ระบบเปิด-ปิดกะช่วยป้องการการทุจริจสำหรับเจ้าของร้านที่ไม่ได้รับเงินและใช้ระบบด้วยตนเอง เมื่อใช้งานจะมีระบบป้องกันไม่ให้พนักงานขาย/แคชเชียร์ลบและแก้ไขเอกสารย้อนหลังได้และมีระบบช่วยตรวจสอบเงินสดที่ได้รับประจำวัน และรายงานสรุปยอดขายตอนปิดกะ หากท่านมีพนักงาน/แคชเชียร์หลายคน
ท่านต้อง เพิ่มข้อมูลผู้ใช้งาน ให้แคชเชียร์แต่ละคนก่อน หลังจากนั้นให้ทำตามขั้นตอนดังนี้
การเพิ่มรอบกะทำงาน
ให้เพิ่มรอบการทำงานว่าใน 1 วันแบ่งเป็นกี่รอบ/กี่กะ ที่จะมีการเปลี่ยนพนักงานแคชเชียร์ที่จะใช้งานแต่ละเครื่อง สามารถกำหนดตามช่วงเวลาที่เปลี่ยนกะของร้านท่านได้เลย โดยเข้าไปที่เมนู จัดการระบบ-> กำหนดรอบทำงาน
กดปุ่มเพิ่ม เพื่อเพิ่มข้อมูลกะ
เพิ่มข้อมูลรอบกะ ได้แก่
– รอบที่ (ตัวเลข ห้ามซ้ำกับที่มีอยู่)
– รายละเอียด (ชื่อรอบ)
– เริ่มเวลา
– ถึงเวลา
หมายเหตุ: ช่วงเวลาเริ่มต้นและถึงเวลาแต่ละรอบห้ามซ้ำ/คาบเกี่ยวกัน
เมื่อเพิ่มข้อมูลเรียบร้อยแล้ว ให้กดปุ่มบันทึก เพื่อบันทึกข้อมูล
เพิ่มข้อมูลรอบกะให้ครบทุกรอบตามกะที่ท่านต้องการแบ่งในกิจการของท่าน
หากต้องการแก้ไขข้อมูลท่านสามารถกดแก้ไขข้อมูลรอบกะที่ต้องการเปลี่ยนแปลงได้
การตั้งค่าใช้ระบบเปิด-ปิดกะ
หลังจากนั้นให้ท่านตั้งค่าเปิดใช้งานระบบเปิด-ปิดกะ โดยเข้าไปที่เมนู จัดการระบบ -> ข้อมูลกิจการ
ให้คลิ๊กไปที่แถบกำหนดค่าทั่วไป หลังจากนั้นให้กดแก้ไข
ให้ทำเครื่องหมายถูกที่ช่อง “ใช้ระบบเปิดปิดกะ” แล้วกดปุ่มบันทึก
หลังจากนั้นให้ปิดโปรแกรมแล้วเปิดใหม่
การเปิดกะ
เมื่อจะเริ่มใช้งานโปรแกรม ให้พนักงานแคชเชียร์ทำการ login ด้วย user ของพนักงานแคชเชียร์คนนั้นที่จะเป็นผู้ใช้งานประจำเครื่องนั้น โดยแต่ละเครื่องที่ใช้งาน ห้ามใช้ user ซ้ำกันในการ login และให้ใช้ user ของตนเองเท่านั้น ดังนั้นท่านต้องเพิ่มข้อมูล user ผู้ใช้งานแต่ละเครื่องและกำหนดสิทธิ์ให้เรียบร้อยก่อนใช้งานระบบเปิด-ปิดกะ
ให้ login โดย user id และ password ของแคชเชียร์ที่ใช้งานประจำเครื่องนั้น แล้วกด ok
หลังจากนั้นให้กดปุ่มเปิดกะ
ให้พนักงานแคชเชียร์ประจำเครื่องเลือกรอบเวลาทำงานของตนเองที่ใช้งานเครื่องตอนนี้
ใส่จำนวนเงินทอนเริ่มต้นที่ได้รับตอนเปิดกะ เมื่อใส่ข้อมูลครบแล้วให้กดปุ่มบันทึก
กดปุ่มกากบาทเพื่อปิดฟอร์ม
การปิดกะ
เมื่อถึงเวลาเลิกกะ ให้พนักงานแคชเชียร์คนนั้นทำการปิดกะ โดยนับเงินสดคงเหลือปัจจุบันให้เรียบร้อย แล้วกดปุ่มปิดกะ
หมายเหตุ: พนักงานแคชเชียร์จะต้องปิดกะให้ตรงเวลา หากปิดกะไม่ตรงเวลาและข้ามวันไปจะไม่สามารถเปิดกะใหม่ได้ต้องทำการเคลียร์กะที่เปิดค้างไว้ทั้งหมดก่อน
ให้พนักงานแคชเชียร์ประจำเครื่องนั้นกรอกยอดเงินสด (ยอดเงินสดที่ขายในกะนั้น+เงินทอน) เมื่อระบุข้อมูลเรียบร้อยแล้วให้กดปุ่มบันทึก
ระบบจะแจ้งข้อความ ให้กดปุ่ม ok เพื่อยืนยัน
หลังจากนั้นระบบจะแสดงใบปิดกะ ที่แสดงข้อมูลเกี่ยวกับกะและข้อมูลการรับเงินได้แก่
– เงินสดในเครื่อง (ยอดเงินสดที่รับโดยเกิดจากการคำนวณจากระบบ)
-เงินทอน (จำนวนเงินทอนที่ระบุตอนเปิดกะ)
-เงินในลิ้นชัก (จำนวนเงินที่พนักงานแคชเชียร์ระบุตอนปิดกะ)
– บัตรเครดิต (ยอดเงินที่ไม่ได้รับด้วยเงินสดในกะนั้น)
– ลูกหนี้ (ยอดเงินค้างชำระแบบขายเชื่อ)
ให้พนักงานแคชเชียร์ประจำกะนั้นพิมพ์ใบปิดกะพร้อม เซ็นชื่อที่ช่องลงชื่อแคชเชียร์ กรุณาต่อเครื่องพิมพ์ให้เรียบร้อยก่อนพิมพ์ใบปิดกะ วิธีแก้ไขการพิมพ์เบื้องต้น
ปิดกะเก่าที่ค้างไว้ทั้งหมด
กรณีที่พนักงานแคชเชียร์ไม่ได้ทำการปิดกะให้ตรวรอบเวลาแล้วเปิดกะค้างข้ามวันจะไม่สามารถเปิดกะใหม่ได้ต้องทำการเคลียร์กะเก่าที่เปิดค้างไว้ทั้งหมดก่อน โดยไปที่เมนู อื่นๆ -> ปิดกะเก่าที่เปิดค้างไว้ในวันก่อนหน้าทั้งหมด
เมื่อทำการเคลียร์กะเก่าแล้วให้ท่านปิดโปรแกรมแล้วเปิดโปรแกรมใหม่ แล้วจึงสามารถเปิดกะใหม่ได้
