หากจำนวนสินค้าปัจจุบันที่มีอยู่จริงกับจำนวนสินค้าในระบบไม่ตรงกัน สามารถทำการปรับจำนวนสินค้าที่มี 2หน่วยนับในระบบให้ตรงกับจำนวนที่มีอยู่จริงได้ แต่ก่อนที่ท่านจะบันทึกนับสต๊อกและปรับปรุงสต๊อกสินค้าที่มี 2หน่วยนับให้ท่านทำการเพิ่มข้อมูลสินค้าที่มี2หน่วยนับก่อนเพื่อกำหนดอัตราเทียบระหว่าง 2หน่วยนับและรายละเอียดสินค้าในระบบ ในที่นี้จะอธิบายการบันทึกนับสต๊อกสินค้าที่มี 2หน่วยนับ 2 รูปแบบได้แก่ สินค้า2หน่วยนับที่กำหนดอัตราเทียบคงที่ และสินค้า2หน่วยนับที่อัตราเทียบไม่แน่นอน
หมายเหตุ: การนับสต๊อกสินค้าต้องทำควบคู่กับขั้นตอนปรับปรุงสต๊อก ระบบจึงจะปรับจำนวนสินค้าในระบบให้
เลือกหัวข้อที่ต้องการ
1.พิมพ์ใบนับสต๊อกสินค้าที่มี 2หน่วยนับ
ท่านสามารถพิมพ์ใบนับสต๊อกสินค้าที่มี2หน่วยนับตามหมวดหมวดสินค้าที่ต้องการเพื่อนำไปบันทึกจำนวนสินค้าที่มีอยู่จริงณปัจจุบันได้ โดยไปที่เมนู สินค้า -> กลุ่มสินค้าและสินค้า
ให้คลิ๊กเลือกกลุ่มสินค้าที่ต้องการนับสต๊อกแลัวกดปุ่มสินค้าเพื่อเข้าไปในรายการสินค้าของกลุ่มนั้น ในตัวอย่างจะเลือกหมวด 01 เหล็กเพื่องานฐานราก
ให้คลิ๊กท่านคลิ๊กปุ่มพิมพ์ฟอร์มตรวจนับ เพื่อพิมพ์ใบนับสต๊อก
ระบบจะแสดงใบนับสต๊อกสินค้าที่มี 2 หน่วยนับทุกรายการสินค้าในกลุ่มสินค้าที่ท่านเลือก ท่านสามารถพิมพ์เป็นเอกสารหรือบันทึกในรูปแบบไฟล์ PDF เพื่อนำไปจดบันทึกจำนวนสินค้าได้ทั้ง 2 หน่วยนับที่มีอยู่จริง ณปัจจุบันเพื่อนำมาบันทึกนับสต๊อกในระบบได้ วิธีบันทึกไฟล์เป็น PDF
2.บันทึกนับสต๊อกสินค้าที่มี 2หน่วยนับ
1.1 เพิ่มใบนับสต๊อกและเลือกรายชื่อสินค้าแบบทั้งกลุ่มสินค้า
เมื่อท่านได้ทำการนับสต๊อกสินค้าทั้ง 2 หน่วยนับแต่ละรายการสินค้าที่มีอยู่ ณ ปัจจุบันเรียบร้อยแล้วให้ท่านมาบันทึกจำนวนสินค้าที่เมนูนับสต๊อกได้เลย โดยหากกิจการใดมีการแยกคลังสินค้าในการบริหาร ต้องนับจำนวนสินค้าแยกคลังด้วยเพื่อปรับสต๊อกได้ถูกคลังและถูกต้องกับจำนวนในคลังนั้นที่มีอยู่จริง
เริ่มต้นจากการเพิ่มและบันทึกจำนวนในใบนับสต๊อกสินค้าก่อน โดยไปที่เมนู สินค้า-> จัดการสต๊อก -> ตรวจนับ/ปรับปรุง -> ตรวจนับสต๊อก
