เพิ่มรหัสค่าใช้จ่าย
ท่านสามารถเพิ่มค่าใช้จ่ายในกิจการของท่านเองได้ และสามารถเพิ่มประเภทค่าใช้จ่ายได้ไม่จำกัด โดยก่อนที่จะทำการบันทึกค่าใช้จ่ายจะต้องสร้างรหัสค่าใชจ่ายก่อน โดยเข้าไปที่เมนู ซื้อ-> ค่าใช้จ่าย-> รหัสค่าใช้จ่าย
กดปุ่มเพิ่ม เพื่อเพิ่มประเภทค่าใช้จ่าย
หลังจากนั้นให้เพิ่มข้อมูลดังนี้
– รหัส: ตั้งรหัสค่าใช้จ่าย (ตัวเลข/ตัวตัวอักษรไม่เกิน 20ตัว)
– รายละเอียด: ชื่อประเภทค่าใช้จ่าย
เมื่อระบุข้อมูลครบแล้วให้ท่านกดปุ่มบันทึก
สามารถเพิ่มประเภทค่าใช้จ่ายได้ไม่จำกัดจนครบตามความต้องการ
บันทึกเอกสารค่าใช้จ่าย
หลังจากนั้นท่านสามารถบันทึกเอกสารค่าใช้จ่ายได้เลย โดยเข้าไปที่เมนู ซื้อ-> ค่าใช้จ่าย-> บันทึกค่าใช้จ่าย
ให้กำหนดวันที่ของเอกสารค่าใช้จ่าย (ระบุตามเอกสารใบเสร็จรับเงิน/ระบุตามวันที่จ่ายจริง) โดยกดปุ่ม … ที่หัวข้อวันที่แล้วเลือกวันที่จากปฏิทินได้เลย
หลังจากนั้นให้เลือกรหัสประเภทค่าใช้จ่ายโดยกดปุ่ม … ที่ช่องรหัสรายการ
สามารถเลือกค่าใช้จ่ายที่ต้องการเพิ่มได้เลย (ค้นหาด้วยรหัสค่าใช้จ่ายได้) แต่ถ้ายังไม่มีประเภทค่าใช้จ่ายที่กำลังจะเพิ่มต้องไปเพิ่มรหัสค่าใช้จ่ายให้เรียบร้อยก่อน
หลังจากนั้นให้ระบุจำนวนและราคาต่อหน่วยของค่าใช้จ่ายนั้น
หากต้องการเลือกรหัสค่าใช้จ่ายรายการถัดไปให้ท่านกดปุ่มลูกศรลงที่แป้นคีย์บอร์ด แล้วกด … ที่ช่องรหัสรายการเพื่อเลือกรายการถัดไปได้เลย
ให้เลือกประเภทค่าใช้จ่ายและระบุจำนวนและราคาต่อหน่วยจนครบทุกรายการที่ต้องการระบบจะคำนวณเงินยอดรวมที่ช่องรวมเงินแต่ละรายการให้อัตโนมัติ
สามารถระบุเลขที่อ้างอิงและหมายเหตุได้ (ถ้ามี)
ในเมนูบันทึกค่าใช้จ่ายไม่สามารค้างชำระจ่ายได้ แต่สามารถเลือกรูปแบบการชำระเงินได้ หากจ่ายชำระด้วยเงินสดเพียงอย่างเดียวให้ใส่ยอดเงินที่ช่องเงินสดเต็มจำนวนได้เลย เช่นในตัวอย่างค้างชำระ 1,000 ให้ใส่จำนวนเงินที่ช่องเงินสดแล้วกดปุ่ม enter ที่แป้นคีย์บอร์ด ให้ยอดในช่องค้างชำระเป็น 0
แต่หากจ่ายชำระค่าใช้จ่ายด้วยรูปแบบอื่นๆที่ไม่ใช่เงินสดร่วมด้วยและเงินสดบางส่วน หรือประเภทอื่นๆที่ไม่ใช่เงินสดเพียงอย่างเดียว ให้ท่านคลิ๊กที่แถบ “รายการจ่ายชำระ” ดังรูป
หลังจากนั้นให้เลือกประเภทการจ่ายชำระเงินที่ช่องประเภทโดยกดปุ่มเครื่องหมายสามเหลี่ยมและคลิ๊กเลือกรูปแบบ ในตัวอย่างจะเลือกรูปแบบเงินโอน/โอนผ่านบัญชีธนาคาร
หลังจากนั้น สามารถเลือกรหัสบัญชีธนาคารกิจการของท่านที่ใช้ในการจ่ายเงินได้ที่ช่องรหัสบัญชีโดยกดปุ่ม … (จะต้องเพิ่มบัญชีธนาคารของกิจการ ก่อนมาเพิ่มใบค่าใช้จ่ายนี้) สามารถใส่เลขที่เช็คได้ถ้ามี ถ้าไม่มีปล่อยเป็นค่าเริ่มต้นที่ระบบสร้างให้
และเลือกวันที่จ่ายชำระ และจำนวนเงินที่จ่ายชำระค่าใช้จ่ายด้วยรูปแบบที่ท่านเลือก ในตัวอย่างจ่ายด้วยเงินโอน 1,000 บาท
ให้ท่านกดปุ่มลูกศรลงและลูกศรขึ้นเพื่อให้ระบบคำนวณค่าเงินโอนก่อน ถ้าคำนวณแล้วจำนวนเงินที่จ่ายด้วยรูปแบบที่เลือก(เงินโอน 1,000) จะไปแสดงที่ช่องชำระโดยอื่นๆ
หลังจากนั้นให้กดปุ่มลูกศรขึ้น ห้ามมีบรรทัดที่ไม่มีข้อมูลเกิน (รายการจ่ายชำระด้วยรูปแบบอืนๆต้องมีบรรทัดเดียว)
หากมีส่วนค้างชำระที่เหลือจะจ่ายชำระด้วยเงินสด ให้ใส่ยอดที่ช่องเงินสดแล้วกดปุ่ม enter ที่แป้นคีย์บอร์ดให้ช่องยอดค้างชำระขึ้น 0 แล้วกดปุ่มบันทึกเอกสาร
หากท่านต้องการพิมพ์เอกสารค่าใช้จ่ายสามารถกดปุ่มพิมพ์1/พิมพ์2 ได้ โดยต้องมีการเพิ่มแบบฟอร์มใบค่าใช้จ่ายไว้ก่อนจึงจะสามารถพิมพ์ตามรูปแบบที่ต้องการได้ การกำหนดแบบฟอร์มเอกสารให้เมนูต่างๆ
– ปุ่มพิมพ์1 (จะเป็นรูปแบบทั่วไปที่ใช้พิมพ์บ่อยๆ)
– ปุ่มพิมพ์2 จะสามารถกำหนดได้หลายแบบฟอร์มเหมาะกับกิจการที่มีการพิมพ์แบบฟอร์มหลายๆรูปแบบตามจุดประสงค์การใช้งานที่แตกต่างกัน
ท่านสามารถดูรายงานที่เกี่ยวข้องกับค่าใช้จ่ายในกิจการได้ที่เมนูรายงาน หัวข้อ 6.5 รายงานค่าใช้จ่าย
และที่เมนู 9.1 รายงานสรุปค่าใช้จ่ายตามช่วงวันที่
ตัวอย่างรายงานสรุปค่าใช้จ่ายตามช่วงวันที่ ระหว่างวันที่ 1-25 (สามารถระบุช่วงวันที่ที่ต้องการให้แสดงค่าใช้จ่ายได้)
