ปัจจุบัน
บันทึกเอกสารนับสต๊อกให้ไปที่เมนู สินค้า-> จัดการสต๊อก -> ตรวจนับ/ปรับปรุง -> ตรวจนับสต๊อก
การนับสต๊อกสามารถดึงข้อมูลรายการสินค้าทั้งกลุ่มสินค้าหรือเลือกเฉพาะรายการสินค้าที่ต้องการก็ได้ แต่ในตัวอย่างนี้จะใช้วิธีเลือกทีละ 1 รายการสินค้ามาบันทึกนับสต๊อก ใช้ในกรณีที่ยอดสินค้าคงเหลือในระบบมีเพียงบางรายการสินค้าที่ไม่ตรงกับจำนวนสินค้าจริงในปัจจุบัน ท่านสามารถนับสต๊อกเพื่อมาปรับปรุงเฉพาะรายการที่ไม่ตรงกับในระบบได้
ให้กดปุ่มเพิ่ม เพื่อเพิ่มใบนับสต๊อกสินค้า
ใส่หมายเลขคลังที่จะบันทึกนับสต๊อกสินค้าในช่องคลัง หากท่านมีคลังสินค้าเดียวหรือใช้คลังหลักคือคลังหมายเลข 1 วิธีดูคลังสินค้า หลังจากนั้นกดเลือกสินค้าที่จะบันทึกจำนวนสินค้าใหม่โดยกดที่ปุ่ม… ตรงช่องบาร์โค้ด สามารถใช้เครื่องสแกนบาร์โค้ดก็ได้
หมายเหตุ: ในใบนับสต๊อกเดียวกันต้องนับสต๊อกของคลังเดียวกันเท่านั้น
สามารถเลือกได้ว่าต้องการค้นหารายการสินค้าจากสินค้าทั้งหมดหรือค้นหาตามกลุ่มสินค้าที่เลือก หากต้องการค้นหาจากสินค้าทุกกลุ่ม ให้ทำเครื่องหมายถูกที่ช่องแสดงสินค้าทุกประเภท ก่อนใส่ข้อมูลค้นหาที่ช่อง “คำที่ใช้ค้นหา”
แต่หากต้องการค้นหาตามกลุ่มสินค้าให้เอาเครื่องหมายถูกที่ช่องแสดงสินค้าทุกประเภทออกแล้วคลิ๊กที่กลุ่มสินค้าที่ต้องการด้านซ้ายก่อนใส่ข้อมูลค้นหาที่ช่อง “คำที่ใช้ค้นหา”
หลังจากนั้นสามารถค้นหาสินค้าที่ต้องการด้วย (รหัส/บาร์โค้ด/ชื่อสินค้า) ในช่องคำที่ใช้คำค้นหาสามารถค้นหาด้วยบางส่วนของข้อมูลได้
หลังจากพบสินค้าที่ต้องการแล้ว ให้คลิ๊กที่สินค้านั้นแล้วกด ok
จะขึ้นรายการสินค้าที่เลือกขึ้นมาในฟอร์มนับสต๊อก ให้ท่านใส่จำนวนสินค้านั้นที่มีอยู่จริงณปัจจุบันในช่อง “นับได้” (ใส่จำนวนยอดรวมของ ทุกlotไม่ว่ามีกี่ lot) ในตัวอย่างรวมทุก lot มี 27 ชิ้น
หมายเหตุ: ห้ามแก้ไขค่าอื่นๆ(ยอดในเครื่อง/ราคาทุน) ให้ปล่อยเป็นไปตามค่าเริ่มต้น
หากต้องการเพิ่มรายการสินค้าถัดไปให้กดปุ่มลูกศรลงที่แป้นคีย์บอร์ด แล้วเลือกสินค้าต่อไป
เมื่อเพิ่มข้อมูลสินค้าครบทุกรายการสินค้าแล้ว ตรวจสอบว่ามีบรรทัดว่างที่ไม่มีข้อมูลหรือไม่ ถ้ามีให้ลบออกโดยกดปุ่มลูกศรขึ้นที่แป้นคีย์บอร์ด