กดปุ่มเพิ่ม เพื่อเพิ่มใบนับสต๊อกสินค้า
หากต้องการนับสต๊อกทั้งกลุ่มสินค้า สามารถดึงรายการสินค้าในหมวดที่ต้องการมาบันทึกจำนวนที่นับสต๊อกทั้ง 2 หน่วยนับได้โดยกดที่ปุ่มเลือกประเภทสินค้า
หลังจากนั้นให้เลือกกลุ่มสินค้าที่ต้องการบันทึกนับสต๊อกตรงตารางข้างซ้าย ในตัวอย่างเลือกกลุ่ม เหล็กเพื่องานฐานราก เมื่อคลิ๊กเลือกแล้วให้กดปุ่ม ok
หลังจากนั้นให้ท่านเลือกคลังที่ต้องการนับสต๊อกสินค้าหากมีมากกว่า 1คลัง ในตัวอย่างจะเลือกคลังหลักแล้วกด ok
ระบบจะดึงรายชื่อสินค้าที่อยู่ในกลุ่มสินค้านั้นขึ้นมา และแสดงคลังที่ท่านเลือก
ในฟอร์มจะมีช่องหัวข้อ นับได้1 (หน่วยนับที่1) และนับได้2 (หน่วยนับที่2) นั่นคือช่องที่ท่านจะต้องระบุจำนวนหน่วยนับที่มีณปัจจุบันที่ท่านต้องการปรับสต๊อกเข้าไป
– กรณีที่สินค้า2หน่วยนั้นกำหนดอัตราส่วนเทียบไว้ ให้ท่านใส่จำนวนที่นับได้เฉพาะช่องนับได้2 (หน่วยนับที่2) เนื่องจากระบบจะคำนวณจำนวนหน่วยนับที่1ให้ท่านอัตโนมัติตามอัตราเทียบให้
– กรณีที่สินค้า2หน่วยนั้นกำหนดไม่มีอัตราส่วนที่แน่นอน ให้ท่านใส่จำนวนที่นับได้ทั้งช่อง นับได้1 (หน่วยนับที่1) และช่องนับได้2 (หน่วยนับที่2) เลยตามจำนวนที่นับได้จริง
– กรณีที่สินค้ามี 1หน่วยนับให้ท่านใส่จำนวนเฉพาะที่ช่อง นับได้1 (หน่วยนับที่1) เท่านั้นหน่วยที่2 ปล่อยเป็น 0
หมายเหตุ:
1.ถ้าสินค้าใดไม่ต้องการปรับจำนวนให้จำนวนคงเดิมกับในระบบ ให้ลบรายการสินค้านั้นออกโดยคลิ๊กเลือกที่รายการสินค้านั้นแล้วกดปุ่ม ctrl และ delete เพื่อลบรายการสินค้านั้น
2.ทุกรายการสินค้าจะต้องมีจำนวนในช่องนับได้ ถ้าปล่อยเว้นว่างไว้ตอนบันทึกจะขึ้น error และไม่สามารถบันทึกได้ ต้องใส่จำนวนตามความเป็นจริง กรณีสินค้าที่มีหน่วยนับเดียวหน่วยที่ 2 ให้ใส่ 0
1.2 นับสต๊อกสินค้า2หน่วยที่สามารถกำหนดอัตราเทียบคงที่ได้
กรณีสินค้า2หน่วยนับตัวที่จะนับสต๊อกมีการกำหนดอัตราเทียบระหว่างหน่วยที่1 และหน่วยที่2 แบบคงที่ไว้ในข้อมูลสินค้าแล้ว ท่านสามารถกำหนดจำนวนเฉพาะที่ช่อง นับได้2 ได้เลย ระบบจะคำนวณจำนวนนับได้1ให้อัตโนมัติจากอัตราเทียบในข้อมูลสินค้า
