หากท่านมีการบันทึกเอกสารการจ่ายเงินมัดจำในระบบแล้วต้องการดึงรายการสินค้าที่อยู่ในใบจ่ายมัดจำมาเพิ่มในใบซื้อสินค้าให้อัตโนมัติโดยไม่ต้องมาเลือกเองสามารถดูวิธีอธิบายได้เลย
ก่อนอื่นท่านต้องเพิ่มข้อมูลใบจ่ายมัดจำในระบบมาก่อนจึงจะสามารถดึงรายการสินค้าจากใบจ่ายมัดจำมาบันทึกเพิ่มในใบซื้อสินค้าได้ ดังรูปตัวอย่าง ในที่นี้จะอธิบายวิธีการดึงข้อมูลรายการสินค้าจากใบจ่ายมัดจำมาเพิ่มในใบซื้อสินค้าและวิธีหักลบยอดเงินมัดจำที่จ่ายแล้วออกจากยอดที่ค้างชำระจากการซื้อ
ท่านสามารถเพิ่มใบซื้อสินค้าโดยดึงรายการสินค้าจากใบจ่ายเงินมัดจำได้ เพื่อรับสินค้าเข้าคลัง สามารถเลือกได้ว่าซื้อสินค้าแบบจ่ายชำระเงินทันทีหรือค้างชำระแล้วจ่ายภายหลัง โดยเข้าไปที่เมนู ซื้อ-> ซื้อสินค้า
หลังจากนั้นให้เลือกคลังสินค้าที่จะรับสินค้าเข้า วิธีเพิ่มคลังสินค้า เมื่อเลือกคลังที่จะรับสินค้าแล้วให้คลิ๊กปุ่ม ok
หลังจากนั้นให้กดปุ่มเพิ่มใบซื้อสินค้า (กดทุกครั้งก่อนเพิ่มเอกสารใหม่)
หลังจากนั้นให้เลือกรหัสผู้จำหน่ายที่จำหน่ายสินค้าเอกสารนี้ให้แก่ท่าน โดยกดปุ่ม … ที่หัวข้อรหัสผู้จำหน่าย (ท่านจะต้องเพิ่มข้อมูลผู้จำหน่ายก่อนที่จะบันทึกใบซื้อสินค้า)
ท่านสามารถค้นหาข้อมูลผู้จำหน่ายได้โดยใส่ข้อมูล (รหัส/ชื่อ/นามสกุล/เบอร์โทรของผู้จำหน่ายเพียงบางส่วนของข้อมูล) ในช่อง Search Characters
เมื่อพบข้อมูลที่ต้องการแล้วให้คลิ๊กเลือกข้อมูลผู้จำหน่ายที่ต้องการในตารางแล้วกดปุ่ม ok
ให้เลือกวันที่ซื้อสินค้าเข้าคลัง/เลือกวันที่ตามเอกสารซื้อที่ได้รับจากผู้จำหน่าย (สามารถเลือกวันที่ย้อนหลังได้หากมาบันทึกเอกสารในภายหลัง) โดยคลิ๊กปุ่ม … ที่ช่องวันที่ซื้อแล้วเลือกวันที่ในปฏิทิน
หลังจากนั้นให้เลือกรูปแบบการคำนวณภาษีมูลค่าเพิ่มที่ได้รับใบซื้อสินค้ามาจากทางผู้จำหน่าย
1.ไม่คิด vat (ผู้จำหน่ายไม่คิดภาษีมูลค่าเพิ่ม)
2.ราคารวม VAT /VAT ใน(ผู้จำหน่ายรวมภาษีมูลค่าเพิ่มในราคาสินค้าแต่ละรายการ)
3.ราคาแยก VAT /VATนอก (ผู้จำหน่ายแยกภาษีมูลค่าเพิ่มไว้คำนวณตอนสรุปยอดสุทธิ)
หมายเหตุ: ต้องกำหนดรูปแบบการคำนวณ VAT ก่อนเลือกข้อมูลสินค้าในเอกสาร
ในตัวอย่างจะเลือกรูปแบบ ราคารวม VAT
หลังจากนั้นให้กดปุ่มดึงข้อมูล เพื่อดึงรายการสินค้าจากใบจ่ายเงินมัดจำ
เลือก “ดึงข้อมูลจากเอกสาร”
ท่านสามารถระบุเงื่อนไขที่ใช้ในการค้นหาเอกสารใบจ่ายมัดจำได้โดยต้องระบุประเภทเอกสารและช่วงวันที่เป็นอย่างน้อย
หมายเหตุ: การระบุเงื่อนไขที่ละเอียดจะทำให้ผลการค้นหาตรงกับเอกสารที่ต้องการมากขึ้น