หากต้องการลบรายการสินค้าใดออกให้คลิ๊กที่รายการสินค้านั้น แล้วกดปุ่ม ctrl และ delete ที่แป้นคีย์บอร์ด
เมื่อตรวจสอบข้อมูลเรียบร้อยแล้ว ให้กดปุ่มบันทึกเอกสารนับสต๊อก
หลังจากนั้นจะให้บันทึกจำนวนสินค้าที่มีวันหมดอายุณปัจจุบันแนกตาม lot สินค้า โดยคลิ๊กที่สินค้าที่มี lot วันหมดอายุที่ต้องการในตัวอย่างคือ 12 พลัส พ็อกเก็ต โคโลญ ฟ้า 20มล. แล้วกดปุ่ม “วันหมดอายุ”
เมื่อเข้ามาในฟอร์มนับสต๊อกแยกตาม lot แล้ว
ด้านบนจะเป็นแถบแสดงข้อมูลภาพรวมเอาไว้ดูข้อมูลไม่สามารถแก้ไขได้ ประกอบด้วยหมายเลขคลัง รหัสและชื่อสินค้า หน่วยนับ ยอดในเครื่อง ยอดรวมนับได้และยอดรวมวันหมดอายุ
จะสังเกตุเห็นว่า ยอดรวมนับได้ (คือยอดนับได้ของสินค้านั้นที่เราใส่ไว้ด้านนอกก่อนหน้านี้) จะไม่เท่ากับยอดรวมวันหมดอายุที่แสดงช่องเป็นสีเหลือง
หมายเหตุ: เมื่อใส่จำนวนสินค้าที่นับได้แต่ละ lot แล้วยอดรวมทุกlot จะไปแสดงที่ยอดรวมวันหมดอายุ ซึ่งจะต้องรวมแล้วเท่ากับยอดรวมนับได้จึงจะถูกต้องและช่องยอดรวมวันหมดอายุจะต้องเป็นสีขาวไม่ใช่สีเหลือง
ให้กดปุ่มแก้ไข
แล้วใส่ยอดที่นับได้แต่ละ lot ณปัจจุบันที่ช่องยอดคงเหลือที่นับได้ โดยดูที่ LOTNO ว่าคือ lot ใด แล้วใส่จำนวนที่มีอยู่จริงตาม lot นั้น ในตัวอย่างสินค้าตัวนี้มี lot เดียวแต่ในความเป็นจริงอาจจะมีหลาย lot
หมายเหตุ: ยอดรวมคงเหลือทุก lot ที่ใส่ในช่องยอดคงเหลือนับได้จะต้องเท่ากับจำนวนในช่องยอดรวมนับได้ ในตัวอย่างคือ 27 ขวด
เมื่อใส่ยอดที่นับได้แต่ละ lot ณปัจจุบันที่ช่องยอดคงเหลือที่นับได้เรียบร้อยแล้วให้กดปุ่มบันทึก
ถ้าถูกต้องช่องยอดรวมนับได้จะต้องเท่ากับช่องยอดรวมวันหมดอายุ และช่องยอดรวมวันหมดอายุจะเป็นช่องสีขาวไม่ใช่ช่องสีเหลือง
หลังจากนั้นให้บันทึกจำนวนในแต่ละ lot สินค้าที่รายการสินค้าที่มีทั้งหมดในใบนับสต๊อกจนครบ
ใบนับสต๊อกจะมีเลขที่เอกสารอยู่ จะใช้ในขั้นตอนปรับปรุงสต๊อกจากการตรวจนับจะต้องทำคู่กัน จำนวนสต๊อกในระบบจึงจะปรับตามยอดจำนวนคงเหลือที่ต้องการ
1.หลังจากที่บันทึกข้อมูลใบนับสต๊อกทุกอย่างเรียบร้อยแล้ว ให้ดูเลขที่เอกสาร เนื่องจากต้องใช้ในการเลือกตอนดึงข้อมูลมาบันทึกเอกสารปรับปรุงสต๊อก ในตัวอย่างใบนับสต๊อกคือเลขที่ 1 วันที่ 23/4/2025