ในตัวอย่างจะใช้สินค้ารหัส 004 เหล็กเส้นกลม โดยหน่วยที่1 (ใช้คำนวณเงิน) คือหน่วยกิโลกรัม และหน่วยที่2 (ใช้นับสต๊อก) คือหน่วยเส้น โดยกำหนดอัตราส่วนเทียบคือ 1เส้น = 2 กิโลกรัม
ท่านสามารถเลือกเฉพาะรายการสินค้าที่ต้องการเพื่อบันทึกนับสต๊อกได้ ในตัวอย่างจะเลือกสินค้ารหัส 004 (สินค้า2หน่วยนับที่กำหนดอัตราเทียบ2หน่วยไว้) โดยไปที่ช่องบาร์โค้ดแล้วสแกนบาร์โค้ด/พิมพ์บาร์โค้ดสินค้า ถ้าต้องการใช้วิธีค้นหาสินค้าให้กดปุ่ม … ที่ช่องบาร์โค้ด
ท่านสามารถค้นหาสินค้าโดยใช้บางส่วนของรหัส/บาร์โค้ด/ชื่อสินค้าที่ช่อง คำที่ใช้ค้นหา เมื่อพบสินค้าที่ต้องการแล้วให้คลิ๊กที่สินค้านั้นแล้วกดปุ่ม ok
รายการสินค้าที่ท่านเลือกจะถูกดึงเข้ามาในฟอร์ม จะสังเกตเห็นว่าจะแสดงจำนวนที่มีทั้ง 2 หน่วยนับ ประกอบด้วย
-คลัง: คลังทีท่านเลือกเพื่อนับสต๊อก
-บาร์โค้ด (ไม่ต้องแก้ไข)
-ชื่อสินค้า (ไม่ต้องแก้ไข)
-นับได้1 (ใช้คำนวณเงิน): จำนวนหน่วยนับหน่วยที่1 ที่นับได้จริง ณ ปัจจุบัน (ระบบจะคำนวณให้จากอัตราเทียบในข้อมูลสินค้า)
-ยอดในเครื่อง1 :จำนวนหน่วยนับที่1ในระบบปัจจุบัน (ไม่ต้องแก้ไข)
-หน่วยนับ1: ชื่อหน่วยนับที่1 (ไม่ต้องแก้ไข)
-ราคาทุน (ไม่ต้องแก้ไข)
– *** นับได้2 *** (ใช้นับสต๊อก): ใส่จำนวนหน่วยนับหน่วยที่2 ที่นับได้จริง ณ ปัจจุบัน (ใส่ค่าเฉพาะช่องนี้)
-ยอดในเครื่อง2: จำนวนหน่วยนับที่2ในระบบปัจจุบัน (ไม่ต้องแก้ไข)
-หน่วยนับ2: ชื่อหน่วยนับที่2 (ไม่ต้องแก้ไข)
ให้ท่านใส่จำนวนเฉพาะหน่วยที่2 ที่มีอยู่จริงปัจจุบันในช่อง “นับได้2” แล้วระบบจะคำนวณจำนวนที่ช่องนับได้1ให้อัตโนมัติ (หน่วยที่ใช้คำนวณเงิน) เมื่อกำหนดจำนวนนับได้ 2 เรียบร้อยแล้วให้กดปุ่มลูกศรลงและลูกศรขึ้นเพื่อให้ระบบคำนวณค่า ช่องนับได้1แสดงให้อัตโนมัติ
ช่องนับได้1 จะคำนวณแสดงขึ้นมาให้อัตโนมัติเมื่อท่านใส่จำนวนที่ช่องนับได้2 คือ 500 กิโลกรัม มากจากอัตราเทียบ 1เส้น = 2 กิโลกรัม 250เส้น = 250เส้น * 2 กก.