ให้ท่านกดปุ่ม … ที่ช่องประเภทเอกสาร
หลังจากนั้นสามารถค้นหาประเภทเอกสารที่ต้องการโดยใช้รหัสเอกสารใบจ่ายมัดจำคือรหัส “IAV” ในช่อง Seaech Characters
หล้งจากนั้นให้ทำเครื่องหมายถูกที่เจาะจงเอกสารด้วย (ให้ทำเครื่องหมายถูกที่ช่องนี้ทุกครั้งหากระบุเงื่อนไขประเภทเอกสาร)
หากต้องการค้นหาใบจ่ายมัดจำด้วยผู้จำหน่าย/ลูกค้าให้กดปุ่ม … เพื่อค้นหาข้อมูลผู้จำหน่าย (หากระบุเงื่อนไขนี้ต้องทำเครื่องหมายถูกที่ช่อง เจาะจงผู้จำหน่าย/ลูกค้าด้วย)
หลังจากนั้นให้ใส่ข้อมูลช่วงวันที่เพื่อใช้ในการค้นหาด้วย เนื่องจากถ้าเอกสารใบจ่ายมัดจำมีจำนวนมากถ้าใส่เงื่อนไขค้นหาด้วยช่วงวันที่จะทำพบผลลัพธ์เอกสารใบจ่ายมัดจำได้ง่ายขึ้น
– เริ่มวันที่: กำหนดวันที่เริ่มต้นของเอกสารที่จะค้นหา หากระบุวันที่ที่แน่นอนได้ช่องเริ่มวันที่และช่องถึงวันที่ใส่วันที่ของเอกสารนั้นได้เลย (ต้องระบุและทำเครื่องหมายถูกที่ช่องเจาะจงวันที่ด้วย)
– ถึงวันที่: กำหนดวันที่สุดท้ายที่เป็นไปได้ของเอกสารที่จะค้นหา หากระบุวันที่ที่แน่นอนได้ช่องเริ่มวันที่และช่องถึงวันที่ใส่วันที่ของเอกสารนั้นได้เลย (ต้องระบุและทำเครื่องหมายถูกที่ช่องเจาะจงวันที่ด้วย)
– รหัสเอกสาร: สามารถระบุเลขที่เอกสารใบจ่ายมัดจำที่ต้องการค้นหาได้ เงื่อนไขนี้จะทำให้ค้นหาได้ผลลัพธ์เร็วที่สุด (ต้องระบุข้อมูลแบบเต็มและตัวอักษรตัวเล็กตัวใหญ่ต้องตรงจึงจะใช้ค้นหาได้)
เมื่อใส่เงื่อนไขที่จะใช้ค้นหาเอกสารใบจ่ายมัดจำเรียบร้อยแล้วให้กดปุ่มค้นหา ในตัวอย่างจะค้นหาด้วยทุกเงื่อนไข แต่ความเป็นจริงระบุประเภทเอกสารและช่วงวันที่เป็นอย่างน้อย
ระบบจะแสดงเอกสารที่ตรงกับเงื่อนไขที่ใช้ค้นหา ให้ท่านคลิ๊กที่เอกสารที่ต้องการแล้วกด ok
หมายเหตุ: หากไม่พบแสดงว่าเงื่อนไขที่ใช้ในการค้นหาไม่ตรงตามเอกสารที่ต้องการ ให้กำหนดเงื่อนไขที่ใช้ในการค้นหาใหม่
หลังจากเลือกใบจ่ายมัดจำแล้วระบบจะแสดงรายการสินค้าืั้งหมดในใบจ่ายมัดจำนั้นท่านสามารถเลือกรายการสินค้าที่ซื้อและจะรับเข้าคลังตามจริงได้เลย โดยมีเมนูให้เลือกทั้งหมด หรือเลือกเฉพาะรายการสินค้าที่ต้องการได้
หากต้องการเลือกบางรายการสินค้าในใบจ่ายมัดจำให้ทำเครื่องหมายถูกในช่องเลือกเฉพาะหน้ารายการสินค้าที่ต้องการนำมาเปิดเอกสารใบซื้อสินค้า เมื่อเลือกครบแล้วให้กด ok เพื่อยืนยันการเลือก
หากท่านเลือกรายการสินค้าผิดสามารถเลือกใหม่ได้โดยกดปุ่ม ยกเลิกการเลือก
หากท่านต้องการเลือกรายการสินค้าทุกรายการที่มีในใบจ่ายมัดจำ สามารถกดปุ่ม “เลือกทั้งหมด”
เมื่อเลือกรายการสินค้าตามต้องการเรียบร้อยแล้วให้กดปุ่ม ok