2.เมื่อบันทึกใบนับสต๊อกแล้วระบบจะยังไม่ได้ปรับจำนวนสินค้าในระบบให้จนกว่าจะมีการบันทึกใบปรับปรุงสต๊อกแล้ว
ปรับปรุงสต๊อกสินค้าจากการตรวจนับ
เมื่อบันทึกใบนับสต๊อกเรียบร้อยแล้ว ขั้นตอนต่อไปให้ท่านบันทึกเอกสารปรับปรุงสต๊อกจากการตรวจนับจากใบนับสต๊อกนั้นได้เลย (2ขั้นตอนนี้ต้องทำคู่กัน) โดยเข้าไปที่เมนู สินค้า-> จัดสต๊อก-> ตรวจนับ/ปรับปรุง -> ปรับปรุงสต๊อกจากการตรวจนับ
เลือกคลังสินค้าที่ต้องการปรับสต๊อก โดยจะต้องเป็นคลังเดียวกับที่นับสต๊อก ในตัวอย่างจะเลือกเป็นคลังที่1 คลังหลักแล้วกดปุ่ม OK
ให้กดปุ่มเพิ่ม เพื่อเพิ่มใบปรับปรุงสต๊อกสินค้า
หลังจากนั้นให้กดปุ่มดึงข้อมูล
แล้วเลือกเมนูดึงข้อมูลจากใบนับสต๊อก เพื่อดึงรายการสินค้าที่ท่านได้บันทึกนับสต๊อกไว้มาปรับปรุงสต๊อกในระบบ
เลือกช่วงวันที่ของใบนับสต๊อกที่ท่านต้องการดึงรายการสินค้ามาปรับสต๊อก ในตัวอย่างนับสต๊อกวันที่ 23/4/2025
เลือกใบนับสต๊อกที่ต้องการจะดึงรายการสินค้ามาปรับสต๊อกซึ่งในตัวอย่างใบนับสต๊อกเลขที่ 1 แล้วกด ok (สามารถสังเกตจากเลขที่ใบนับสต๊อกได้ หากมีการบันทึกใบนับสต๊อกมากกว่า 1 เอกสารในวันเดียวกัน)
เมื่อรายการสินค้ามาปรากฎในฟอร์มปรับปรุงสต๊อกแล้วให้ท่านกดปุ่มบันทึกได้เลย
หมายเหตุ:
1.ห้ามแก้ไขจำนวน เนื่องจากจำนวนที่จะปรับสต๊อกนั้นมาจากการคำนวณหักลบให้ได้จำนวนที่ท่านต้องการปรับตามจำนวนที่มีอยู่จริงในใบนับสต๊อกแล้ว (หากไปทำการแก้ไขจะทำให้จำนวนในระบบไม่ถูกต้องได้)
2.ถ้าบันทึกในใบนับสต๊อกผิดให้ไปแก้ไขจำนวนที่ใบนับสต๊อกก่อนค่อยมาเพิ่มใบปรับปรุงสต๊อก
3.ใบปรับปรุงสต๊อกจะเชื่อมโยงกับใบนับสต๊อก 1ต่อ1เอกสารเท่านั้นห้ามเพิ่มใบปรับปรุงสต๊อกโดยดึงใบนับสต๊อกที่เคยปรับปรุงสต๊อกไปแล้วซ้ำ
เมื่อบันทึกเอกสารปรับสต๊อกสินค้าเรียบร้อยแล้ว สามารถเปิดดูรายงานสินค้าคงเหลือได้เลย
จะสังเกตุเห็นว่าถ้าสินค้าได้บันทึกจำนวนแต่ละ lot ถูกต้องในขั้นตอนนับสต๊อกและปรับปรุงสต๊อก จำนวนแต่ละ lot สินค้าในรายงานสินค้าคงเหลือแยกตาม lot จะแสดงจำนวนถูกต้องตามที่ได้นับสต๊อกไว้