ถ้ามีสินค้ารายการถัดไปสามารถกดปุ่มลูกศรลงเพื่อเลือกรหัสสินค้าได้เลย
1.3 นับสต๊อกสินค้า2หน่วยที่ ไม่ สามารถกำหนดอัตราเทียบได้
กรณีสินค้า2หน่วยนับตัวที่จะนับสต๊อกไม่ได้กำหนดอัตราเทียบระหว่างหน่วยที่1 และหน่วยที่2 ในข้อมูลสินค้าเนื่องจากจำนวนทั้ง2หน่วยนับไม่คงที่ ท่านสามารถกำหนดจำนวนที่ช่อง นับได้1 และนับได้2 ตามจำนวนที่มีอยู่ปัจจุบันได้เลย
ยกตัวอย่างสินค้ารหัส 003 เหล็กเส้นกลม ซึ่งเป็นสินค้าที่ไม่สามารถกำหนดอัตราเทียบระหว่างหน่วยนับที่ 1 เมตรและหน่วยนับที่2 เส้นแบบคงที่ได้ ต้องกำหนดจำนวนทั้ง2หน่วยนับตอนบันทึกนับสต๊อกตามที่นับได้จริงเอง
สามารถเลือกรายการสินค้าที่ต้องการนับสต๊อกได้โดยสแกนบาร์โค้ด/ใส่รหัสสินค้า/ค้นหาโดยคลิ๊กที่ปุ่ม… ที่ช่องบาร์โค้ด
สามารถค้นหาด้วยบางส่วนของข้อมูล รหัสสินค้า/บาร์โค้ด/ชื่อสินค้า ในช่องคำที่ใช้ค้นหาได้ เมื่อเจอสินค้าที่ต้องการแล้วให้กดปุ่ม ok เพื่อเลือกรายการสินค้า
ถ้าเป็นสินค้า 2หน่วยนับที่ไม่สามารถกำหนดอัตราเทียบคงที่ได้ ให้ท่านระบุข้อมูลจำนวนที่นับได้จริง ณปัจจุบัน ทั้งช่องนับได้1 และช่องนับได้2 ในตัวอย่างหน่วยที่1 นับได้ 606เมตร และหน่วยที่2 นับได้ 30 เส้น
หมายเหตุ: ช่องยอดในเครื่อง1 และยอดในเครื่อง2 ไม่ต้องแก้ไขเป็นข้อมูลที่แสดงให้ดูเท่านั้น
1.4 นับสต๊อกสินค้าที่มี 1หน่วยนับ
กรณีสินค้าที่มี 1หน่วยนับ ให้ท่านกำหนดจำนวนที่ช่อง นับได้1เพียงช่องเดียวได้เลย และนับได้2 ให้ใส่ 0
ยกตัวอย่างสินค้ารหัส P0000024 ข้อต่อขนาด 4หุน ซึ่งเป็นสินค้าที่มีหน่วยนับเดียวคือ ชิ้น
เลือกรายการสินค้าที่ต้องการนับสต๊อกโดยการค้นหา ให้กดปุ่ม… ที่ช่องบาร์โค้ด
สามารถค้นหาด้วยบางส่วนของข้อมูลสินค้า รหัสสินค้า/บาร์โค้ด/ชื่อสินค้า ในช่องคำที่ใช้ค้นหาได้ เมื่อเจอสินค้าที่ต้องการแล้วให้กดปุ่ม ok เพื่อเลือกรายการสินค้า
ระบบจะดึงรายการสินค้าที่มี1หน่วยนับที่ท่านเลือกมาให้ ให้ระบุจำนวนเฉพาะในช่องนับได้1 เท่านั้นส่วนนับได้2 ให้ใส่ 0
ในตัวอย่างใส่จำนวนที่ช่องนับได้1 ช่องเดียวคือ 50 ชิ้น