ระบบจะดึงรายการสินค้าทีท่านเลือกเข้ามาในฟอร์มใบซื้อสินค้าให้อัตโนมัติ
ระบบจะแสดงยอดค้างชำระทั้งหมดที่ช่องค้างชำระในตัวอย่างคือ 40,255 บาท
เนื่องจากท่านมีการจ่ายชำระเงินมัดจำล่วงหน้ามาก่อนแล้ว สามารถดึงเอกสารการจ่ายมัดจำมาหักลบออกจากยอดค้างชำระได้เลย (อาจจ่ายมัดจำเต็มจำนวน/บางส่วน) โดยกดปุ่ม icon หลังช่องเลขที่ใบมัดจำดังรูป เพื่อเลือกใบจ่ายมัดจำ
ให้ใส่รหัสใบจ่ายมัดจำในช่อง Search Characters หรือถ้าระบบดึงใบมัดจำที่เกี่ยวข้องมาแสดงให้แล้วก็สามารถเลือกแล้วกดปุ่ม ok ได้เลย
ระบบจะแสดงเลขที่ใบจ่ายมัดจำที่ท่านเลือกในช่องเลขที่ใบมัดจำ และยอดเงินใบใบจ่ายมัดจำในช่อง หัก เงินมัดจำ จะสังเกตเห็นว่าช่องค้างชำระได้หักจำนวนเงินมัดจำออกให้แล้ว
ยอดค้างชำระตั้งต้น 40,255
จ่ายมัดจำแล้ว 9,655
เหลือค้างชำระ 30,600
ท่านสามารถกดยกเลิกการเลือกใบจ่ายมัดได้ หากเลือกใบจ่ายมัดจำผิด โดยกดปุ่ม icon ยางลบดังรูปหลังช่องหัวข้อเลขที่ใบมัดจำ
หากท่านจ่ายมัดจำไม่เต็มจำนวน ยอดค้างชำระส่วนที่เหลือ หากซื้อสินค้าแบบมีเครดิตค้างชำระกับทางผู้จำหน่ายแล้วค่อยจ่ายชำระเงินภายหลัง
ให้ท่านกดปุ่มบันทึกได้เลย ให้ยอดรวมอยู่ที่ช่องค้างชำระ เมื่อถึงเวลาจ่ายชำระเงินตามรอบวางบิลของผู้จำหน่าย ท่านค่อยไปบันทึกจ่ายชำระหนี้เพื่อเคลียร์ยอดค้างชำระภายหลัง
หากจ่ายชำระเงินส่วนที่เหลือหลังจากหักมัดจำด้วยเงินสดเต็มจำนวน ให้ใส่ยอดที่เหลือ ในตัวอย่าง 30,600 ในช่องเงินสดแล้วกดปุ่ม enter ที่แป้นคีย์บอร์ดให้ช่องค้างชำระเป็น 0 ได้เลย
แต่หากจ่ายชำระยอดค้างส่วนที่เหลือ ด้วยรูปแบบอื่นๆที่ไม่ใช่เงินสดและเงินสดบางส่วน หรือประเภทอื่นๆที่ไม่ใช่เงินสดทั้งหมด ให้ท่านคลิ๊กที่แถบ “รายการจ่ายชำระ” ดังรูป ตัวอย่างจะจ่ายด้วยเงินโอน 30,000
หมายเหตุ: ห้ามมีบรรทัดที่ไม่มีข้อมูลเกินในรายการจ่ายชำระ ถ้าเกินให้กดปุ่มลูกศรขึ้นที่แป้นคีย์บอร์ดเพื่อลดบรรทัด (รายการจ่ายชำระด้วยรูปแบบอืนๆต้องมีบรรทัดเดียว)
ส่วนค้างชำระที่เหลือ 600 บาทจะจ่ายชำระด้วยเงินสด ให้ใส่ยอดที่ช่องเงินสดแล้วกดปุ่ม enter ที่แป้นคีย์บอร์ดให้ช่องยอดค้างชำระขึ้น 0
ระบบจะคำนวณยอดเงินค้างชำระใหม่
ยอดรวม: 30,600
จ่ายรูปแบบโอน: 30,000
จ่ายด้วยเงินสด: 600
ค้างชำระ: 0
เมื่อกรอกข้อมูลทุกอย่างถูกต้องครบถ้วนแล้วให้กดปุ่มบันทึก เพื่อบันทึกเอกสารซื้อ เนื่องจากในที่นี้จะเน้นอธิบายวิธีการดึงข้อมูลจากใบจ่ายมัดจำมาบันทึกเป็นใบซื้อสินค้าจะไม่ได้เน้นกระบวนการซื้อสินค้าสามารถอ่านเพิ่มเติมได้