เมื่อเพิ่มข้อมูลครบทุกรายการสินค้าแล้ว ตรวจสอบว่ามีบรรทัดว่างที่ไม่มีข้อมูลหรือไม่ ถ้ามีให้ลบออกโดยกดปุ่มลูกศรขึ้นที่แป้นคีย์บอร์ด แล้วกดบันทึกเอกสารนับสต๊อก
หมายเหตุ:
1.หากต้องการลบรายการสินค้าใดออกให้คลิ๊กที่รายการสินค้านั้น แล้วกดปุ่ม ctrl และ delete ที่แป้นคีย์บอร์ด
2.หลังจากที่บันทึกใบนับสต๊อกเรียบร้อยแล้ว ให้ดูเลขที่เอกสารถ้าในวันเดียวกันบันทึกใบนับสต๊อกหลายเอกสาร เนื่องจากต้องใช้ในการเลือกตอนดึงข้อมูลมาบันทึกเอกสารปรับปรุงสต๊อก
3.เมื่อบันทึกใบนับสต๊อกแล้วระบบจะยังไม่ได้เปลี่ยนจำนวนสินค้าจนกว่าจะมีการบันทึกใบปรับปรุงสต๊อก
3.ปรับปรุงสต๊อกสินค้า 2หน่วยนับ
เมื่อบันทึกใบนับสต๊อกเรียบร้อยแล้ว ขั้นตอนต่อไปให้ท่านบันทึกเอกสารปรับปรุงสต๊อกจากการตรวจนับจากใบนับสต๊อกนั้นได้เลย (2ขั้นตอนนี้ต้องทำคู่กัน) โดยเข้าไปที่เมนู สินค้า-> จัดสต๊อก-> ตรวจนับ/ปรับปรุง -> ปรับปรุงสต๊อกจากการตรวจนับ
เลือกคลังสินค้าที่ต้องการปรับสต๊อก โดยจะต้องเป็นคลังเดียวกับที่นับสต๊อก ในตัวอย่างจะเลือกเป็นคลังที่1 คลังหลัก
ให้กดปุ่มเพิ่ม เพื่อเพิ่มใบปรับปรุงสต๊อกสินค้า
หลังจากนั้นให้กดปุ่มดึงข้อมูล และเลือกเมนูดึงข้อมูลจากใบนับสต๊อก เพื่อดึงรายการสินค้าที่ท่านได้บันทึกนับสต๊อกไว้มาปรับปรุงสต๊อกในระบบ
เลือกช่วงวันที่ของใบนับสต๊อกที่ท่านต้องการดึงรายการสินค้ามาปรับสต๊อก
เลือกใบนับสต๊อกที่ต้องการจะดึงรายการสินค้าแล้วกด ok (สามารถสังเกตจากเลขที่ใบนบสต๊อกได้ หากมีการบันทึกใบนับสต๊อกมากกว่า 1 เอกสารในวันเดียวกัน)
เมื่อรายการสินค้ามาปรากฎในฟอร์มปรับปรุงสต๊อกแล้วให้ท่านกดปุ่มบันทึกได้เลย
หมายเหตุ:
1.ห้ามแก้ไขจำนวนทั้งหน่วยที่1 และหน่วยที่2 เนื่องจากจำนวนที่จะปรับสต๊อกนั้นมาจากการคำนวณหักลบให้ได้จำนวนที่ท่านต้องการปรับตามจำนวนที่มีอยู่จริงในใบนับสต๊อกแล้ว (หากไปทำการแก้ไขจะทำให้จำนวนในระบบไม่ถูกต้องได้)
2.ถ้าบันทึกในใบนับสต๊อกผิดให้ไปแก้ไขจำนวนที่ใบนับสต๊อกก่อนค่อยมาเพิ่มใบปรับปรุงสต๊อก
3.ใบปรับปรุงสต๊อกจะเชื่อมโยงกับใบนับสต๊อก 1ต่อ1เอกสารเท่านั้นห้ามเพิ่มใบปรับปรุงสต๊อกโดยดึงใบนับสต๊อกที่เคยปรับปรุงสต๊อกไปแล้วซ้ำ
